8 начина да повишите производителността на служителите във вашия малък бизнес
Но какво ще кажете за вашия екип? За разлика от гигантските корпорации, нямате голям бюджет за заплати, така че всяка минута, в която вашият екип е на часовник, трябва да се използва максимално ефективно..
Въпреки това работниците в Съединените щати имат проблем с производителността. Ние прекарваме повече време на работа от повечето други индустриализирани страни, но цялото това допълнително време не означава, че се справяме повече. Всъщност производителността като цяло е в низходяща тенденция след Голямата рецесия.
Един от най-добрите начини за увеличаване на производителността е да се засили ангажираността на служителите, защото производителността и ангажираността вървят ръка за ръка. Съществуват обаче много други рентабилни стратегии, които можете да използвате, за да получите повече от вашия екип.
Значението на баланса между работата и живота
Преди да приложите планове за повишаване на производителността на вашия екип, важно е да разберете психологията зад самата производителност. Какво точно прави някои работници по-продуктивни от други?
Отговорът е доста прост. Изследване от Университета в Уоруик установи, че когато работниците са щастливи, те са с 12% по-продуктивни. Щастието и позитивният баланс между професионален и личен живот често се превръщат в работници, които са ангажирани, отдадени и най-важното, продуктивен.
Ако това ви звучи твърде просто, погледнете пазара на труда в Дания. Според Световното проучване на ценностите датчаните са най-щастливите в света и това включва времето, което прекарват на работа. Министерството на външните работи на Дания заявява, че те са и втората най-продуктивна страна в Европейския съюз.
Индексът за по-добър живот на ОИСР класира Дания и Холандия на челно място в списъка им за държави с най-добър баланс между професионален и личен живот. Както може би се досещате, САЩ са почти на дъното.
От това можем разумно да заключим, че колкото повече работите за увеличаване на здравето, щастието и баланса между работата и живота на вашия екип, толкова повече ще върнат услугата с по-висока производителност. Това от своя страна води до по-големи печалби за вас и по-добра работна среда за всички.
Как да повишите производителността на вашия екип
Не е необходим огромен бюджет за заплати, за да помогне за подобряване на работния живот на хората. Има много неща, които можете да направите като собственик на малък бизнес, за да направите нещата по-добри за вашия екип.
1. Задайте разумни работни часове
Може да изглежда контрапродуктивно, но изисква екипът ви да работи по-малко може да ги вдъхнови да произвеждат Повече ▼.
Според Fast Company работниците в Дания обикновено работят само 33 часа седмично. И те получават поне пет до шест седмици ваканция всяка година (заедно с до една година отпуск по майчинство, когато имат нужда).
В Съединените щати дългите часове често се разглеждат като знак за ангажираност. Това обаче може да доведе до „презентиране“, когато работниците са на работа, но не функционират в пълен капацитет поради болест, недоспиване или други медицински фактори. Harvard Business Review заявява, че презентационизмът може да намали индивидуалната производителност с една трета. Дългите часове могат също така да намалят производителността поради стрес, изключване и балансиран баланс между професионален и личен живот.
За да се борите с това, направете всичко възможно, за да намалите часовете на вашия екип. Оставете хората да се прибират рано в петък следобед или им дайте възможност да влязат по-късно в понеделник сутринта. Това не само ще помогне за намаляване на разходите за труд във вашия бизнес, но вероятно ще откриете, че вашият екип ще работи по-усилено в замяна.
2. Бъдете гъвкави с планирането
2. Бъдете гъвкави с планиранетоНамаляването на часовете е една стратегия за повишаване на производителността; гъвкавостта към работното време е тясно свързана.
Нуждите на всеки ще бъдат различни, така че говорете с вашите хора, за да разберете където те се нуждаят от по-голяма гъвкавост с работната си седмица. Например, може да имате един човек, който би обичал по-дълга почивка за обяд във вторник, за да посети йога клас, докато някой друг би искал да напусне рано в сряда, за да вземе дете от детска градина.
В зависимост от вашия бизнес, можете или не можете да удовлетворите нуждите на всеки. Въпреки това, като разберете кой има нужда от какво и да направите всичко възможно, за да дадете на вашия екип повече гъвкавост, ще покаже, че се грижите за тяхното щастие и благополучие. Това от своя страна може да засили ангажираността и да доведе до по-голяма производителност.
