Как да предотвратите измамите и кражбите на служители във вашия бизнес - политики и планове

Въпреки че може да мислите, че измамниците са закоравели престъпници, които прескачат от работа на работа, Журналът за счетоводство съобщава, че повечето лица, които извършват професионални измами, са за първи път нарушители. Също така, много малко измамници предприемат работа с намерение да измамят бизнеса.

Това означава, че усърдните практики за наемане и задълбочените проверки на фон дьо тена не са достатъчни, за да предотвратят измама да се случи във вашия бизнес. Съществуват обаче някои фактори, които правят по-вероятно дадено лице да извърши измама.

Асоциацията на сертифицираните проверители на измами твърди, че има три елемента, които обикновено са налице, когато се случи измама. Първо, индивидът, който извършва измама, изпитва финансов натиск - високите дългове, разкошният начин на живот, членовете на семейството с финансови проблеми и хазартните зависимости са всички потенциални източници на натиск.

Второ, индивидът се нуждае от начин за рационализиране на измамата. Вътрешен монолог на „Не съм платена достатъчно“, „Работя по-усилено, отколкото шефът прави“, „Компанията никога няма да пропусне това“ и „Аз заслужавам това“ всички помагат на човек да оправдае неетичното поведение.

И накрая, хората се нуждаят от възможността да извършат измама. Докато вие, като собственик на бизнес, не винаги можете да повлияете на финансовото състояние или отношение на индивидите, можете да повлияете на фактора на възможностите с проверки и баланси и подходящ вътрешен контрол.

Чести видове измами

1. Присвояване на активи

Според Асоциацията на сертифицираните проверители на измами, присвояването на активи е най-често срещаният вид измама, който се случва в рамките на малкия бизнес. Присвояване на активи се случва, когато служител или изпълнител създаде схема за кражба или злоупотреба с фирмени ресурси, като пари или инвентар.

Обърнете внимателно как вашият бизнес събира пари от клиенти. Ако правилните мерки не са налице, човек може да прихване парите и да ги скрие от собственика.

2. Скимане

Skimming, популярен начин за кражба на пари, включва кражба на входящо плащане, преди то да бъде напълно записано във финансовите записи на компанията. Например, кажете, че клиент иска да купи продукт в магазин за тухли и хоросани. Служител по продажбите би могъл да приеме плащането за стоките, но да наложи пари в брой, вместо да запише транзакцията.

С помощта на скимиране служителят може да запише само част от плащането - например да запише само 50 долара, платени, когато е дадено 100 долара - или да не запише плащането напълно. Тъй като продажната транзакция не е записана, и инвентарят на магазина не се актуализира. Това означава, че реалният бизнес опис в действителност ще бъде по-малък от това, което е отразено в счетоводните записи.

Не са само личните транзакции, които са податливи на скиминг. Служител по счетоводство или служител, който получава клиентски плащания, също може да джоб входящи пари. След това служителят може да фалшифицира кредитна бележка или да отпише сметката като несъбираема, така че бизнесът да не забележи, че плащането липсва.

Сложна, но сравнително често срещана измама за снимане на вземания включва ограничаване на плащанията на клиенти. В схемата за прескачане, счетоводител или счетоводител разполага с джоба на паричното плащане, което клиентът прави към сметката на този клиент. За да покрие недостига, счетоводителят използва плащане, получено от втори клиент, към сметката на първия клиент. Ако вторият клиент забележи неправилно салдо по сметката, счетоводителят използва плащане от трети клиент, за да покрие дефицита - и т.н..

Тъй като плащанията са толкова лошо управлявани, някой неизменно влиза в схемата в крайна сметка. И все пак измамниците могат да продължат схемите за закъснение с месеци или дори години, без да бъдат хванати.

3. Парична кражба

Паричната кражба е подобна на снимането в смисъл, че служител или изпълнител краде входящи пари. Разликата с кражбата в брой е, че служителят краде парите, след като са били записани в счетоводните книги на бизнеса.

Например служител може да открадне пари от касата, след като е била записана транзакция. Служителят може да запише измамно изплащане на касов апарат, за да прикрие факта, че паричните средства липсват. Например, служител може да анулира предишната продажба или да издаде възстановяване и да вземе съответните пари от регистъра.

