6 Идеи и съвети за организация на домашния офис

Ако работите от дома, е от съществено значение да защитите работното си пространство и бизнеса си, като разработите план за управление на офиса. Независимо дали става въпрос за ергономично правилно обзавеждане за домашен офис или разработване на резервен план в случай на компютърни и интернет неизправности, доброто управление на домашния офис ще утвърди вашия професионализъм и ще увеличи печалбите ви.

Съвети за управление на домашния офис

1. Създайте отделно работно пространство

Разумно е да създадете усещане за отделност в домашния си офис, дори ако работното ви пространство е част от друга стая или в ъгъла на мазето ви. Макар че всъщност използването на отделна стая не винаги е възможно, опитайте се да идентифицирате място в дома си, което ще бъде вашата "офис зона". Ако нямате стени или прегради за вашия офис, можете да създадете ментални граници, като ограничите работните си дейности (включително телефонни разговори и отговаряне на имейл) до това място.

Има редица причини, поради които конкретно ограждането на дадена къща като работа е важно само:

Ясно дефинираното пространство за домашен офис установява граници както за вас, така и за членовете на домакинството. Деца, съквартиранти, съпрузи и партньори ще се научат да уважават вашата нужда да се концентрирате върху работата си, ако те могат лесно да идентифицират кога работите и не са достъпни за справяне с лични или семейни проблеми.
Той намалява риска от загуба на документи и оборудване, свързани с работата в останалата част от дома ви.
Помага ви да установите професионално присъствие при срещи с клиенти.
Ако възнамерявате да вземете данъчното приспадане на домашния офис, е по-лесно да се защитите срещу одит, ако можете да покажете, че работата ви се извършва в район на вашия дом, използван изключително за работа.

2. Отидете Pro с Вашите офис консумативи и мебели

Античният комплект за бюро и стол на баба ви може да изглежда красив, но вероятно това е ергономичен и организационен кошмар. Уверете се, че имате удобен офисен стол и добре проектирано компютърно бюро в домашния си офис, за да се предпазите от напрежение на тялото и да намалите струпването.

Не е нужно да купувате тези парчета нови - вижте Craigslist, за да намерите лица и фирми, продаващи стари офис мебели. Друг вариант е да намерите дали магазини за офис мебели в близост до вас, които се занимават с употребявани мебели - някои може дори да доставят. Дръжте очите си обелени за всякакви продажби извън търговската мрежа, тъй като тези магазини често продават своите тела, офис мебели и дори офис машини (като компютри и принтери), докато се опитвате да ликвидирате инвентара си.

3. Създайте отделни акаунти за имейл и телефон

Що се отнася до комуникациите, най-добре е да избягвате смесването на бизнеса с удоволствието. Не искате вашите деца да отговарят на телефонно обаждане на клиент и не искате да рискувате да включите клиент в масов имейл, съдържащ най-новия мем на lolcats. Освен това е лесно да пренебрегвате или пропускате имейли и съобщения от клиенти, ако влязат в личните ви пощенски кутии и акаунти.

Ако не искате да се притеснявате с отделна телефонна линия, все пак можете да получите специален номер, който се свързва с гласова пощенска кутия, което ви позволява да получавате съобщения от клиенти и потенциални клиенти, така че да можете да им се обаждате в свободното си време.

4. Използвайте услугите за домашен офис

Вижте офисните / бизнес услугите, предлагани от местните копирни магазини, както и корпоративните вериги, като например FedEx Office или UPS Store във вашия район. Много от тези места насочват своите услуги към собственици на малки и домашни фирми, които нямат помещение за поща или не могат да си позволят да наемат помощен персонал.

Услугите варират в зависимост от местоположението, но в допълнение към предлагането на услуги за копиране, частни пощенски кутии и доставка на пакети, тези магазини могат също да приемат пакети от ваше име (което е важно, ако получавате много доставки) и дори могат да предоставят на клиентите безплатни и ниски цени -разход до компютър.

5. Направете резервни планове

Никой не иска да мисли за събития, които биха могли да провалят бизнеса им, но ако сте собственик на малък бизнес е важно да го направите. Ако не идентифицирате заплахи за вашия бизнес, ще трябва да се престрашите, когато нещата не вървят по план.

От природни бедствия до дългосрочно заболяване, промяна в обстоятелствата може да сложи край на вашия бизнес, ако не сте в състояние да продължите да работите. Дори краткосрочен проблем, като прекъсване на захранването или неизправност в компютъра, може да повреди вашия бизнес, ако не сте в състояние да спазите крайния срок на клиента или да обработите ефективно поръчките.