3. Дайте на вашия екип повече автономия
Всяко общество има различни културни норми и ценности. И тези норми и ценности пряко влияят на това как се държим. В началото на 70-те години психологът Геерт Хофстеде разработва рамка за измерване на тези обществени норми, използвайки културните измерения на Хофстеде.
Културните измерения на Хофстеде измерват шест измерения във всяка култура. Те включват:
- Индекс на мощност разстояние
- Индивидуализъм срещу колективизъм
- Избягване на несигурността
- Мъжественост срещу женственост
- Дългосрочна ориентация спрямо краткосрочна ориентация
- Снизхождение срещу сдържаност
Когато разберете уникалните измерения на една култура и как техните колективни ценности се различават от вашите собствени, можете да станете по-добър комуникатор и по-добър мениджър.
И така, какво общо има това с повишаване на производителността в малкия ви бизнес? Е, доста малко, особено що се отнася до автономията.
Автономността или липсата на такава е пряко свързана с индекса на разстоянието на мощност. Разстоянието на мощността е очакването и вярата, че силата се разпределя неравномерно. Така че в страни с висок индекс на мощност на разстояние по-малко мощните членове на организацията вярват в неравенството на властта. Мениджърът им им казва какво да правят и те го правят без въпрос. В страни с нисък индекс на мощност на разстояние, членовете на екипа смятат, че те са равнопоставени с шефа си. Връзката е повече за сътрудничество и по-малко за "шеф и служител."
Не трябва да е изненада, че Съединените щати имат висок индекс на разстояние на мощността; класираме се на 40. Дания има най-ниския индекс на мощност на разстояние в света; те са класирани на 18.
Датчаните имат богат и овластен трудов живот отчасти, защото имат голяма степен на автономия. И има много изследвания, които подкрепят онова, което датчаните знаят от години: Повече автономност = по-голямо щастие = по-висока производителност.
Изследване, публикувано в European Journal of Work and Organizational Psychology, установи, че работниците, които имат по-голяма автономия и подкрепа, изпитват по-голямо удовлетворение и мотивация. Друго проучване, публикувано в Nordic Journal of Working Life Studies, установи, че децентрализираното вземане на решения (известно още като автономия) води до по-голяма производителност на финландските работници.
Всичко това сочи към едно и също заключение: Колкото повече контрол предавате на членовете на вашия екип, толкова по-щастливи и продуктивни ще бъдат те.
Важно е да се изясни, че предоставянето на по-голяма самостоятелност на вашия екип не означава да им позволявате да правят това, което искат, когато искат. Всеки служител има нужда от граници. Но вместо да кажете на хората си какво да правят, кажете им какво искате да видите и след това ги оставете да изберат как да го направят. Имайки свободата на избор как да вършат работата си е съществен компонент на автономията.
Дайте на хората си право да взимат свои собствени решения, когато е възможно. И покажете, че им се доверявате да вършат работата си, като се оттеглят. Може да се изненадате колко повече се прави, когато предадете юздите.
4. Опитайте се да ограничите прекъсванията
Според Washington Post типичен работник се прекъсва или сменя задачи на всеки три минути. И може да отнеме 20 минути или повече, за да се върнете там, където са останали.
Прекъсванията са огромно източване на производителността и могат да ни ограбят най-добрите ни идеи и усилия. Въпреки че често се принуждаваме да работим по-бързо, за да компенсираме загубеното време, увеличената скорост идва на цена.
Изследователи от университета в Хумболт установили, че работниците, които били постоянно прекъсвани, компенсират това загубено време, като работят по-бързо, за да изпълнят задачата си. Въпреки че това не е изненада (в края на краищата, ние всички го правим), тази увеличена скорост води до по-голям стрес, времеви натиск и неудовлетвореност. Тези фактори могат да ограничат производителността при бъдещи задачи.
The Washington Post интервюира експерта по ефективност Едуард Г. Браун, който предлага да се създаде Споразумение за заключване на времето с членовете на екипа. Времето е заключено „спокойно време“, когато всеки може просто да се съсредоточи върху работата си. С блокиране на времето работниците трябва да се съгласят, в писмена форма, да не прекъсват колегите си, освен ако няма спешна ситуация.
Браун заявява, че един клиент е оценил консервативно, че личната производителност се е увеличила с 40% до 60%, след като започна да използва техниката Time Lock.
