Годишна проверка на 15 стъпки за вашия малък бизнес - на път ли сте?
Финансовото здраве на вашия бизнес е критична част от неговия успех. Поне веднъж годишно отделете време, за да проучите как работи бизнесът ви и се уверете, че предприемате необходимите стъпки за постигане на целите си. Ето 15 стъпки, които можете да направите, за да направите точно това
Постъпления
Приходите са сумата пари, която вашият бизнес носи или печели, преди да бъдат изтеглени каквито и да било разходи. Без приходи вашата компания не може да реализира печалба и да бъде жизнеспособна в дългосрочен план. Ето как да гарантирате, че приходите ви водят до положителни финансови резултати.
Стъпка 1: Сравнете целите на приходите с действителните приходи
Всеки бизнес се нуждае от бюджет, който разгражда очакваните приходи и разходи. Но имайте предвид, че бюджетът не е предназначен за събиране на прах след изготвянето му. Това е жив документ, който може да ви помогне да вземете по-добри решения и да идентифицирате областите на подобрение през цялата година.
Изтеглете текущия си бюджет и сравнете целите си за приходи с действителните си резултати. Липсваше ли ви целта? Ако да, защо? Може да се наложи да коригирате разходите си, за да компенсирате недостига на приходи.
Ако постигнете или надвишите целите си за приходи, какво направихте правилно? Можете ли да го направите повече в бъдеще? Използвайте част от излишъка си от приходи, за да натрупате своя спешен фонд.
Стъпка 2: Диверсифицирайте
Докато преглеждате приходите, погледнете каква част от приходите ви идват от един клиент или от един продукт. Ако значителна част идва от един източник, какво би станало, ако този поток от приходи утре пресъхне? Би бил ли вашият бизнес в сериозни проблеми? Диверсификацията в нови продукти или пазари може да бъде рискована, но също така може да ви помогне да поддържате мярка за стабилност.
Стъпка 3: Аутсорсинг
Колко от времето ви се изразходва за задачи, генериращи приходи, като социални медии, счетоводство, поддръжка на уебсайтове или за справяне с привидно бездънна поща за електронна поща? Ако времето, което отделяте за тези задачи, възпрепятства растежа, време е да възложите тези области на бизнеса, за да можете да се съсредоточите върху увеличаването на приходите си.
Стъпка 4: Прегледайте списъка с клиенти
Имате ли клиенти или клиенти, които изтощават вашата енергия? Може би те са тези, които винаги се пазарят над цената или се оплакват, без значение колко усилено работите, за да им угодите. Може би е време да отрежете тези клиенти на свобода.
Когато стартират компания, обикновено е собствениците на фирми да поемат всеки платен клиент, без значение колко са трудни. Но в един момент тези проблемни клиенти могат да ви струват повече в загубено време и приходи, отколкото струват. Ако времето, което отделяте за клиенти за източване на енергия, ви мами да работите с клиенти, които обичате, учтиво и професионално ги уволнявайте.
разходи
Важно е да се съсредоточите върху продажбите и растежа, но ако не управлявате разходите, приходите излитат на вратата толкова бързо, колкото влизат. Ето как да станете по-наясно с разходите за бизнеса си.
Стъпка 5: Погледнете тенденциите през годината
Обърнете внимание на отчетите за печалби и загуби за последните няколко години. Как се променят разходите ви от година на година? Ако вашият бизнес се разраства, известно увеличение на разходите е разумно. В крайна сметка разходите често водят до приходи. Ако обаче не обръщате голямо внимание, някои разходи могат да излязат от употреба. Погледнете внимателно разходите си и вижте дали можете да намалите разходите, без да се отразявате негативно на качеството.
Стъпка 6: Прегледайте повтарящите се разходи
Бизнес моделът, базиран на абонамента, процъфтява. Вместо да купувате продукти и услуги според нуждите, плащате месечна или годишна такса, за да ги получавате редовно. Удобно е, защото вече няма нужда да се притеснявате дали няма да изтече продукт или да спрете услугата си. Но това удобство идва на цена, ако плащате за абонаменти, които не използвате.
Прегледайте абонаментите си и отменете всички, които вече не използвате. За онези, които решите да запазите, помислете дали подреждането на плана все още е подходящо за вас. Например, може да плащате за премиум функции във вашия софтуер за управление на счетоводство или социални медии, когато по-ниска степен версия от компания като Quickbooks би задоволил вашите нужди също толкова добре.
Професионален съвет: Ако вашият бизнес плаща на служители или контрагенти, задължително да имате надеждна компания за заплати. Бързи книги за заплащане интегрира направо във вашия софтуер за счетоводство Quickbooks, като прави всичко безпроблемно и просто.
