14 въпроса, които трябва да зададете при избора на доставчик на заплати за вашия бизнес
Ако вашият бизнес плаща на служители или контрагенти - дори ако това е еднолична собственост или микробизнес без традиционни служители, различни от вас, е време да потърсите доставчик на заплати за малък бизнес. Имате нужда от професионален партньор за заплати, ако:
- Изберете да облагате данъчните си LLC като корпорация - това е известно като S-corp избори, обща юридическа бизнес структура, която може да предлага данъчни облекчения за собственици на малки предприятия и собственици; или
- Възлагайте редовни задачи, проекти или бизнес услуги на независими изпълнители, на които плащате директно; и
- Не искайте да управлявате интензивния във времето и детайлите процес на изчисляване на разходите за заплати, извършване на работни заплати и поддържане на спазването на държавните и федералните изисквания за данъци и отчитане.
С десетки реномирани доставчици на заплати, отворени за бизнеса, изборът на такъв не е малка задача. И тъй като това е решение, което искате да вземете само веднъж, залозите не са тривиални. Изберете разумно или ще се върнете на пазара на доставчици на заплати преждевременно.
Основни съображения за избора на доставчик на заплати за малък бизнес
Докато оценявате много опции за обработка на заплати за малкия бизнес там, разгледайте следните важни фактори, за да гарантирате, че правите най-добрия избор за вашия бизнес и неговите служители.
1. Има ли добра репутация?
Доставчиците на заплати с добра репутация са склонни да изпълняват своите обещания. Въпреки очевидната си простота, провеждането на ведомост е сложно начинание с много движещи се части зад кулисите. Провалът на MyPayrollHR, облачен процесор през септември 2019 г., който внезапно се затвори след последния кръг на оттегляне на работодатели, е предупредителна приказка за работодателите, убедени, че доставчиците на заплати са взаимозаменяеми.
Натрупвания като QuickBooks ТРЗ са добавяли и усъвършенствали функциите за заплати и HR в продължение на много години и са култивирали жестоко лоялни последствия в процеса. Ако не ви е удобно да поверите най-важната некорректна бизнес функция на вашата компания на излишен старт, който може или не може да се справи с претенциите си, потърсете вместо това утвърден играч.
2. Справя ли се с изчисляване и плащане на данък върху заплатите?
Управлението на данъците върху заплатите е отнемаща време и детайлно ориентирана перспектива, която кара безброй собственици на фирми, които иначе биха направили своя собствена ведомост в ръцете на доставчиците на заплати. Защо да плащате за обработка на заплати, която не включва автоматизирано изчисляване на данък върху заплатите, подаване и плащане?
Ако предпочитаният от вас доставчик на заплати не предлага цялостно управление на данъците на всички ценови точки, помислете внимателно преди да продължите. Най-малкото, пролет за план, който включва управление на данъците.
3. Подходяща ли е за мобилни устройства и за мобилни устройства??
Рядко е приложението в облака, което не рекламира своята „мобилност за мобилни устройства“. Приложенията за мобилни устройства имат чист текст с по-голям предна част и ясни икони, които изглеждат четливи и отчетливи на устройства с малък екран като смартфони. Това е съществено съображение за всеки собственик на бизнес или водещ ведомост, който иска гъвкавостта да управлява и изпълнява заплати в движение.
Но удобството за мобилни устройства не е единственото съображение за честите мобилни потребители. Ако очаквате да свършите някаква значителна работна заплата от вашия смартфон или таблет или планирате да наемете специалист по човешки ресурси, който да направи същото, изберете доставчик на заплати с отлична мобилна функционалност - не този, чието мобилно приложение или сайт представлява бледа имитация на неговият пълнофункционален десктоп продукт.
4. Печели ли висока оценка от потребителите?
Не всички доставчици на заплати се радват на лукса на присъствието или на предимствата на статута на домакинство. Повечето не го правят. Разглеждайки само онези процесори с многогодишни постоянни резултати, може да пропуснете качествени ъпдейти, които правят нещата по различен начин и по-добре от самодоволните.