Разбира се, вашият бизнес може да не е в състояние да използва тази техника. Говорете с хората за видовете прекъсвания, с които се сблъскват ежедневно или седмично. Разберете кои прекъсвания са най-вредни за тяхната производителност и направете всичко възможно, за да ги намалите или премахнете.
5. Наемайте поддържащи хора
Да започнем с измислен сценарий. В бизнеса си имате двама мениджъри. Първият ви мениджър Бил наблюдава всички в екипа си с очите на ястреб. Ако клиент се оплаче, той веднага приема, че е виновен неговият екип и бърза да уведоми всички, че не е доволен от представянето им. Екипът му работи в среда на напрежение, недоверие и страх.
Сара, твоят втори мениджър, е пълната противоположност. Тя се отнася към своя екип като към семейството. Тя бърза да даде на ухото си за слушане и тя е първата, която подкрепи нова идея или инициатива. Винаги слуша и двете страни на една история и когато някой от екипа й има нужда от нея, тя им връща гърба. Атмосферата под Сара е подкрепяща, приветлива и спокойна.
Ако бяхте служител, за кой мениджър бихте работили най-трудно?
Екипът ви се нуждае от поддръжка на работното място и първият ред за поддръжка идва от техния мениджър, независимо дали това сте вие или някой, когото сте наели. Ако искате да повишите производителността на вашия екип, трябва да разгледате внимателно вашите мениджъри (или вашия собствен стил на управление).
Най-добрите мениджъри водят политика на отворени врати. Това означава, че вратата им е винаги отворена за членове на екипа да влязат и да изразят своите притеснения, да зададат въпроси или да обсъдят проблеми. Ако членовете на екипа не се чувстват удобно да общуват с мениджъра си или ако се страхуват, че ще бъдат съдени грубо, като разкрият, че не знаят как да направят нещо, производителността ще пострада.
На следващо място, уверете се, че вашият екип знае, че може да разчита на вашата подкрепа. Показвайте този ангажимент ден след ден и не се обезкуражавайте, ако ви е необходимо време, за да спечелите доверието им (особено ако работната среда е била токсична). С течение на времето вашите хора ще видят, че сте получили гърба им. И тяхната ангажираност (и производителност) ще се подобри.
6. Уважавайте техните граници
Винаги ще има друго телефонно обаждане за връщане и друг имейл за отговор. „Дигиталната криза” от трудовия живот на 21 век засяга всички, както шефа, така и служителите. Очакването на членовете на екипа обаче да отговарят на имейли в 22:00 или да завършат работата си в почивните дни е не само неразумно, но е и нездравословно.
Ако искате да увеличите производителността, важно е да признаете, че служителите ви имат живот извън работата. Това важи и за обедната почивка. Проучване, публикувано в Academy of Journal Journal, установи, че производителността спада (а умората се увеличава), когато работниците прескачат обяда.
За работниците може да е трудно да се откажат от работа, особено в Съединените щати (където отново дългите часове често се разглеждат като по-голям ангажимент). Така че, уведомете хората си, че цените живота им извън работата. Попитайте ги за техните семейства и хобита и ги насърчете да планират време за тези дейности и ангажименти, точно както правят срещите и проектите.
Вие също трябва да поведете с пример. Инвестирайте време в собственото си семейство, хобита или духовни занимания и говорете за вашите интереси пред вашия екип. Когато е възможно, избягвайте да изпращате имейли на вашите хора, когато те не са на работа.
И накрая, уверете се, че всеки от вашия екип прави подходяща почивка за обяд; това означава да се хранят далеч от бюрата си, в идеалния случай навън, където могат да получат малко слънце и чист въздух. Ако е възможно, създайте чисто и приканващо пространство за хранене, както на закрито, така и на открито.
7. Следете нивата на стрес
Може би си мислите, че по-високият стрес би довел до намаляване на производителността. Това е вярно, но само в определен момент. Има вълшебно плато, когато стресът всъщност може нараства продуктивност.
Законът на Йеркес-Додсън, разработен от психолозите Робърт Йеркес и Джон Дилингам Додсън през 1908 г., диктува, че производителността и производителността се увеличават с увеличаване на нивото на възбуда (стрес). Ако обаче нивата на стрес станат твърде високи, производителността започва да намалява.
Например, колко често се озовавате срещу труден срок, който не сте сигурни, че можете да се срещнете? Карахте ли се или произведохте някои от най-добрите си работи? Ако задачата не беше прекалено предизвикателна, вероятно сте се издигнали по повод прекрасно. Това е законът на Йеркес-Додсън в действие. Когато стресът и сложността са на правилните нива, покачване на скоростта.