Планиране на големи събития
Природните бедствия, тероризмът, гражданските размирици или епидемиите от болести могат да имат пагубен ефект както за големите, така и за малките предприятия, а дори и най-добрите планирани планове могат да затруднят собствениците на отделни фирми да започнат отново своя бизнес. Американската администрация за малък бизнес предлага обширна информация за планирането на бизнес бедствия на своя уебсайт, заедно с информация за правителствените програми, които могат да помогнат на собствениците на предприятия да възстановят операциите си след голямо събитие причинява смущения в общността.

Планиране на неочакваното
Нещата, които могат да нарушат способността ви да свършите работата, включват отказ на захранване и комунални услуги, повреди в оборудването, болести, наранявания и семейни аварии. Въпреки че някои от тези обстоятелства са неизбежни, рискувате да загубите клиенти и клиенти, ако не сте в състояние да спазвате сроковете, доставяте продукти своевременно или просто предоставяте нормалното си ниво на обслужване.

Ето няколко идеи за управление на общи сценарии:

Идентифицирайте местата, за да получите онлайн. Вижте вашия квартал за места, които предлагат WiFi и позволяват на клиентите да използват услугата за дълги периоди от време. Кафенета, копирни магазини, магазини за доставка и публични библиотеки са потенциални места за намиране на WiFi. Домовете на приятели и семейство също могат да бъдат добри места за онлайн - просто не забравяйте да се обадите и да попитате, преди да се отпуснете! Определете няколко удобни за работа точки във вашия район и отбележете техните часове на работа, така че да не губите време от място на място, когато вашият интернет се понижи.
Погледнете в широколентовия механизъм „Pay-As-You-Go“. С USB модем и широколентов достъп до плащане ще можете да останете у дома, в случай че редовната ви интернет услуга се изключи.
Технология за архивиране. Въпреки че е добра идея да съхранявате резервни копия на вашите файлове и проекти, вие също трябва да имате на разположение някаква технология за архивиране, в случай че компютърът ви работи на Fritz. Най-лесният начин да направите това е да закупите евтин лаптоп или нетбук, който можете да използвате, ако основният ви компютър се понижи. Въпреки че можете да поддържате по-стар модел на работния плот под ръка, той не е преносим или зареждащ, което го прави безполезен, ако претърпите прекъсване на електрозахранването едновременно с компютърна неизправност. Можете също да потърсите резервни услуги като Backblaze и Mozy.
Купете непрекъснат източник на енергия (UPS). UPS може да защити вашата машина от пренапрежения на електрозахранването и да ви даде достатъчно време за изключване на вашата система на работния плот - както и да изпрати бърз имейл на клиентите, за да им уведоми, че за известно време ще бъдете без захранване. Можете да намерите непрекъснати източници на енергия в Amazon само за $ 50.
Съхранявайте на хартиен носител важна информация. Добра идея е да имате на хартиен носител информация за контакт на клиента си, за да можете да поддържате връзка с тях, дори ако нямате достъп до интернет или компютърните си файлове.

6. Знайте кога е време да се преместите в ново пространство

Въпреки че много хора успяват да управляват успешно домашен бизнес, в крайна сметка може да стигнете до момент, в който вече не е практично да работите от дома, поне на пълен работен ден. Може би трябва редовно да се срещате лице в лице с клиенти, да съхранявате много инвентар или да работите в среда с по-малко разсейвания.

Помислете за съвместни работни пространства, които ви позволяват да наемете бюро в споделено офисно пространство, ако не можете да си позволите или нямате нужда от пълен офис. Много пространства за сътрудничество ви позволяват да наемете място според вашите нужди, така че няма да се налага да се ангажирате с договор на пълен работен ден, ако всичко, което ви е необходимо, е място за среща с клиенти няколко пъти на месец. Друга опция е споделянето на офис, което ви позволява да си партнирате с друг наемател или собственик на офис за споделяне на офис разходи.

Заключителна дума

Предизвикателствата да работите от дома и наградите могат да останат в баланс, когато създадете домашен офис, който функционира добре. Имайте предвид, че никой офис не работи сам. Взимането на добри решения и упражняване на самодисциплина ще ви помогнат да поддържате бизнеса си безпроблемно за дълги разстояния.

Какви са някои от най-добрите ви съвети за ефективно поддържане на домашния офис или работното пространство?