Признаци, че се открадват пари
Схемите за махане, които включват прихващане на пари, преди да бъдат записани, могат да бъдат трудни за откриване. Може да забележите тези предупредителни знаци:

Нисък инвентар. Ако действителният инвентар в магазина е по-нисък от този, който трябва да бъде според книгите, възможно е служител да не регистрира всички продажби.
Пропуски в номерираните документи. За ресторанти и други фирми, които използват предварително номерирани ваучери, разликата във ваучерите може да означава, че служител изхвърли разписка и запази парите.
Жалби на клиенти. Ако служител прекъсне плащанията, клиентите са склонни да се обаждат и се оплакват, че балансите на извлеченията им не са правилни.
Ниски приходи по време на определени смени. Ако набирането на пари в брой е по-ниско, когато един конкретен служител работи, това може да показва кражба на пари в брой.

Вътрешни контроли за предотвратяване на кражбите на пари в брой

Изисквайте одобрение от мениджър за издаване на кредити, невалидни продажби или акаунти за отписване. След като някой друг се включи в транзакцията, един покварен служител има по-малка възможност да краде незабелязано.
Издавайте месечни извлечения по сметки. По-малко вероятно е служител да се забърква с плащанията на клиентите, ако клиентите получават редовно актуализиране на салдото в сметката си.
Институт Задължително време за почивка и ротации на работа. Схемите за затваряне се разпадат бързо, след като виновният служител няма възможност да движи пари в брой.
Извършвайте изненади в брой. Сравнявайки пари в регистъра с касовите бележки, мениджърите могат бързо да установят несъответствията в касата.
Видеокамери. По-малко вероятно е служителите да се държат зле, когато има видеокамера, която следи регистрите.
Кутии за заключване. Чрез плащанията на клиенти изпращани директно до банкова кутия за заключване, парите не преминават през ръцете на служителите и служителите нямат възможност да го откраднат.

4. Измамни парични плащания

Вместо да вдигат пари, докато влизат в бизнеса, други измамници крадат изходящи парични плащания. От всички начини, по които служителите и изпълнителите злоупотребяват с активите на компанията, кражбата на пари чрез фалшифициране на парични плащания е най-често използваната тактика.

5. Схеми за фактуриране

Служителите могат да таксуват за стоки и услуги, които компанията никога не е получавала и джобни в брой. Служителят фалшифицира фактури с готови услуги или продукти и когато плащането на чека е измамен, самият го измами. Служителят има плащане, издадено на несъществуващ продавач, използвайки името на ракообразна компания, която служителят или приятел или член на семейството притежава.

Служителите също могат да се договарят със съществуващ доставчик, за да презареждат компанията за продукти. В замяна на натискане чрез завишена фактура, продавачът дава на служителя намаляване на печалбата.

Признаци на схема за фактуриране

Цените на продавача са се повишили съществено. Когато ставките на един доставчик са се увеличили с по-висок процент от нормата за индустрията, може да се окаже, че не получавате справедлива сделка.
Предпочитания на служителите за определен доставчик. Служител, който настоява за определен доставчик или не е отворен за получаване на оферти от други изпълнители, може да получи откат.

Вътрешни контроли за предотвратяване на схема за таксуване

Поддържайте одобрен списък на доставчици и пишете само чекове на одобрени доставчици. Това ви пречи да извършвате плащания към компаниите или служителите на служителите. Преди да добавите доставчик в списъка, направете някои проучвания и се уверете, че е законна компания.
Наред с одобрен списък с доставчици, поддържайте одобрен ценоразпис. Това затруднява служителите да повишават цените в споразумение с доставчиците.
Поискайте копие на получения отчет, преди да подпишете чекове. По този начин подписвате само чекове за продукти, които компанията действително е получила.

6. Схеми за възстановяване на разходи

Друг начин за извличане на пари от дадена компания е фалшифицирането на отчети за разходите. Служителите могат да получат изкуствено големи проверки за възстановяване, като добавят лични разходи, несъществуващи разходи или по друг начин надуват разходи по искане за възстановяване на разходите..

