14 съвета за повишаване на производителността и избягване на разсейвания при работа у дома
Работя от вкъщи през последните осем години. И макар че определено сега ми е удобно да го правя, в началото имаше много нарастващи болки. Веднъж се заключих в банята, за да провеждам непрекъснат конферентен разговор с клиент - не съвсем олицетворение на професионализма. Ако обаче отделите време да се подготвите за работа от вкъщи и да създадете атмосфера, благоприятна за професионализъм и производителност, е повече от възможно да изградите процъфтяваща кариера.
Съвети за производителност за работа у дома
Да останеш на работа в работно пространство, което включва деца, незабавен достъп до социални мрежи и безкраен брой разсейвания може да бъде трудно. Ето някои съвети и трикове, които съм подбрал след почти десетилетие работа от дома.
1. Създайте специален офис пространство
В натоварено домакинство може да бъде твърде лесно да оставите децата да си натрупват домашното на бюрото или да си играят на компютъра, но това едва ли създава професионална атмосфера. Ако домът ви е достатъчно голям, за да помести цяла стая, посветена единствено на работа, вие сте един от късметлиите. Ако не, просто установете зона, в която можете да използвате компютъра си, да говорите по телефона и да съхранявате важни документи.
Но дори и да сте сами вкъщи, разполагането с специално офис пространство има смисъл - не просто да ви помогне да сте фокусирани, но и да ви спести пари от данъци. За да претендирате за приспадане на данъка за домашния офис, измерете отделеното от вас офисно пространство и изчислете процента на вашия дом, който представлява (офис от 200 квадратни фута в дом с площ 2000 квадратни фута би бил 10%). След това можете да приспаднете този процент от разходите, свързани с вашия дом, като комунални услуги и подобрения в дома.
За да отговаряте на условията за приспадане на домашния офис обаче, трябва да използвате вашия офис изключително и редовно за бизнес. Ако го използвате само небрежно или го споделяте с цялото си семейство, то вече не отговаря на изискванията. Ако имате допълнителни въпроси, консултирайте се с данъчен специалист, който е специализиран в данъците за малък бизнес.
2. Инвестирайте във вашия офис
Важно е работното пространство в дома ви да има всички принадлежности, които бихте очаквали в професионален офис. Разбира се, това, което всеки счита за необходимо, зависи от вкуса и професията. Някои елементи, които може да помислите, включват:
- Надежден, специализиран компютър
- Качествена интернет връзка
- Стационарен бизнес телефон или мобилен телефон само за бизнес
- Система за подаване
- Общи офис консумативи (купете ги на разпродажба за училище за най-добрите оферти)
- Добър принтер
- Удобни мебели за домашен офис, включително офис стол
Снабдяването с остарял компютър или тичането до магазина за печат може да ви струва време и производителност. И ако сте самостоятелно заети, можете да приспаднете всички стоки, закупени от вашия домашен офис, върху данъците за тази година. Просто не забравяйте да запазите разписките си.
3. Създайте ежедневен списък със задачи
Определянето на приоритети е важно в офиса и безкрайно повече, когато работите от дома. Без шеф да надниква през рамо или колеги да отскачат идеи, зависи от вас да подредите списъка си със задачи. Това може да ви помогне да останете на път и да избегнете чувството на преумора.
Бързо очертайте какво трябва да се направи през определен работен ден, след което номерирайте всеки артикул по ред на приоритет. Когато денят свърши, незабавно прехвърлете всичко, което не сте постигнали, в списъка на следващия ден, за да сте сигурни, че нищо не се промъква през пукнатините.
Можете също да опитате някои приложения и инструменти, за да поддържате себе си на път. Харесвам Teuxdeux за създаване и приоритизиране на списъци, както и за водене на бележки онлайн. Ако предпочитате да управлявате списъка си със задачи със смартфона си, не забравяйте, че млякото работи със Siri, което ви позволява да създавате списъци чрез глас, вместо да ги пишете. Или опитайте Направи го утре, наличен за iOS и Android. Помага да планирате списъка си със задачи на ден предварително, така че нищо да не се отменя - дори ако не можете да стигнете до него днес.
4. Включете семейството си
Ако имате деца у дома, се нуждаете от сътрудничество на всички, когато се отнася до кариерата ви. Обадете се на семейна среща и обяснете на децата си, че трябва да се съсредоточите в работното време - и помолете съпруга си за ръка, за да поддържате децата забавлявани и заети. Работата от дома се превръща в усилие на екипа, когато молите всички да направят своята роля, за да ви помогнат да останете продуктивни.
Едно семейство, което познавам, използва „системата за стопиране“. Родителят, който работи вкъщи, поставя червен, жълт или зелен кръг на вратата на офиса въз основа на случващото се през този ден: Зеленото означава да влезете веднага, жълтото означава да поискате първо, а червеното означава да не смущавате. Това прави производителността един вид игра за деца по много визуален и лесен за разбиране начин.
