5 стъпки за решаване на проблеми - процес и стратегии за успех

Разбира се, способностите за решаване на проблеми варират значително от един човек до друг - някои от нас превъзхождат в разрешаването на всеобхватни дилеми, докато други са по-умели при вземането на основни ежедневни решения. Изследователи от Центъра за изследвания на обучението и преподаването в Мичиганския университет смятат, че трудностите при решаването на проблеми обикновено произтичат от следните два въпроса:

Неточност в четенето. Неправилното тълкуване на даден проблем може да произтича от неговото възприемане, без да се концентрира върху неговия смисъл. Тя може да бъде резултат и от четене на непознати думи, пренебрегване на важни факти и започване на преждевременното му адресиране. Просто казано, много хора изпитват затруднения в точното формулиране на проблем и впоследствие разработват неадекватни или неправилни решения.
Неточност в мисленето. Древните гърци наричали способността да разсъждават правилно „логиката“. Днес понякога ние наричаме тази способност като „прагматизъм“ - система на мислене за определяне на смисъл, истина или стойност. Лошите решения произтичат от липсата на яснота, така че нерелевантната информация се разглежда в процеса на решаване на проблеми. Понякога преследваме решения, които не отговарят на планираните ни цели или не успяваме да разделим сложните проблеми на разбираеми части, когато ограниченията на времето ни принуждават към преждевременни решения.

Всеки от нас всеки ден взема решения, които се отразяват на нашето щастие, кариера и удовлетвореност от живота. Като научите и практикувате уменията на доказани решаващи проблеми - и следвайки необходимите стъпки - можете да повишите самочувствието си, да намалите междуличностните конфликти и да намалите общия стрес.

1. Определете проблем

Пълното разбиране на проблема преди разработването на възможни решения е от съществено значение. Някои проблеми изглеждат прости - да решим какво да ядем за закуска, какво да облечем за работа, дали да вземем масов транзит или да шофираме - и техните решения рядко имат реално влияние върху живота ни. Другите проблеми са невероятно сложни и имат дългосрочни последици: избор на кариера, за когото избираме да се оженим, или дали да продължим висше образование.

Проблемите се усложняват допълнително поради емоциите и дали възприемаме прилагането на решение като болезнено или приятно. Фактът, че много от нашите решения имат последствия далеч в бъдещето, води до отлагане и допълнителна сложност.

Начинът, по който мислим или определяме даден проблем, може да доведе до пропуснати възможности, неадекватни или непостоянни решения, ненужни разходи, загубено време и продължаващо неудовлетворение и стрес. Пример за това е, когато опростяваме проблемите, като търсим единични, или, или краткосрочни решения, като същевременно пренебрегваме дългосрочните последици.

Например, забързан родител, който трябва да сервира вечеря, може да изтича до магазина за ядене за тази нощ и може да повтаря това поведение няколко пъти седмично. Търсейки краткосрочното решение (купете тази вечер вечеря) и пренебрегвайки по-дългосрочното решение (направете едно голямо, добре планирано пътуване с хранителни стоки предварително), той или тя губи време, бензин и усилия и се справя с многократно безсилие.

Обикновено има редица решения и действия, които можем да предприемем, за да разрешим даден проблем, всяко от които има различни краткосрочни и дългосрочни ефекти, които трябва да бъдат разгледани. Разширяването на дефиницията на проблема чрез предоставяне на повече подробности може да стимулира критичното мислене и да доведе до множество, често иновативни решения. По-добрите разрешители на проблеми знаят, че задаването на повече въпроси, преди да се опитат да намерят решение, обикновено носят по-добри резултати.

Значението на точно описание

Чарлз Кетъринг, ръководител на научно-изследователския отдел на General Motors от 1920 до 1947 г., твърди: „Добре посочен проблем е проблем, който е решен наполовина.“ Статия от 2012 г. в Harvard Business Review се съгласи, казвайки: „Добре дефинираните проблеми водят до пробивни решения“. Авторите вярват, че по-голямата част от компаниите и физическите лица не са достатъчно строги в дефинирането на проблемите, които се опитват да решат и артикулират защо решението е важно.