Започнете търсенето на надеждна информация за по-новите процесори за заплати, като комбинирате чрез реномирани технологии и бизнес публикации, включително Money Crashers, за безпристрастни прегледи. Допълнете експертните отзиви с обратна връзка, оставена от действителните потребители на платформи като Capterra. И проверете за модели на жалби с държавни адвокати като генерални и частни арбитри като Better Business Bureau.
5. Предлага ли интегрирано проследяване на времето?
Интегрираното проследяване на времето обикновено не е прекъсвач на сделките за малки предприятия с равномерно наети служители, които са освободени от заплащане за извънреден труд или за тези, които изключително разчитат на трудов договор.
Но е от критично значение за работодателите с почасови служители и двойно повече, когато тези служители работят в различни часове всеки период на заплащане. Ресторанти и кафенета, доставчици на поддръжка на имоти и сезонни бизнеси от всякакъв тип имат обширни нужди от отчитане на времето, които изискват тясно интегриране на заплатите.
6. Веднъж настроен ли, тече ли тегленето на ведомости автоматично?
Ръчното заплащане е значително източване на време за предприятия с множество служители и изпълнители. Вместо да се примирите с това да прекарвате часове, като се уверите, че сте готови да изпълните ведомост, изберете доставчик на заплати, който автоматизира процеса след първоначалната настройка. Например всички QuickBooks ТРЗ ценовите точки предлагат автоматична ведомост за заплащане на служители на директен депозит, винаги с възможност за предварително преглед на изпълнението и възможност за добавяне на специални компенсации като бонуси и комисиони при нужда.
7. Позволява ли директен депозит за един ден?
Всичко останало се движи по-бързо в наши дни. Защо да не обработите директния депозит на вашия доставчик на заплати?
Двудневният стандарт за директен депозит е почти толкова остарял, колкото чековата хартия. С безработицата близо до исторически ниски нива, талантливите работници търсят извинение, за да продължат напред. За вече недоволните служители бавната обработка на заплатите често е пословичната сламка, която разчупва гърба на камилата. Няма причина да изкушава съдбата.
В зависимост от плана, водещите платформи за обработка на ведомости като QuickBooks Payroll предлагат директен депозит на следващия ден и същия ден, намалявайки или премахвайки разликата между изтегляне на заплати и депозит. Това е функция, която ви позволява да продавате бързо плащане като едно от многото благоприятни за служителите предимства, които предлагате нови наемания.
8. Лесно ли е за използване от непрофесионалисти?
Дори и да имате ресурси да наемете книжар на непълно работно време или на пълен работен ден, платформата за заплати, създадена с хора, които не са счетоводители, ще ви служи по-добре. Заплащането е лесно да се усложнява. Но това не е ракетна наука, така че няма причина да разчитате на подчинен или външен доставчик, за да се ориентирате в интерфейса на пакета си за заплати или да интерпретирате неговите доклади.
Преди да закупите план за заплати, отделете известно време, пресявайки съдържанието на помощ на доставчика. Потърсете обширни архиви, видео уроци, написани от експерти статии на обикновен английски и генерирано от потребители съдържание. Гледайте и четете това съдържание, за да усетите интерфейса и възможностите на платформата, след което се запитайте: Мога ли да използвам този софтуер за изпълнение на заплати без да правя скъпа, отнемаща време грешка в изчислението?
9. Цената е подходяща?
Заплащането е една област, в която плащането на повече за продукт с по-високо качество обикновено се отплаща. С други думи, вие получавате това, което плащате тук.
Но не плащайте за функции и възможности, от които не се нуждаете, нито плащайте повече, отколкото струват за тези, които правите. Намерете доставчик на заплати, който предлага множество опции за план, обхващащи диапазон от ценови точки, толкова по-добре да мащабите, когато добавяте служители и посрещате по-сложни HR предизвикателства.
Докато оценявате потенциалните доставчици на заплати, обърнете голямо внимание на количеството и качеството на съответните характеристики на плановете. Когато сравнявате планове за начално ниво, предлагани от двама доставчици, потърсете забележителни пропуски или включвания на добре дошли. След това сравнете техните цени, за да определите коя е по-добрата стойност.
