9 съвета за планиране на семейно събиране на бюджет

Докато много семейства все още се радват да се събират в нечий дом за събиране, семействата все повече избират по-пищни събирания. Някои от тях са многодневни екскурзии в къмпинги и палатки; други се държат на круизни кораби или в курорти. Има подробни бюджети за създаване, томболи за организиране и тениски и чаши за кафе, които носят семейния гребен за продажба. Без значение колко просто или обилно е вашето събиране, планирането на един отнема много работа и може да ви излезе много скъпо, ако не сте внимателни.

Преди да преминете зад борда и в крайна сметка планирате събитие, което никой не може да си позволи да присъства, ето няколко начина да планирате забавно, достъпно събиране.

Планиране на благоприятно за бюджета семейно събиране

Когато става въпрос за вашето събрание, искате ли всички да се съберат в къщата на мама и татко и да донесат ястие за споделяне? Трябва ли да се опитате да планирате събиране на семейна почивка в курорт? Ще бъде ли обединението за следобед или тридневно събитие?

Лесно е да се почувстваш затрупан от детайли, когато планираш събиране на семейството. Така че, нека го направим стъпка по стъпка.

1. Започнете рано

Планирането на събиране на семейството отнема работа и определено не е нещо, което можете да направите в последния момент. В идеалния случай трябва да започнете да планирате година предварително; това ще ви даде достатъчно време да изберете дата и местоположение, които да работят за графиците и бюджетите на всеки. Ранното планиране също ще ви даде възможност да договорите най-добрите цени за хотели, доставчици и дейности.

Трябва също така да получите ранна бройка за броя на хората, които могат да присъстват. Приблизителната оценка преди да направите каквото и да било планиране ще спести време, когато разглеждате места. Например, ако във вашето събрание има 300 (или повече) възможни присъстващи, няма да губите време за проучване на павилиони на държавните паркове, които ще приемат само 100 души.

Не забравяйте, че в зависимост от времето на годината може да имате конкуренция за мястото на мястото. Например повечето сватби се провеждат през лятото или есента. Абитуриентските партита се провеждат в началото на лятото, а празничните партита през декември. Ранното планиране гарантира, че ще можете да резервирате мястото, което искате, когато искате.

2. Създайте Facebook страница за семейно събиране

Планирането на събиране на семейството означава общуване с десетки или дори стотици хора. Той може бързо да се превърне в кошмар на организацията, тъй като всички обсъждате потенциални дати, местоположения и дейности чрез имейл или телефонни обаждания. Освен това можете да получите скъпо, ако решите да изпратите официални покани заедно с RSVP карти.

Спестете време и пари, като поставите всичките си комуникации на едно място със страница за семейно събиране във Facebook. Можете да направите тази страница частна, така че само членовете на групата да могат да виждат публикации и това е чудесен начин да споделяте подробности за предстоящото събиране и да получите информация за всеки какво би искал да прави. Вижте AARP за полезна статия за това как да създадете семейна група във Facebook.

Ако отговаряте за планирането, не забравяйте да мислите като маркетолог. Вашата цел е да накарате колкото се може повече хора да присъстват, така че общата цена на човек да намалее. Направете всичко възможно да планирате забавни дейности и да създадете шум, така че повече хора да искат да дойдат.

3. Говорете открито за бюджета

Дори и най-простото семейно събиране може да струва няколкостотин долара, а повечето в крайна сметка струват няколко хиляди или повече.Може да отговаряте за планирането, но това не означава, че сте готови - или сте в състояние - да внесете сметката. И така, кой ще плати за това?

Не можете да говорите за разходи, освен ако първо нямате представа за вида на обединението, което искате да организирате. Искате да направите повторно събиране в щатския парк, където всеки носи ястие за споделяне или по-пищно събиране на круизен кораб или на пич ранчо или курорт с ол инклузив? Ще има ли вашето събрание 20 присъстващи или 200?