Признаци на схема за възстановяване на разходи

Доклад за екстравагантни разходи. Ако определени отчети за разходите на служителите са по-високи от средните стойности или отчетите на други служители, това е знак, че служителят харчи твърде много.
Служителят не изпраща разписки. Когато оригиналните разписки не са прикачени към отчета за разходите, никога не знаете дали служителят действително е направил разходите.

Вътрешен контрол за предотвратяване на схеми за възстановяване на разходи

Изисквайте квитанции за възстановяване на разходи. Ако не го направите, служителите могат да добавят разходи, които никога не са направили.
Документирайте политиката на Вашата компания за възстановяване на разходи. В него трябва да е ясно кои видове разходи могат да бъдат възстановени и какво не е подходящо за възстановяване. Предоставете копие от полицата на всички служители.
Сравнете отчетите за разходите на всички служители, които са отишли в конкретно пътуване. Ако единият е много по-висок от останалите, това е знак, че разходите са завишени или служителят прекалено разходва.

7. Проверете схемите за подправяне

Служители или изпълнители, които имат достъп до изходящи проверки на фирмите, могат да ги подправят в своя полза. Ако празните чекове не са защитени, някой може да открадне няколко и да ги раздаде на себе си или на приятел. Счетоводител, който изготвя чекове за собственик на бизнес да подпише, може по-късно да промени името на чека, да го прихване и да го осребри сам.

Признаци за подправяне на чекове

Пропуски в чековите номера. Ако има поредица празнина в вашите номерирани празни чекове, възможно е някой да вдигне няколко.
Жалби на продавача. Когато доставчик ви информира, че не е получил плащания, въпреки че сте намалили чека, плащането може да бъде прихванато.

Вътрешни контроли за предотвратяване на подправяне на проверка

Пазете празните проверки. Те трябва да бъдат затворени във вашия офис по всяко време. Не споделяйте вашия ключ и произвеждайте чековете само когато вашият персонал по счетоводство е готов да ги отпечата.
Преглеждайте извлеченията на вашата бизнес банка всеки месец. Потърсете чекови суми, които не разпознавате. Помолете банката си да включи сканиране на изображение на касовите чекове, за да можете да се уверите, че те не са били подправени преди потвърждаването.

8. Кражба на инвентаризация и други активи

Дори ако вашите пари са сигурни, служителите могат да намерят начини за кражба или злоупотреба с физически активи, като компютри, фирмени продукти и инвентар.

Получаване на схеми
Служителите, участващи в процеса на получаване, могат да откраднат инвентар или продукти на мястото на доставка. Служителите на схемите могат да променят входящия отчет за доставката и фирмата, която получава отчет, за да скрият измамата. Ако тези служители също имат достъп до записи за покупки, те могат да променят заявката за покупка, за да съответстват на фалшивите отчети за доставка.

9. Асет Ларсени

Ако няма много физически контроли за наблюдение на активи, служителите и изпълнителите могат просто да отнемат имуществото на компанията от помещенията и никога да не го върнат.

Признаци, че се открадват активи

Нисък инвентар. Ако инвентарят на книгите е по-висок от действителните нива на инвентара, някой може да краде.
Документация за инвентаризация с лошо качество. Ако подкрепата за закупуване и получаване на документи не са оригиналите или изглежда, че са променени, може да се занимавате с работата на крадец.

Вътрешни контроли за предотвратяване на кражби на физически активи

Извършвайте случайни преброявания. Това може да ви отведе до недостиг на инвентар и да направи по-малко вероятно служителите да крадат.
Разделни инвентаризационни задължения. Едно и също лице не трябва да носи отговорност както за закупуване на продукти, така и за получаването им.
Инсталирайте камери за сигурност. По-специално, следете стаите и зоните, където се съхраняват инвентар и ценни продукти.
Пазете запасите и активите си. Зоните с ценни активи трябва да бъдат заключени, когато е възможно, и само определени служители трябва да имат ключовете.

Повече съвети за предотвратяване на измами с малък бизнес

Освен това има общи стратегии, които можете да използвате, за да избегнете измама. Променяйки начина, по който управлявате, и начина, по който делегирате задачи, можете да намалите шанса някой да измами вашия бизнес.