Например почистването на брега на Аляска след разливането на петрола в Exxon Valdez през 1989 г. струва значително повече от очакваното и отнема повече от 20 години, предимно поради неспазване на факта, че нефтът в субарктическите води става сиропиран. Ниският вискозитет на течността затруднява изпомпването му до бреговите станции за събиране.

След като проблемът се разшири от „пречистване на маслото“, за да включва „вискозитет на материалите“, химикът в циментовата индустрия предложи решение, което да вибрира замразеното масло в баржите, докато се изпомпва, запазвайки го течност. В резултат на това почистването бе ускорено с потенциални спестявания от милиони долари.

Използване на метода на Киплинг за дефиниране на проблеми

Първата стъпка при решаването на всеки проблем е ясно, сбито твърдение - това, което защитниците наричат „твърдение на проблема“. Методът Киплинг, кръстен на стихотворението на Ръдиард Киплинг от 1902 г. в книгата си „Просто толкова истории“, е една от най-популярните системи за дефиниране на проблем. Понякога наричана системата „Пет Ws и One H“, журналистите често я използват, за да съобщят фактите от ситуацията.

Стихотворението подчертава шестте компонента, необходими за правилното поставяне на проблем:

Какво е проблемът?
Защо е коригирането на проблема важен?
Кога възникна ли проблемът? Кога трябва да се реши?
как случи ли се проблемът?
Където възниква проблемът?
Кой влияе ли проблемът?

Изявлението на проблема трябва да бъде възможно най-ясно и пълно. Например един извратен студент, който обмисля дали да посети колеж, може да заключи, че „не мога да отида в колежа през този следващ семестър“. Това решение отразява погрешно твърдение на проблема за липса на средства, а не рамка за разработване на решения, които да позволят присъствие.

По-добро заявление за проблем може да бъде: „Аз (който) няма средства, за да платя за следващия семестър обучение и такси (какво) в UCLA (къде) до 1 септември (кога). Бях освободен от лятната си работа и не мога да спестя толкова, колкото се надявах (как). В резултат на това моята степен и началото на кариерата ми ще се забавят поне шест месеца (защо). " Разширеното изложение на проблема може да доведе до други решения като търсене на стипендии, заемане на средства, посещение на различен колеж за по-ниско обучение, работа на непълно работно време, докато посещавате училище, намаляване на други разходи за спестяване или комбинация от всички.

2. Разработване на алтернативни решения

Обща бариера за успешното решаване на проблеми е разчитането ни на предишен опит, особено на тези, които изглеждат подобни на настоящата ни ситуация. Според психолога Г. Стенли Хол хората са до голяма степен навици и нашите дейности и решения често са автоматични рефлекси, базирани на нашите лични пристрастия, стереотипи и история.

Много учени смятат, че навикът е естествената последица от еволюцията, компромис между огромното потребление на енергия в мозъка - мозъците представляват по-малко от 2% от телесното тегло на човека, но консумират до 20% от нашия калоричен прием - и оцеляване , Бягането от ръмженето на невидим лъв несъмнено спаси повече от нашите предци, отколкото чакаше да потвърди присъствието му.

За съжаление, тази тенденция да се прилага един и същ опит към всеки проблем може да доведе до лоши решения. Както американският психолог Ейбрахам Маслоу каза: "Ако имате само чук, виждате всеки проблем като пирон."

С изключение на въпросите, свързани с математиката или фактите, малко проблеми имат едно решение. По-добрите разрешители на проблеми използват различни стратегии за разработване на множество решения, преди да стигнат до решение. Тъй като оптималното решение обикновено се открива чрез сравняване на алтернативни резултати, теоретизирането на множество избори и техните резултати е благоприятно.