Първо изработете основните подробности и след това можете да започнете да създавате хлабав бюджет за събитието. Обмислете всички разходи, които вероятно ще понесете и след това добавете възглавница от 5% до 10%, за да отчетете неочаквани разходи.

4. Направете план за набиране на средства

Следващата ви стъпка е да разберете как да финансирате вашето събиране и има няколко пътища, които трябва да разгледате.

Можете да помолите всяко семейство или участник да дарят фиксирана сума за покриване на разходите за събиране. Тези пари трябва да отидат в банкова сметка, която откривате с друг член на семейството, в идеалния случай не някой от вашето близко семейство. Поддържайте възможно най-прозрачни депозитите и разходите, може би с месечна резюме на бюджета, което изпращате на всички по електронен път.

Можете също да съберете пари при самото събиране. Помолете участниците да донесат домашни стоки като десерти, хляб и конфитюри, които да продадат на други членове на семейството, като всички приходи ще покрият разходите за събиране. Бихте могли също така да раздадете дарения, като например:

• Домашни юргани
• Възстановени и рамкирани антични семейни снимки
• Домашна готварска книга, пълна със стари семейни рецепти
• Родословно дърво
• Семеен бележник
• Оригинални произведения на изкуството или други ръчно изработени произведения
• Антични мебели

Томболата има потенциал да събере много пари, плюс всички предмети ще останат в семейството. Томболата за семейни наследства може да бъде чудесен вариант за членовете на семейството, които намаляват до преход към асистиран живот.

Някои семейства събират пари по време на своите събития, като осигуряват безплатна храна, но пускат пари в брой и продават вода и сода. За целта ще трябва да кандидатствате за еднодневен лиценз за алкохол в града или града, където ще провеждате събитието. Направете първо вашето изследване; някои градове дават само еднодневен лиценз за определени групи, като религиозни организации, организации с нестопанска цел или ветерани, политически, образователни или атлетически групи. Прилагайте рано, тъй като обработването на приложенията може да отнеме поне две седмици.

5. Поискайте депозит

След като очертаете груб бюджет, е важно да помолите всяко семейство да внесе невъзстановим депозит в определен срок. Когато определяте сумата, вземете предвид финансовото състояние на всяко семейство и помислете дали да се разрешат месечните плащания, ако е необходимо.

Искането за невъзстановим депозит от членовете на семейството е важно поради няколко причини. Първо, той ви дава някои средства за извършване на покупки и предоставяне на депозити на продавачи и места. Освен това ви помага да определите кой всъщност ще дойде; след като едно семейство пое финансов ангажимент да присъства на събранието, има много по-малка вероятност да отстъпи в последния момент.

За да следите плащанията, използвайте услуга като MyEvent. MyEvent позволява на вашето семейство да се регистрира за събирането, да плати своите депозити или такси за присъствие и дори да направи допълнителни дарения. Сайтът също така ви позволява да изпращате анкети и анкети, да създавате родословно дърво и лесно да създавате шум около събитието с помощта на социални медии.

6. Помислете за извънсезонни дати

Разбира се, би било забавно да се срещнете семейството на ски курорт през януари или на красив плаж Големите езера в средата на юни. Но ще платите топ долар, ако останете по време на пиковия сезон на местоположението.

Много заведения свалят цените си с 50% или повече по време на извънсезонието си, така че помислете да отседнете в този ски курорт през юни или в тази северна къща на плажа през декември. Ще спестите пари и все още имате много неща за вършене. Например, повечето ски курорти имат километри пешеходни и велосипедни пътеки, както и басейни и планирани събития. Разходките на зимен плаж са красиви и освежаващи, а повечето северни плажове са незаети през зимните месеци, така че ще имате брега до себе си.

7. Попитайте за групови цени на хотелските стаи

Най-вероятно семейството ви е разпръснато из страната, което означава, че ще ви трябват хотелски стаи и много от тях. Един от най-добрите начини да спестите пари от хотелските стаи при планиране на семейно събиране е да поискате групова ставка, която може да ви спести до 50% или повече от цената на стаите. Обаче получаването на голяма отстъпка за членовете на семейството извън града отнема някои преговори.