10. Получават ли нови потребители специални цени?
Много доставчици на заплати предлагат специални цени за нови сметки. Безплатни пробни периоди, най-често простиращи се 30 дни - а понякога и по-дълги - са доста често срещани. Така са и по-дългите отстъпки. Например, QuickBooks ТРЗ предлага 50% отстъпка за три месеца, което е равностойно на 45 дни безплатно, за нови потребители, които се отказват от 30-дневния безплатен пробен период.
11. Помага ли при новото отчитане под наем?
Държавните регулатори на труда изискват предприятията да отчитат нови наеми, малко след като се появят. Нито един доставчик на заплати не подава нови отчети за наемане от ваше име. Но мнозина предоставят необходимите ви форми, за да го направите точно и бързо.
12. Гарантира ли резултатите от данъка върху заплатите?
QuickBooks ТРЗ не е единственият доставчик на заплати, който автоматично изчислява, файлове и плаща такси за заплати с минимален вход, изискван от потребителите. Но заслужава похвала за удобна за клиента функция за данъчно облагане. Безплатната му гаранция за данъчно наказание обещава да възстанови IRS наказателни такси и лихви до 25 000 долара годишно, когато препратите своето данъчно известие за IRS в рамките на 15 дни от получаването.
Независимо от финия печат, безплатната гаранция за данъчни санкции на QuickBooks за заплащане осигурява достатъчно спокойствие за собствениците на фирми, притеснени от небрежността на техния процесор за заплащане, която се връща, за да ги захапе. Това е жест, който репликират няколко доставчици на данъци върху заплатите.
13. Съдържа ли разнообразие от структури на заплащане и работни класификации?
Вашият доставчик на заплати не трябва да има проблеми с приспособяването на нуждите на вашата работна заплата, независимо колко сложни или променливи. Потърсете доставчици, които улесняват промяната на неща като часови ставки на служителите, надценки за извънреден труд, специални ставки на заплащане, освободен статут и бонус. Имате нужда от доставчик на заплати, който расте с вашия бизнес, докато добавяте и популяризирате изпълнители и служители.
14. Интегрира ли се или предлага директен достъп до други HR продукти?
Обработката на заплати не е единствената нужда от бизнес услуги за човешки ресурси, докато те растат. Останете една крачка пред вашите планове и избягвайте нежелани несъвместимости между настоящи и бъдещи HR функции, като изберете пакет за обработка на заплати, който се интегрира безпроблемно с други основни HR и счетоводни продукти, като администрация на обезщетенията и управление на компенсации на работниците. Потърсете стимули за закупуване на няколко услуги едновременно. QuickBooks ТРЗ клиентите получават 50% отстъпка за три месеца, когато се регистрират за QuickBooks Accounting, например.
Заключителна дума
Изборът на вашия доставчик на заплати ще има осезаем ефект върху вашия малък бизнес. Идеалният доставчик на ведомости за отплащане отчита повечето от тези кутии, наред с други:
- Напълно мобилно и мобилно функционално изживяване
- Лесна употреба за непрофесионалисти
- Отлична стойност за различни случаи на употреба
- Функции с добавена стойност като интегрирано проследяване и отчитане на времето
- Пълно спокойствие относно управлението на данъка върху заплатите
- Гъвкавост и мащабируемост за разрастващи се предприятия с комбинация от независими изпълнители и служители на непълно работно време
- Ръчни операции, включително автоматична обработка на заплати
- Удобни за служителите функции, като директен депозит в същия ден
Това са разумни искания за предприятията, които търсят доставчик на заплати с пълна услуга, който прави добре своите обещания.
Някои бизнеси имат и други, които не могат да се договарят, и за бъдещите доставчици на заплати. Не се страхувайте да натискате контактите си за продажби, за да обясните как могат да удовлетворят вашите нужди. Ако наистина искат вашия бизнес, ще направят всичко възможно, за да преминат през него.
Имате ли предпочитан доставчик на заплати за малък бизнес? Кое е любимото ти нещо в него?
