Как да напишете и разпространите съобщение за печата, което получава резултати

Въпреки това, много прессъобщения никога не се използват от пресата, тъй като те или не са подходящи за конкретна публикация или не съдържат интересни новини. Ако ще се опитате да разпространите думата за вашата организация или събитие, важно е да разберете как да съставите съобщение за пресата, което ще ви забележи - и ще получите резултатите, които желаете.

Компоненти на ефективното прессъобщение

За да увеличите шансовете на вашата компания да бъде представена в медиите, пишете за теми, които пряко и положително влияят на общността. Например, ако вашата компания се разширява, не забравяйте да се съсредоточите върху това как разширяването ще създаде работни места. Или ако вашата компания участва в набиране на средства за местна благотворителна организация, подчертайте това в своето съобщение за пресата и поканете общността да подкрепи каузата.

Освен това е важно да включите следното:

1. Привличащо вниманието заглавие
За да привлечете вниманието на журналист, важно е да напишете изключително заглавие. В крайна сметка ролята на заглавието е да насърчи журналист или друг медиен професионалист да продължи да чете вашето съобщение за пресата. Затова винаги използвайте активен глас в заглавието, а не пасивен. Например „Разширяването на компанията увеличава местната заетост с 500%“ е по-ефективно от „Компанията ще разшири западния край на фабриката с 2000 крака“.

2. Ангажираща преднина
След като привлечете вниманието на журналиста, като му предоставите тема, която както аудиторията, така и публикацията на изданието биха ви се сторили интересна, от решаващо значение е да запазите журналиста. За да направите това, напишете ръководство (началото на съобщение за пресата) по такъв начин, че да привлече сърцата или умовете на вашите читатели. Не забравяйте да отговорите на въпросите „кой“, „какво“, „къде“ и „защо“ възможно най-бързо. Освен това имайте предвид, че в този момент не е нужно да предлагате значителна подробност - това идва по-късно.

3. Котировки
За да добавите повече информация за прессъобщението си, включете подкрепящи цитати от хора и групи, обсъдени в съобщението. Например, ако вашият малък бизнес е домакин на събитие, което събира пари за конкретна благотворителна организация, включете цитати от лицата, вземащи решения на благотворителната организация - и, ако е възможно, включете цитати от хората, които ще бъдат пряко засегнати от набирането на средства. Кратките интервюта, проведени по имейл или телефон, трябва да са достатъчни, за да съберете всички оферти, от които се нуждаете.

Уверете се, че котировките, които използвате, са интелигентни и подкрепят целта на съобщението за пресата. Освен това, ако има граматични грешки в кавичките, бъдете сигурни, че поправяте тези грешки, без да променяте контекста.

4. Информация за контакт
Не забравяйте да включите точна информация за контакт в съобщението си за пресата, така че журналистите да могат да се свързват с вас или вашата организация с въпроси. Включете и информация за контакт, насочена към клиентите, така че те да могат да закупят вашия продукт или услуга. Към края на прессъобщението представете размисъл за себе си или за компанията си по отношение на вашия произход, мисия и услуги.

5. Факти, статистика и препоръки
За да дадете своето съобщение за прессъобщението, включете в съобщението си за подкрепа статистически данни от уважаван източник. Например, включете оферти от изпълнителния директор на вашата компания, експертен бизнес анализатор или дори доволен потребител.

6. Икономично използване на думите
Журналистите имат ограничено време, така че дръжте вашите прессъобщения кратки и актуални. Освен това, ако можете да използвате пет думи вместо осем, за да кажете нещо, направете го и ограничете размера на прессъобщението до приблизително една страница. Журналистът винаги може да ви се обади, ако има нужда от допълнителни подробности. Ако желаете обаче, можете да прикачите справка за вашата компания за справка.

7. Точност и правилна граматика
Преди да изпратите прессъобщението си до медиите, уверете се, че цялата информация е точна и не е остаряла и че документът няма граматически грешки и правописни грешки. Важно е да изглеждате професионални и надеждни - получавате само един кадър, за да направите страхотно първо впечатление.

8. Професионални снимки
Не всички публикации имат възможност лично да правят снимки на вас или вашата организация. Затова е отлична идея да имате готови снимки с професионално качество за вашите контакти с медиите. Тези изображения трябва да са във формат jpeg и да са с размер най-малко 5000 × 500 пиксела и 72 точки на инч (DPI) за онлайн медии - и по-високи за печат, което често изисква изображенията да бъдат оразмерени на 300 DPI.