Първо направете домашната си работа. Проучете местните цени на хотелите и направете списък на разходите за всеки хотел за типична стая, както и какви удобства получавате с престоя си. На следващо място, уверете се, че знаете колко стаи ще ви трябват, както и твърди дати за настаняване и плащане.

Когато се обадите, помолете да говорите с мениджъра; типичният представител на резервации вероятно няма да има право да договаря групови цени. Уведомете мениджъра за броя на стаите, от които се нуждаете и кога имате нужда от тях.

Някои мениджъри могат да попитат какъв е вашият бюджет. Те често използват този номер като отправна точка за преговори. Когато е възможно, дръжте това за себе си; може да получите по-ниска цена, ако мениджърът не знае вашия ценови диапазон. Учтивият начин да откажете тази информация е да кажете: „Все още говорим с различни членове на семейството, за да намерим цена, която всеки може да си позволи.“ Не забравяйте да им уведомите, че пазарувате; може да получите по-ниска тарифа, ако знаят, че се обаждате на други хотели.

Напишете името на всеки мениджър, както и офертата им и ги уведомете датата, на която ще вземете окончателното си решение. На тази дата се обадете на всеки мениджър, благодарете им за отделеното време и ги уведомете за вашето решение. Това е обща любезност. Има и малък шанс да ви направят по-ниска оферта за привличане на вашия бизнес, ако им кажете, че сте решили да резервирате другаде.

8. Помислете за круизна ваканция

Изненадващо, круизният кораб с включено включване може да бъде перфектно място за събиране на семейството по редица причини.

Круизните кораби могат да приемат хора с голямо разнообразие от бюджети. Например, членовете на семейството с по-строг бюджет често могат да получат стаи за 89 долара на вечер, докато тези с по-разполагаем доход могат да изберат по-луксозни стаи.

Круизите също отнемат по-голямата част от стреса от планирането. Храната и дейностите се грижат от персонала. Всички можете да хапнете закуска или вечеря в един от многото ресторанти или трапезарии, след което планирайте различни забавни дейности, които да правите през деня. Можете да посетите СПА центъра с леля си, да гледате децата си и братовчедите им да играят заедно в аквапарка или да вземете представление с дядо си. Не е нужно да се притеснявате, че ще се насладите на вашето събиране - или да правите по-голямата част от готвенето сами - или да планирате „семеен ден“, пълен с различни дейности. Всичко, което трябва да направите, е да се покажете.

Друго предимство на домакинството на вашето семейно събиране на круизен кораб е, че всеки получава истинска ваканция, докато се свързва отново с хора, които вероятно не са виждали от години или дори десетилетия.

Въпреки че круизните ваканции с включено включване са удобни и забавни, те също могат да струват скъпо. Дори ако вкарате много в стаята си, важно е да имате предвид, че това е само началото на разходите, които вие и членовете на вашето семейство ще понесете.

Например данъците и пристанищните такси могат да добавят от $ 100 до $ 200 към цената на вашия билет. Ще трябва да заплатите самолетен билет до и от пристанищния град, както и таксиметров или автомобилен сервиз от летището до самото пристанище. Ако се придвижите до пристанището, обикновено ще плащате $ 15 до $ 20 на ден за паркиране.

Ако вашият пакет за круиз не включва всичко, ще трябва да плащате за храна и напитки, които бързо могат да се добавят. Например, една типична алкохолна напитка струва от 7 до 10 долара или повече на круизен кораб, като отгоре на това се добавя безвъзмездно от 15% до 18%. Много круизни линии също добавят дневна награда към вашата окончателна сметка, която вече е до 23 долара на човек на ден за повечето основни круизни линии, според USA Today.

Както можете да видите, цената на вашата стая е само върхът на айсберга - и винаги имайте предвид, че цената на стаята е на човек. Важно е да проучите колко круиз може наистина да бъдеструва всеки човек на ден, за да могат членовете на вашето семейство да решат дали могат да си го позволят.