Но дори и да нямате деца, може да се наложи да съобщите нуждите си от тиха работна среда на значимия си друг. Ако вашият съпруг или партньор работи в по-традиционна обстановка, идеята за домашен офис може да изглежда небрежна, което води до шум и смущения, когато се опитвате да се концентрирате. Задайте основни правила за работното си пространство, като чукайте преди да влезете в офиса си или спазвате спокойно време между определени часове.
5. Останете на задача
Проверката на имейла ви е необходимо, когато комуникирате, особено ако това е любимият метод за комуникация на вашите колеги. Въпреки това, постоянно натискане на този раздел за електронна поща може да възпрепятства вашите собствени проекти и да наруши работния процес.
Вместо това затворете имейла си, изключете всички известия по телефона и проверете съобщенията и социалните мрежи само в определено време през целия ден. Дори и да проверявате на всеки 30 минути, пак ще отбележите солидно, непрекъснато работно време. Друг вариант да поддържате чиста пощенска кутия и да спрете да се отклонявате от лични съобщения е да създадете отделен имейл адрес само за работа и да полагате усилия да четете, сортирате и отговаряте на кореспонденцията съответно.
Ако сте склонни да проверявате любимите си уебсайтове, когато трябва да работите, опитайте да използвате LeechBlock, разширение, което ви позволява да „забранявате“ сайтовете за смучене на време между определени часове - дори можете да зададете „разрешени“ времена за регистрация, например като пет минути на Facebook след 45 минути работа. В момента LeechBlock работи само за Firefox, но други браузъри имат подобни разширения - WasteNoTime за Safari и StayFocusd за потребители на Chrome.
6. Използвайте специален браузър
На компютъра си имам два различни браузъра: един за работа и един за ежедневен сърф. Небрежният сърфиращ браузър е пълен с разсейвания, от отворени раздели до отметки, известия по имейл и съобщения. Когато имам свободно време, използвам браузъра си за сърфиране, за да мога бързо да проверя любимите си сайтове и да се свързвам с други.
От друга страна, браузърът ми за работа е почти напълно гол. Поддържам само отметки, свързани с работата, и го допълвам с приложения и разширения, които ми помагат да оставам продуктивен. Резултатът е възможност за достъп до Интернет, без да се разсейвате от забавни видеоклипове или емисии в социалните мрежи.
7. Организирайте се
Когато работите от вкъщи, работата ви всъщност може да стане по-стресираща. Изведнъж се биете между домашния и служебния живот и един тесен график може да наруши работния ви процес. Това означава, че трябва да направите всичко възможно, за да оптимизирате и организирате домашния си офис.
Организацията, преди да седнете някога на бюрото си, може да ви направи по-малко стресирани и по-продуктивни през целия ден. Едно от любимите ми приложения за организирана организация е Evernote, приложение за iOS, Android и Windows. Тя ви позволява да съхранявате идеи, бележки, снимки и напомняния всичко на едно място, което го прави идеален за онзи момент „еврика“, когато сте далеч от бюрото си.
Поддържането на чист офис също е много благоприятно да останете на върха на нещата. Като организирате и подавате свободни документи, ще прекарвате по-малко време в търсене на тях, когато дойде моментът, в който имате нужда от тях. Кабинетът за подаване струва около 50 долара и това ви плаща повече от спестено време и повишена производителност. Освен това прави работната ви среда много по-приятна.
8. Създайте зададени часове
Не винаги е лесно ясно да разграничите домашния си живот от работния си живот, когато компютърът ви е само на няколко метра. Най-добрият начин да се справите с изгарянето от работа е да създадете график. Въпреки че може да е невъзможно напълно да игнорирате работата си след часове - особено ако работите като фрийлансър и имате строги срокове - винаги можете да давате приоритет. Задайте правило, че работното ви време е 9:00 до 17:00 и след това отговаряте само на спешни имейли.
Ако работата ви изисква да следите часовете си, приложение като Toggl може да бъде от голяма помощ. Той отбелязва времето, което сте работили и ви позволява да изпращате актуализации и графики на вашите ръководители. Но дори и да не е необходимо да предавате часовете си, това може да увеличи вашата производителност, като ви информира колко време сте прекарали в проект и колко време сте прекарали в сърфиране в мрежата.
Само не забравяйте, че когато планирате работния си график, трябва да планирате и почивки и хранения. Те са неразделна част от запазването на вашия здрав разум. Сутрешна почивка, обедно хранене и следобедна почивка - дори ако това е просто да се отдръпнете и да посетите любимите си уебсайтове - може да ви помогне да останете съсредоточени и да избегнете задържане, когато трябва да работите.
9. Яжте в кухнята
Яденето на бюрото ви може да ви се струва безразборно, когато работите вкъщи, но откривам, че ако запазя закуска в компютъра си, скоро ще се разсейвам от акта на хранене. Тъй като за мен е почти невъзможно да работя, докато едната ръка пренася храна в устата ми, обикновено в крайна сметка я използвам като извинение да престана да работя и да сърфирам наоколо вместо това.