Опции за писане на съобщението за печата

Има няколко варианта, когато става въпрос за избора кой ще изработи вашето прессъобщение. Бъдете честни в оценката на способностите на себе си и на вашия персонал, както и на бюджета на вашия бизнес, когато обмисляте следното:

1. Напишете го сами
Ако сте уверени в своите PR и маркетингови способности за писане, сами напишете съобщението за пресата. В края на краищата никой не знае вашия бизнес по-добре от вас - и какъв по-добър начин е да спестите?

2. Наемете професионален писател
Ако не притежавате уменията или имате време да напишете съобщение за пресата, отлична алтернатива е да наемете някой, който да го напише за вас. Не забравяйте да работите с писател, който има много опит в бизнес и маркетинг писане. За да определите нивото му на опит, поискайте информация, свързана с професионален опит, а също така поискайте директни проби. Направете стъпка по-нататък и потвърдете професионалната информация на кандидатите, като проверите профилите на LinkedIn или извършите търсенето с Google.

За да намерите писател, помолете колегите за препратка, публикуване на реклама в Craigslist или на уебсайтове в социалните медии или използвайте търсачка. Тарифите за професионален писател на свободна практика могат да варират от $ 50 до $ 500 въз основа на нивото му на опит.

3. Работете с PR агенция
В допълнение към писането на прессъобщения, PR агенция може да работи с вас, за да създаде мащабен PR план. Въпреки това, ако работите с ограничен бюджет, много PR агенции ще излязат от вашия ценови диапазон. Като цяло PR агенциите работят на месечно задържане, като по договор изпълняват определен брой прессъобщения и други PR задачи за вас.

По-малките PR агенции могат да таксуват по-малко от 1000 долара на месец за определен брой услуги, включително прессъобщения, докато по-голямата бутикова PR фирма може да таксува до 10 000 долара на месец. Имайте предвид обаче, че има PR агенции, които работят по проект по проект.

Как да популяризирате своето съобщение за пресата

Популяризирането е от ключово значение за получаването на прессъобщението ви пред правилните очи и на достатъчно бюра, за да се отрази.

1. Съставете списък с медийни контакти
Ако сте тип „Направи си сам“ или ако насочвате към местни медии, можете лесно да създадете свой собствен списък с контакти в медиите. Трябва само да отбележите името, позицията и имейла на всеки контакт за съобщение за пресата и не забравяйте редовно да актуализирате този списък, тъй като редакторите често сменят длъжности в компании.

За да изпратите съобщение за пресата, просто изпратете имейл до съответния редактор. Уверете се, че сте включили прессъобщението и придружаващата снимка в основната част на имейла, а не като прикачен файл. За да увеличите шансовете за отваряне на имейла си, включете заглавието на съобщението за пресата в темата на електронната поща.

2. Закупуване на директория
Отличен начин да получите достъп до много насочени контакти е чрез закупуване на списък с директории. С директории можете да изберете или обща, или по-специализирана информация за връзка с медиите. Разбира се, цените за тези директории могат да варират значително. Някои популярни директории включват Media Directory на Burelle ($ 60 до $ 1000) и директории на Bacon's Information, Inc. ($ 425 до $ 1350).

3. Използвайте услуга за разпространение на печатни съобщения
Компании като PR Newswire и PRWeb могат да разпространяват прессъобщението ви за определена зададена такса, често варираща от $ 100 до $ 500. Тези услуги за разпространение създават персонализирана медийна база данни и разпространяват съобщения за пресата до съответните контакти.

Заключителна дума

След като спечелите вниманието на медиите, важно е вашият бизнес да бъде подготвен за вниманието и евентуалния приток на бизнес, който може да бъде резултат от медийно внимание. Осигурете се на разположение, връщайте обаждания бързо и бъдете сигурни, че разполагате с достатъчно персонал, честотна лента и наличен продукт. Ако не, журналистите и покровителите могат лесно да се разочароват и да споделят негативна информация относно опита си.

Освен това, след като конкретен журналист разказва история за вас и вашия бизнес, е важно да поддържате връзка. Публичността не е еднократно нещо и за да бъдете успешни, е в ваш интерес да продължите да изпращате интересни и подходящи прессъобщения и вътрешни съвети към списъка си с контакти.

Какви други съвети можете да предложите да изработите и разпространите успешно съобщение за печата?