Вземания
Вземанията за сметка са пари, които клиентите дължат за стока или услуги, които вече сте предоставили. Много бизнес е подпаднал, защото, въпреки че продажбите бяха силни, приходите му седяха в вземания, вместо в банката. Ето как можете да инвестирате няколко минути от времето си, за да поддържате силния си паричен поток.
Стъпка 7: Преглед на процедурите за събиране
Имате ли непогасени вземания, които са дължими 30, 60 или 90 дни? Време е да прегледате процедурите си за събиране. Изследване на Американските агенции за търговска колекция установи, че вероятността за събиране по делинквентна сметка намалява драстично, колкото повече остава неплатена. При изтичане на 30 дни имате 88,7% шанс за събиране, но при изплащане на 90 дни този шанс спада до 68,9%.
И така, как да избегнете трудно реализираните си приходи да бъдат вързани във вашия баланс?
- Съкратете условията за плащане. Изпращането на фактури на хартия и получаването на чекове е било норма. В тази среда даването на клиенти на 30 дни за плащане има смисъл, тъй като позволяваше закъснения по пощата. Днес повечето фактури за електронна поща и издават електронни плащания. Променете условията за плащане от „нето 30“ на „дължимо плащане при получаване“ и продължете след две седмици.
- Продължавайте с клиентите скоро, когато плащанията станат просрочени. Писмени писма за колекция и имейли лесно се игнорират. Вземете телефона и се обадете на клиенти, когато плащанията им закъсняват. Бързо ще разберете дали има проблем и може да работи за разрешаването му, като поддържа добри отношения с клиентите.
- Дайте на клиентите стимул за плащане. Стимулира клиентите да плащат рано или да санкционират тези, които плащат късно. Често срещан стимул е 10% отстъпка, ако клиентите плащат в рамките на 10 дни. Късните такси могат да бъдат фиксирана такса или процент от сумата на фактурата. Например, можете да таксувате 1,5% от неплатеното салдо на месец, като се започне, когато фактурата е просрочена за 30 дни.
Да останеш отгоре на вземанията и да извикаш просрочени клиенти е важна бизнес задача, но тази, за която много собственици на малки фирми нямат време или склонност. Ако тези задачи са винаги в дъното на списъка ви със задачи, имайте предвид, че те са отлични неща, които трябва да се възлагат.
Стъпка 8: Прегледайте Условията в договори и фактури
Клиентите ви няма да плащат по график, ако не знаят какъв е графикът ви. Уверете се, че вашите клиентски договори и фактури поставят ясни очаквания за това кога плащанията се дължат и какво се случва, когато плащанията закъсняват.
Например, ще спрете ли услугата? Ще изискате ли предварително плащане за бъдещи услуги? Ще ги изпратите ли в колекции? Когато във вашите договори и фактури са посочени условия, имате дискусионен чип в дискусиите с закъснели платци.
Задължения
Дължимата сметка е пари, които вашият бизнес дължи за неща като комунални услуги, инвентар и консумативи. Управлението на дължимите задължения е от съществено значение, защото ако не контролирате задълженията си, можете бързо да спечелите репутация на бавен платец с вашите доставчици и доставчици. Освен това може да ви струва пари под формата на закъснели такси, повишени лихви и дори загубени доставчици. Ето как да гарантирате, че управлявате отговорно вашите сметки.
Стъпка 9: Прегледайте късните такси
Вашият бизнес плати ли закъснели такси миналата година? Едно е да забравите плащане от време на време, но ако губите част от приходите си до забавени такси за просрочени задължения, трябва да установите причината.
Може би имате проблеми с плащането на сметките, защото клиентите ви бавно ви плащат. Или може би вашите книги са неорганизирани и бихте се възползвали от по-добрата система за счетоводство. Отново счетоводството и плащането на сметки са лесни области за аутсорсинг, ако те са нещо, с което се борите да се справите сами.
актив
Активите са стойностни позиции, които вашият бизнес притежава. Те включват материални вещи като пари, инвентар, мебели и оборудване, както и нематериални активи като авторски права, патенти и репутацията на вашия бизнес. Ако не следите правилно активите си, може да не знаете как се използват, кога те трябва да бъдат поправени или заменени или когато настъпи загуба. Ето как да осигурите защита на вашите инвестиции.
Стъпка 10: Прегледайте Вашия списък с фиксирани активи
Какво притежавате? Всеки бизнес се нуждае от график за дълготрайни активи, който включва описание на всеки актив, както и неговата покупна цена и дата. Това може да бъде обикновена електронна таблица или подробен график за амортизация, поддържан от вашия счетоводител. Поне веднъж годишно преглеждайте този списък, за да се уверите, че са добавени нови артикули, за да не пропускате ценни амортизационни отчисления в данъчната декларация.