Техники за разработване на множество решения на един проблем

По време на този етап целта е да се генерират възможно най-много потенциални решения, без да се обмисля дали те са реалистични, практични или ефективни. Полезните техники за разбиване на старите навици на мислене включват следното:

аналогии. Помислете за подобни проблеми от вашето минало и адаптирайте техните решения към настоящата ситуация. Например, една компания, която се стреми да пусне на пазара нов софтуерен продукт, може да обмисли обичайните тактически маркетингови тактики - одобрения на знаменитости, ниски въвеждащи цени или национална реклама - да внедри продукта.
Мозъчна атака. Тази техника изисква да изключите вътрешния си цензор и да произведете възможно най-много решения на даден проблем, без значение колко далеч е измислен. Често наричани „креативно мислене“ или „мислене извън кутията“, изключителните решения могат да бъдат резултат от комбиниране, разширяване и подобряване на оригинални мисли. IDEO, награждавана фирма за дизайн и разработка в Силиконовата долина, кредитирана с такива продукти като оригиналната мишка Apple, матрака Tempur-Pedic и революционния PillPack, разчита до голяма степен на мозъчната атака за нови идеи.
Разделяй и владей. Разбийте голям, сложен проблем на по-малки, разрешими проблеми. Например, целта на НАСА да постави човек на Луната през 60-те години на миналия век беше постигната чрез едновременно решаване на по-прости инженерни проблеми, вариращи от това как да подреждате две или повече ракети една върху друга (многоетапни), до подбор и обучение на астронавти.
Анализ на средства и край. Започнете с желания резултат и работете назад през критичните стъпки, необходими за постигане на целта ви. Например, получаването на повишение обикновено изисква положителна препоръка от началник. Въпреки това, началниците обикновено оценяват кандидатите по техните записи на предишни успешни задачи. Наличието на възможност за работа по задание зависи от постоянното посещение на работниците и работните навици и т.н., и така нататък, докато стигнете до началната точка на анализа си.
Анализ на първопричините. Вместо да се фокусираме върху проблема, фокусирайте се върху причината за проблема. В по-ранния пример за разливане на масло първоначално проблемът се смяташе за удълженото време и разходи за усилията за почистване. Основната причина обаче беше трудността с бързото изпомпване на гъсто масло в съоръженията за съхранение.
Проба и грешка. Когато времето не е съобразено и промяната е сравнително проста за изпълнение, помислете да опитате всичко, докато постигнете оптималната стратегия. Поуките, извлечени от нашите грешки, често са по-ценни от тези, извлечени от нашите успехи. Както Томас Едисън каза, когато говореше за изобретението си на електрическата крушка, „Не съм се провалил. Току-що открих 10 000 начина, които не работят. "

Времето, необходимо за разработване на множество решения, трябва да бъде пропорционално на мащаба на проблема и неговото въздействие. В същото време опитът да се разработят решения в името на повече възможности рядко си струва, особено след продължителен период от усилия. Когато ви е удобно, че сте изчерпали възможностите, време е да оцените потенциалните решения.

3. Изберете оптимално решение

Критичното мислене е процесът на концептуализиране, прилагане, анализиране, синтезиране и оценка на информация за насочване на вярата и действията, според Фондацията за критично мислене. Това е научен процес, предназначен да избегне пристрастия, изкривявания, предразсъдъци и несъответствия и е от съществено значение за ефективното решаване на проблеми. Необходимо е критично мислене, за да се оценят потенциалните решения на даден проблем и да се определи кое би било най-вероятно да доведе до най-добрия общ резултат.

Елиминирайте очевидните неефективни решения рано

Някои, ако не са много, алтернативните решения, разработени по-рано, са непрактични или не могат да бъдат приложени, защото са твърде скъпи, отнемат твърде много време, изискват недостъпни ресурси или дават несигурни резултати. Оценката на такъв очевидно неподходящ избор е загуба на време и енергия и трябва да се избягва, ако е възможно.

И обратно, предварителното ви сканиране на възможните решения може да даде допълнителна представа и да доведе до безспорен най-добър избор, премахвайки необходимостта от по-нататъшен анализ. Джеф Безос, основателят на Amazon.com, твърди, че в значителни открития или скокове отвъд конвенционалното мислене винаги има елемент на серендит - късмет или късмет..