1. Познайте вашите служители

Cowan, Gunteski & Co., фирма за CPA, отбелязва, че можете да изтриете потенциални измами в залата, ако сте наясно с промените в поведението и нагласите на служителите. Регистрирайте се периодично със служителите си и отделете време да си поговорите как вървят нещата.

По-специално, внимавайте за тези поведенчески черти, най-често свързани с измамници:

Да живеят извън техните средства - например служител с ниска заплата, който кара луксозно превозно средство или си прави пищни ваканции
Изпитвате финансови затруднения или имате проблеми с свързването на краищата
Поддържане на необичайно близки отношения с конкретен доставчик
Нежелание да позволи на друг служител да поеме част от задълженията си
Никога не се обаждайте на болни или не си почивайте
Преминавате през развод или се борите със семейните проблеми

Разбира се, никога не искате да приемете, че служителите крадат, само защото проявяват някои от тези черти. Все пак, ако подозирате, че се случва измама, можете да насочите усилията си за наблюдение и предотвратяване на измами към отдели и области, където работят високорискови служители. Опитайте се да помогнете на служителите, които са стресирани или се борят финансово по какъвто и да е начин - ще запазите повече работници и ще изградите лоялност на служителите.

2. Управление с почтеност

Как се държите като собственик на бизнес може да повлияе на нагласите на вашите служители относно кражбите. Ако режете ъгли и не действате етично, хората, които работят за вас, са по-склонни да правят същото. И обратното, ако полагате съгласувани усилия да бъдете честни и етични в бизнес отношенията си, служителите ще разберат, че същото поведение се очаква от тях.

Създайте кодекс за поведение, който очертава типа поведение, което очаквате от всички във вашия бизнес. Освен това пояснете, че вратата ви винаги е отворена за служители, които искат да споделят своите притеснения относно бизнес операциите. Асоциацията на сертифицираните проверители на измами установи, че повечето мениджъри научават за професионална измама, след като са съобщили, така че помислете за прилагане на анонимна гореща линия за подаване на сигнал за съмнения.

3. Разделни задължения

Един от най-добрите вътрешни контроли за предотвратяване на измами е разделянето на задълженията. С други думи, един човек не трябва да носи отговорност за толкова много задачи, че измамите могат да бъдат извършени и прикрити без знанието на собствениците. За да премахне възможностите за измама, никое лице не трябва да има попечителство върху активи (като пари и ценни продукти), способността да записва или променя счетоводна информация за тези активи и правомощието да разрешава транзакции за активите.

Разделянето на задължения е сложно в малък бизнес, защото просто нямате достатъчно хора, между които да разделите задачите. Все пак има стъпки, които можете да предприемете, за да разделите ключови функции само с двама или трима служители.

Например, кажете, че вие и офис мениджър сте единствените двама служители във вашия бизнес. Докато мениджърът на вашия офис може да има достъп до недепозирани средства, съгласуване на банковото извлечение и създаване на фактури и банкови депозити, вие трябва да сте този, който преглежда извлечението на банката, отваря пощата, преглежда транзакциите и одобрява кредитни известия.

Ако имате трети служител - да речем, офис асистент - накарайте този служител да съгласува банковото извлечение, отворете пощата и подгответе банкови депозити. Това сваля известна отговорност от чинията ви и затруднява управлението на офиса да скрие откраднатите плащания.

Заключителна дума

Въвеждането на вътрешен контрол е критична част от защитата на вашия бизнес. Това обаче на практика може да бъде неудобно.

Служителите и изпълнителите може да не разбират защо задълженията им се променят. Съобщавайте на служителите си, че контролът е на разположение, за да ги защити, като работници и бизнес. Ангажирайте ги в процеса на подобряване на сигурността на бизнеса и поискайте техния принос редовно. Тъй като хората, които вършат ежедневната работа, те могат да имат представа за определени процеси, които могат да ви помогнат да подобрите контрола. Те също така могат да ви информират кои контроли работят добре и кои не.

Били ли сте някога притежавал или работил в бизнес, в който някой е извършил измама? Как се случи това?