Сега, трудната част е да знаем колко стрес води до оптимална работа. Новите или трудни задачи изискват по-малко възбуда за оптимално изпълнение, докато добре познатите или лесните задачи изискват по-високи нива на стрес, за да се повиши мотивацията и производителността.
Ето защо е важно да разгледате какво правят вашите служители и да анализирате колко стрес може да бъде свързан с различни задачи. След това можете да предприемете стъпки за увеличаване или намаляване на нивото на възбуда, за да повишите производителността.
Ето пример: Представете си, че сте помолили Pam, един от вашите служители, да напише този месечен бюлетин за клиенти. Тя вече прави това няколко пъти и въпреки че пише добре, обикновено й отнема няколко дни, за да изпълни задачата. За нея това е добре позната задача с ниска възбуда, така че тя може да влачи малко краката си.
Може да подобрите нейната производителност, като направите задачата по-трудна; например да я помолите да интервюира клиент за бюлетина за този месец или да й даде по-кратък срок.
В противоположния край на спектъра е Даниел. Току-що го назначихте да генерира седмичните финансови отчети на вашия бизнес. Той все още учи процеса и всяка седмица прави няколко грешки. Не помага, че отчетите трябва да бъдат завършени не по-късно от петък следобед. С останалите си отговорности той намира почти невъзможно да спази този срок.
Това е пример за нова и трудна задача, която също има висока възбуда (от кратки срокове и сложност на задачата). В този случай бихте искали да направите всичко възможно, за да освободите Даниел от някои други отговорности, за да намали нивата на стрес, за да може след това да вложи повече време и енергия за научаване как да генерира финансови отчети.
Важно е да се съсредоточите върху баланса, когато става дума за анализ на задачите и нивата на стрес. Ако увеличите възбудата прекалено много при грешни задачи, в крайна сметка ще намалите производителността.
8. Използвайте стратегии за управление на времето
Друга стратегия, която можете да използвате за повишаване на производителността, е да научите вашия екип на ефективни стратегии за управление на времето. Една от популярните стратегии е техниката Помодоро, разработена от Франческо Кирило в края на 80-те години.
Техниката е освежаващо проста. Използвайки таймер, работите за отделен период от време, обикновено 25 минути. След това си правите кратка почивка, обикновено 3-5 минути. Тези почивки се наричат pomodoros, Италиански за "домат", наречен за таймера с формата на домати, който Цирило използва, когато беше ученик.
След четири помодороса правите по-дълга почивка, обикновено 15-30 минути.
Стратегията работи по няколко причини. Първо, отметката на таймера ви помага да сте съсредоточени върху задачата. Можете буквално да чуете времето, което тиктака, което може да бъде невероятно мотивиращо. Таймерът също ви напомня да правите кратки почивки. Изследванията показват, че честото прекъсване всъщност увеличава производителността.
Проучване, публикувано в списание Ergonomics, установи, че честите, кратки почивки, особено когато са придружени от разтягане, водят до по-висока производителност в сравнение с вземането на по-малко, по-дълги почивки. Друго проучване, публикувано в списанието Work & Stress, установи, че честите почивки на почивка са един от най-ефективните начини за поддържане на работоспособността.
Важно е ефективното управление на времето и честите почивки. Но какво правите с почивките си също е важно. Изследователи с MIT откриха, че когато служителите си правят почивки с колегите от тяхната социална група, производителността, както и силата на самата социална група се увеличава. Така че можете допълнително да увеличите ефективността, като планирате почивките на служителите с тези на колега, с когото са приятели.
Производителността може да се увеличи, когато работниците излязат навън за малко слънце и чист въздух, така че насърчавайте членовете на екипа да направят бърза разходка навън на почивките си. Това е друга област, в която можете да поведете най-добре чрез пример. Правете си чести почивки и полагайте усилия да излезете навън за някакво упражнение.
Заключителна дума
Заключителна думаОбикновено собствениците на малък бизнес никога нямат достатъчно време или пари, за да направят всичко, което искат. Но повишаването на производителността не изисква големи инвестиции. През повечето време това просто отнема повече осведоменост от собствениците и мениджърите.
Ако сте собственик на бизнес, какво правите, за да насърчите по-голяма производителност от вашия екип? Ако работите за по-голяма организация, какво прави вашата компания, за да увеличи производителността?