Разработете матрица за решение за оценка

Когато се решават най-сложни проблеми, рядко има едно решение, което отговаря на всички критерии - най-добрите отговарят на най-важните критерии с минимални отрицателни последици или въздействие върху други фактори. Според Mind Tools матрицата за решение е отличен инструмент за визуално разбиране на разликите между алтернативните решения, когато няма ясен или единен избор. Потенциалният избор може да бъде класиран според степента, в която те отговарят на критериите за най-добър избор.

Ето някои фактори, които може да се вземат предвид при вашия анализ на възможните решения:

ефикасност. До каква степен решението решава проблема?
Практичност. Реалистично ли е решението по отношение на наличните ресурси и възможности?
своевременност. Дали решението ще отговаря на критични срокове или времеви рамки?
разход. Какво ще струва решението в ресурси и усилия?
риск. Какви са последствията - добри и лоши?
послушание. Могат ли да се измерват резултатите?

Всеки фактор трябва да бъде претеглена по скалата от 0 до 10 за значение в крайното решение, като 10 е най-доброто класиране и 0 най-лошото класиране. Например, едно решение може напълно да реши проблема („10“ за ефикасността), докато друго решава по-голямата част от проблема („7“). По подобен начин едно решение може да включва малко или никакви разходи („10“) или да изисква големи разходи („0“).

Последната стъпка при създаването на матрицата е установяването на относителната важност на всеки фактор в крайния разтвор, като се използват проценти, така че общите тегло да са равни на 100%. Например ефективността може да има рейтинг от 50%, докато навременността е 10%. В такива случаи завършената матрица за решение може да изглежда подобна на следната илюстрация:

Изберете най-доброто решение, като използвате наличната информация

Ако интуитивно интуитивно най-високото решение не изглежда най-доброто, преразгледайте първоначалното си тегло и класиране. Дискомфортът, който изпитвате, може да е индикация, че някои фактори са по-важни за вас, отколкото първоначално сте мислили. В този случай ги пренареждайте и претегляйте отново. Имайте предвид, че ниският резултат в един фактор може да е достатъчен, за да го отхвърлите като решение. Например, високите разходи може да са достатъчни, за да направят решение неприемливо.

4. Внедрете оптималното решение

След като вземете решение за най-доброто решение на вашия проблем, е време да предприемете действия. Признайте, че прилагането може да не върви гладко, особено ако решението зависи от сътрудничеството на други хора. Почти всяко решение изисква промяна в статуквото и, както пише Николо Макиавели през 1532 г., „няма нищо по-трудно да вземем в ръка, по-опасни за провеждане или по-несигурни в своя успех, отколкото да поемем ръководството във въвеждането на нов ред на нещата. " Тенденцията на хората да се съпротивляват на промяната е толкова разпространена, че консултантите по управление на промяната редовно печелят шест- и седемцифрени годишни доходи.

Макар че е важно да се реализира решение на критични проблеми възможно най-бързо, също така е разумно да се разпознаят пречките, които вероятно ще се появят, и да се разработи съответна стратегия за преодоляване на съпротивата. Ето някои общи пречки за промяна в бизнес среда:

Движение твърде бързо. Вместо да се съпротивляват директно, хората са по-склонни да търсят забавяне, като искат повече информация, обмислят други алтернативи или се молят за липса на ресурси.
Изпълнението отнема твърде дълго. Решението е твърде малко, твърде късно.
непосилни. Разходите са твърде високи или ще навредят на други важни инвестиции.
с недостатъчен персонал. Вашите хора са твърде заети или им липсва обучение за прилагане на решението.
Клиентите няма да го харесат. Ще загубите пазарен дял пред конкурентите, оплакванията на клиентите ще се повишат или ще се пострада обслужването на клиентите.
Отрицателните последствия не са известни. Какво става, ако решението не работи или ни кара да загубим бизнес?
Решението няма да работи. Анализът на проблема е дефектен, твърде прибързан или не успя да разгледа необходимите елементи.

Не се страхувайте да се сблъскате с възражения от другите или от себе си. С други отговори на въпроси фактически, учтиво и с възможно най-много информация. Дръжте фокуса върху решаването на проблема, а не върху личностите на участващите.