Потърсете и предметите, които сте изхвърлили, които трябва да бъдат премахнати от списъка. Често предприятията заменят старо оборудване или го изваждат от употреба, но забравят да го извадят от регистъра на дълготрайните си активи. Ако се изисква да подадете декларация за лична собственост на бизнеса с вашата държава или местна власт, оставянето на стари активи в списъка може да означава, че плащате този данък всяка година.
Стъпка 11: Направете проверка за ремонт и замяна
Проверете физическите си активи, като превозни средства, оборудване, мебели и компютри. Някой от тях има ли нужда от поддръжка? Сега е подходящ момент да планирате това. Докато сте в това, помислете дали някой от физическите ви активи трябва да бъде заменен през следващата година или две. Ако е така, може да искате да започнете да отделяте средства за покриване на подмяната сега.
Стъпка 12: Следете вашата онлайн репутация
Репутацията на вашия бизнес не е договорена покупка в баланса, но не прави грешка: В днешния свят, фокусиран върху уеб, наблюдението на вашата онлайн репутация е от съществено значение.
Google име на вашия бизнес, за да видите какво се появява. Проверете отзивите в Yelp и други сайтове за преглед. Ако откриете отрицателни отзиви, отговорете на конструктивната обратна връзка по начин, който показва на клиентите, че искате да направите нещата правилни. Ако видите информация, която е неточна или неподходяща, погледнете как да я премахнете.
Други области
Ето някои допълнителни стъпки, за да гарантирате, че вашият бизнес е здрав и се насочвате там, където искате да отиде.
Стъпка 13: Прегледайте вашата правна структура
Вашият бизнес е еднолично предприятие, партньорство, LLC, S-корпорация или корпорация? Има ли тази правна структура все още смисъл? Ако вашият бизнес е нараснал значително след като сте избрали типа на вашето предприятие, говорете със своя счетоводител или съветник дали текущата ви бизнес структура все още е подходящата за вас.
Данъчната реформа направи няколко промени в данъчните правила за бизнеса, особено за корпорациите. Може да успеете да се възползвате от новите възможности за данъчно планиране и да намалите данъчната си сметка, като промените бизнес структурата си.
Стъпка 14: Проверете покритието на бизнеса си
Как се промени бизнесът ви през последната година? Промените в размера, структурата и бизнес модела на вашия бизнес могат да повлияят на вида и размера на застрахователното покритие, необходими за защитата му. Застрахователната програма, с която стартирахте, може би вече не е подходяща.
Насрочете среща със своя застрахователен агент, за да обсъдите дали трябва да добавите покритие или да увеличите лимитите си за обща отговорност, имущество, професионална отговорност, обезщетение на работниците или покритие на чадъра. Докато сте в това, вземете конкурентни оферти от други компании. Пазаруването наоколо може да ви осигури по-добра цена за същото покритие.
Стъпка 15: Тествайте вашата онлайн сигурност
Запазването на Вашата информация и информацията на Вашите клиенти е безопасно и поверително. Изпълнете следните стъпки от Националния алианс за киберсигурност, за да гарантирате, че вашите данни са защитени:
- Уверете се, че софтуерът за защита на всички ваши устройства е актуален, за да се предпази от вируси, злонамерен софтуер и други онлайн заплахи.
- Включете автоматичните актуализации на софтуера, ако това е опция.
- Винаги използвайте силни пароли и двуфакторна автентификация, когато е възможно.
- Резервно копиране на данните в облака или на отделен твърд диск редовно.
- Осигурете достъп до данни или критични системи е ограничен до служителите, които се нуждаят от тях, за да изпълняват своите задачи.
- Да има ясна политика за това какво служителите могат да съхраняват и инсталират на работните си компютри и устройства.
- Обучете служителите никога да не отварят подозрителни връзки в имейл или да посещават непознати уебсайтове.
Заключителна дума
Здравата компания не се отнася само до печалбите. Също така е за четене между редовете и задаване на правилните въпроси, за да видите как можете да подобрите бизнеса си. Стъпките по-горе отнемат време, така че ако не изглежда да отделите няколко дни за справяне с всичко веднъж годишно, отделете няколко часа всеки месец или тримесечие и разделете списъка на управляеми парчета.
Какъвто и метод да изберете, провеждането на проверка на бизнеса може да ви даде добър усет какво се случва с вашия бизнес и да ви помогне да избегнете финансови хикаци по-късно.
Редовно проверявате ли финансовото си състояние на бизнеса си? Какви стъпки бихте добавили към този списък?