Най-добрият ви залог е да превърнете домашния си офис в зона без храна. Дръжте бутилка вода или чаша кафе под ръка за бързи глътки, но оставете основното хранене за кухнята или трапезарията. По този начин получавате заслужена почивка, но когато се върнете на бюрото си, сте готови да започнете работа.
10. Инвестирайте в слушалки
Преди няколко години съпругът ми ми направи чифт слушалки за шумопотискане за Коледа. Не осъзнавах, докато не започнах да ги нося за работа какъв замислен и безценен подарък бяха.
Помислете за всички шумове в дома, които могат да нарушат концентрацията ви. Звънен телефон, силен телевизор, игра на деца, звънец на вратата и дори редовни разговори могат да ви накарат да загубите влака си от мисли или да се осуетете. И тъй като не е възможно (нито е честно) да очаквате, че целият шум просто спира, когато работите, слушалките за намаляване на шума са следващото най-добро нещо.
Те излъчват честота, която помага за заглушаване на редовните шумове в домакинствата и са особено ефективни, когато са сдвоени с музика. По същия начин, White Noise Lite може да бъде спасител. Просто натиснете океанските звуци, за да се съсредоточите по-добре върху работата, когато сте в „зоната“. Слушалките също работят като чудесен индикатор за семейството ми - ако са включени, това означава, че мама работи и не трябва да се притеснява.
11. Използвайте облачно споделяне на файлове
Телекомуникацията може да означава постоянно споделяне на файлове между вашия дом и офисите на вашата компания. Въпреки че е възможно да изпращате имейли напред и назад, прикачените файлове могат да се изгубят при разбъркване, особено ако редовно актуализирате копия.
Отлично решение е облачна базирана услуга за споделяне на файлове, като Dropbox, Google Drive или Trello. С възможността за актуализиране в реално време споделянето на файлове почти напълно премахва проблема с работата със остарели документи. Можете дори да отменяте минали файлове, за да намалите объркването, позволявайки на колегите, шефа или клиентите си достъп. Той също така поддържа вашата пощенска кутия без огромни файлове, които заемат значително място.
12. Водете безупречен календар
Това, че присъствате през целия ден, може да означава много многозадачност, като например да карате децата на срещи или да прекарвате обедния си час по телефона. Солидният календар ви помага да избегнете прекалено планиране и двойно резервиране. Използвайте Microsoft Outlook, Worktime за iOS или My Work Schedule за Android - или просто календара на вашия смартфон.
Освен това, опитът да се синхронизирате с колеги и клиенти може да бъде болка, когато не работите заедно във физически офис. Настройте срещи с споделен календар на Google и можете да се регистрирате и да изберете времеви интервал, който работи за всички. Можете също да изпращате покани и потвърждения.
13. Потърсете помощ
Не е нужно да го правите сами. Наемете детегледачка за децата си или помислете дали да наемете помощник или домакиня, за да намалите обхвата на вашите отговорности и да се концентрирате. Винаги наемам помощник на майка за няколко часа всеки ден през лятото, когато децата ми са на почивка в училище. Получавам малко непрекъснато работно време и децата ми получават необходимото допълнително внимание.
Независимо дали имате деца или летите соло, работата вкъщи означава, че непрекъснато ви напомня за всички задължения, които трябва да свършите, добавяйки слой стрес към традиционната работа в офиса. Ако почувствате, че изоставате, помолете партньора си да се намеси и да поеме отговорностите, които ви разсейват най-много. Можете да бъдете по-продуктивни, ако се съсредоточите 100% върху работата, а не върху мръсните чинии в мивката или поръчките, които трябва да изпълните.
14. Излезте и се социализирайте
Наистина е лесно да станете практически залепени за вашия офис стол, особено когато той е удобно разположен в близост до вашата кухня и легло - в края на краищата, какво още ви трябва? Важно е обаче, ако работите у дома, да положите усилия да излезете от къщата и да се социализирате редовно.
Независимо дали става въпрос за обяд в офис, ходене на панаир за работа или конвенция в индустрията или дори среща с група други професионалисти в дома, можете да бъдете по-продуктивни, след като прекарате известно време далеч от работа. Нещо повече, можете да вземете съвети и идеи от други професионалисти като вас.
Ако чувствате, че сте прекалено заети, за да излезете от къщата и да се свържете с други хора, считайте това за част от работата и молив навреме далеч от бюрото си като среща. Дори само да се насочите към фитнеса за половин час, вероятно ще се почувствате много по-човешки, когато можете да си починете, да излезете навън и да говорите с хората през деня.
Заключителна дума
Докато работата у дома има много предимства, това със сигурност може да бъде трудно, ако не сте подготвени за нейните предизвикателства. Като тествате водите и виждате какво наистина ви помага да следите и да изпълнявате задачи, можете да превърнете концерта в дома си в жизнеспособна кариера - такава, която предлага най-доброто както в професионалния, така и в личния свят.
Работите ли от вкъщи? Кои са най-добрите ви съвети за производителност?