9. Помислете за държавен парк

Ако хостингът на вашето семейно събиране на круизен кораб не е достъпен за вас и вашето семейство, друга възможност е да бъдете домакин на повторно събиране в местен или държавен парк. Можете да наемете павилион, който често се предлага с скара на дървени въглища, за 50 до 100 долара на ден.

Някои по-големи паркове имат модерни или селски каюти под наем. Обикновено "модерната" кабина има вода и електричество, докато "селска" кабина не. Наемането на кабина за членове на семейството извън града може да бъде по-малко скъпо от наемането на хотелска стая, а кабината може да осигури спокойно пространство за почивка на деца или възрастни през деня.

Някои паркове също имат големи каюти или хижи за отдаване под наем. Те могат да бъдат няколкостотин долара на нощ, но ако три или четири семейства останат в една сграда и разделят разходите, това може да бъде много достъпно.

Преди да резервирате каюта или павилион, не забравяйте да попитате къде са най-близките обществени тоалетни, както и местоположението на други удобства, като плаж, детска площадка, басейн или риболовен пристан. Ако някой от вашето семейство използва инвалидна количка или проходилка, попитайте за потенциални бариери, които биха могли да затруднят посещаването им. В много паркове вече има конкретни каюти, без бариери, павилиони и детски площадки.

Избягвайте домакинството на вашето семейно събиране на голям празник, като 4-ти юли или Деня на труда; държавните паркове начисляват най-високите си такси на тези дати. Също така ще искате да резервирате каюти и павилиони възможно най-рано, тъй като много държавни паркове резервират месеци - или дори година - предварително.

Докато държавните паркове могат да бъдат чудесен избор, помислете за тези други места за достъпно събиране:

• Зоологическа градина
• Тематичен парк
• Къмпинг или RV парк
• Църква или религиозна конференция или отшелнически център
• Панаир
• YMCA
• Местно езеро или плаж

Допълнителни начини за отрязване на разходите

Има много други начини да запазите семейното си събиране на достъпни цени, включително следния.

• Запазване на снимки. Вместо да наемате фотограф, помолете член на семейството да попълни тази роля. Помислете да се откажете от таксата за присъствие или дори да им подарите цифров фотоапарат, ако са съгласни да снимат събитието и да организират снимките след това.
• Запазване на музика. Ако вашето събрание ще бъде в голяма банкетна зала, помолете музикално наклонен член на семейството да играе DJ. Отново, като стимул, предлагат да се откажат от таксите на семейството си за събитието.
• Спестете върху нощувки. Помислете дали да наемете няколко къщи за почивка на забавна дестинация, като плаж или в планината, и да разделите разходите по равно на всяко семейство. Всички ще можете да готвите у дома, което може да намали 30% или повече от разходите ви за събиране, и ще имате достатъчно маси за вечеря, за да се съберете и да поговорите.
• Спестете от храна. Храната е огромен разход при събиране. Дръжте го просто, като настроите бар и оставите всеки да оправя собствената си храна. Например, можете да настроите хот-дог бар с всеки творчески топинг, който можете да си представите. Начо бар, бар за хамбургери, тако бар и бар за сладолед също са сигурни, че са хитове.

Заключителна дума

Вашето семейно събиране може да бъде невероятно, без да се налага да харчите цяло състояние, наемайки група, правейки сувенири или събирайки всички на курорт в американските Вирджински острови. (Въпреки че това звучи хубаво, нали?)

Най-важното е, че вашето събиране дава шанс на всеки да се свърже отново и да изпита мощното семейство. Това са вашите хора. Те са тези, които имат гърба ти и ще се придържат към теб, когато никой друг няма. Прекарване на време заедно в разказване на истории, споделяне на снимки, смях се на идиосинкрасиите и взаимно забавление ще създаде връзки и циментови приятелства, без значение колко пари решите да похарчите.

Планирали ли сте някога семейно събиране или присъствали на такова? Какви съвети бихте споделили, за да спестите пари?