Ако се повдигне основателно възражение или решение, което не е било разгледано преди това, бъдете готови да отложите прилагането, докато не могат да бъдат разгледани. Ако преразгледате решението си въз основа на получени възражения, разследвайте бързо и докладвайте своите констатации обратно на всички участващи. Не се гордейте с авторството на решение, а в процеса на определяне на най-доброто решение.

5. Доверете се на своя анализ

Ако внимателно сте следвали стъпките за по-добро разрешаване на проблеми до този момент, имайте увереност, че работата ви е завършена и сте стигнали до най-доброто решение. Голяма част от съпротивата, която срещате, вероятно се дължи на страх и липса на информация, отколкото на истинско възражение срещу предложеното решение.

Чрез общуване на вашия процес, можете да преобразувате найсайерите и гледачите на огради във вашия начин на мислене. Бъдете прозрачни и неотбраняващи се, като признавате, че техните страхове и възражения са естествени и има вероятност да възникнат в повечето ситуации, включващи промяна.

Ако група е участвала в процеса за постигане на оптимално решение, идентифицирайте ключови съюзници, които могат да помогнат да убедите другите, че решението е добро, въз основа на цялата налична информация. Да имаш спонсори или „шампиони“, които да подпомогнат убеждаването на другите, винаги е добра стратегия при прилагането на трудна или противоречива промяна.

Резултати от мониторинга - Обратна връзка

Въпреки вашите усилия, някои решения не се получават по план. Има много причини за това: неспазване на всички фактори, липса на налична информация, непредвидени предубеждения или погрешни схващания или промяна в основните условия, засягащи проблема или решението. Ние живеем в несигурен свят, така че рядко има отговор, гарантиран, че е верен или ефективен по всяко време.

Страхотните продукти и компании растат чрез процеса на интеграция и постоянни иновации. Чрез непрекъснат мониторинг на резултатите, сравнявайки ги с очакванията и впоследствие коригирайки нечии действия за по-добро постигане на планирания резултат - иначе известен като „обратна връзка“ - можем да сме сигурни, че решенията ще останат валидни и ще доведат до желаните резултати.

Според Wired, контурите за обратна връзка са как се учим, независимо дали ги наричаме проба и грешка или корекция на курса. Те са подробно проучени и утвърдени в психологията, епидемиологията, военната стратегия, екологичните проучвания и икономиката и са общ инструмент в плановете за атлетическо обучение, изпълнителните коучинг стратегии и множество програми за самоусъвършенстване. Елон Мъск, изобретател, предприемач и изпълнителен директор на Tesla Motors, твърди, че е важно да имаш контур за обратна връзка, където постоянно мислиш какво си направил и как би могъл да го правиш по-добре.

Тъй като резултатите се появяват от внедреното решение, е важно да се съберат данни и да се определи дали последствията са както първоначално са предвидени. Когато има неочакван отрицателен резултат или резултат, който не отговаря на очакваните параметри, по-добрите решаващи проблеми повтарят стъпки за решаване на проблеми, като коригират, ако е необходимо.

В много случаи корекциите са незначителни и могат бързо да бъдат изпълнени. В някои случаи обаче е необходима нова стратегия или решение, а това означава да се рестартира проблемът с информацията, получена от прилагането.

Заключителна дума

Решаването на проблеми не е вродена способност, а придобито умение. Кен Ватанбе, бивш консултант на Маккинси и автор на „Решаване на проблеми 101“, учи, че практикуването на добри умения за решаване на проблеми развива мисловното мислене, което кара хората да изведат най-доброто в себе си и да оформят света по положителен начин. Ученето и използването на подходящите умения може да се превърне в навик, което прави лесно решаването на проблеми и дава възможност на всеки от нас да подобри живота си и световете си.

Не забравяйте, че всеки се сблъсква с проблеми, големи и малки, всеки ден, които се нуждаят от решаване. Следването на тези стъпки може да доведе до по-добри решения и по-щастлив живот. В много случаи не проблемът създава най-голям стрес, а последствията от лошото решение.