Колко дълго да съхранявате важни документи (и какво можете да раздробявате)

Някой ден това може да се случи. Но днес не е този ден.

Повечето от нас все още виждат хартиени документи, които влизат в домовете ни на всеки няколко дни, ако не всеки ден: съхранявайте касови бележки, нежелана поща, сметки, банкови извлечения, данъчни документи, плащания. Примамливо е просто да пометим всичко това в кошчето, но се чудим: Ще се нуждаем ли отново от тези документи? Ако е така, колко дълго трябва да ги пазим и как да ги съхраняваме, за да можем лесно да ги намерим, когато имаме нужда от тях?

Отговорът на тези въпроси зависи от конкретния вид документ. Ето преценката кой от тези досадни документи трябва да пазите, колко време трябва да ги пазите и най-добрият начин да ги запазите и организирате.

Колко дълго да се водят важни записи

Ако трябваше да запазите всеки лист хартия, който попадне във ваше притежание завинаги, от разписка за хранителни стоки до билет за паркиране, скоро ще заема толкова място в къщата ви, че вие ​​и всичките ви вещи ще бъдете изтласкани на улицата. За щастие, това не е необходимо. Има някои документи, които трябва да съхранявате за неопределено време, но има и други, които спокойно можете да изхвърлите само за един месец. Ето ръководство за времето за съхранение на различни видове документи.

Данъчни документи

Когато приключите с подаването на данъчната декларация, не можете просто да зарежете всички документи, които сте използвали за попълването. Службата за вътрешни приходи (IRS) може да извърши одит на данъчната ви декларация за период до три години, след като я подадете - или до шест години, ако подозира значителна грешка - и ако това стане, ще ви трябват тези документи. IRS препоръчва да съхранявате данъчната си декларация и всички свързани с нея материали „до изчерпване на периода на ограниченията за тази данъчна декларация“ и предоставя подробен списък на ситуациите, при които този период може да бъде от три години до вечни.

Според Грег Макбрайд, главен финансов анализатор в Bankrate, няма нужда да се занимавате с всички тези подробности. Вместо това McBride казва на Consumer Reports, че просто трябва да съхранявате всички записи, свързани с данъци, най-малко седем години. Това включва самата данъчна декларация, подкрепящи формуляри като вашите W-2 и 1099, както и всички документи, свързани с артикули, които сте заявили като удръжки, като например:

• Принос към благотворителни организации
• Обучение в колеж и такси
• Разходи за здравеопазване
• Ипотечна лихва
• Вноски в пенсионния план
• Алиментни плащания

Задръжте всички банкови записи, разписки и анулирани чекове, които показват, че сте имали тези разходи, така че да можете да го докажете в случай на одит.

Някои експерти твърдят, че си струва да се придържате за вашите данъчни декларации завинаги. Данъчният професионалист Майкъл Тонкович, разговаряйки с CreditCards.com, посочва, че IRS може да извърши одит на работодател или счетоводител, заподозрян в измама, дори след като седемгодишният прозорец се затвори и може да поиска връщането ви като част от това разследване. Можете също да използвате старите си формуляри за доходи и W-2, за да докажете доходите си за дадена година, ако има грешка в декларацията ви за приходи от социално осигуряване.

Записи с кредитни карти

Когато правите покупки с кредитната си карта, не хвърляйте само разписките в кошчето, когато се приберете вкъщи. Дръжте ги, докато не получите сметката за кредитната карта за този месец и след това ги проверете срещу извлечението, за да сте сигурни, че включва всичко, което сте закупили - и нищо, което не сте направили. По този начин ще можете да оспорите всички такси, които не са легитимни, или да поискате връщане на плащане за поръчани от вас артикули, които никога не сте получили.

След като проверите месечното си извлечение, можете да изхвърлите разписките в повечето случаи. Ако обаче са за артикули, които планирате да поискате от данъците си, трябва да ги заведете в папката си с данъчна информация.

Също така си струва да държите на разписките за големи покупки, като мебели, уреди, електроника или подобрения в дома. Можете да ги използвате като доказателство за покупка, ако трябва да подадете гаранционен иск или за да докажете цената на даден артикул, ако трябва да подадете искане за загуба или повреда на домашната си застраховка. Ако смятате да запазите разписка по някоя от тези причини, направете копие от нея на обикновена хартия и подайте файл, тъй като разписките от термична хартия имат тенденция да избледняват с течение на времето.

Що се отнася до самото извлечение за кредитната карта, вероятно можете да го хвърлите, след като го платите. Ако имате нужда от копие от него по-късно - например, за да потвърдите покупка - можете да получите такова от компанията за кредитни карти. Ако обаче в декларацията са включени покупки, ще бъдете приспаднати от данъците си, запазете го в съответствие с данъчните си документи.

Други сметки

След като платите сметките за комунални услуги, кабели и мобилни телефони за месеца, задръжте ги, докато не можете да проверите дали плащането е преминало. Това може да означава изчакване, докато получите извлечение за следващия месец или просто да проверите акаунта си онлайн след няколко дни.

След като плащането ви бъде потвърдено, можете да изхвърлите сметките в повечето случаи. Ако обаче сте самостоятелно заети, задръжте тези сметки, докато не подадете данъци за следващата година. Има шанс да приспаднете цялата или част от разходите като бизнес разход.

Платете Stubs

Ако работното ви място не депозира платежната ви сметка директно в банковата ви сметка, тогава всеки чек идва със заплата за заплащане, която изброява информация като вашите брутни заплати, данъци и други удръжки преди данъци. Експертите казват, че трябва да запазите тези формуляри, докато не дойде време за подаване на данъци за следващата година, за да можете да ги проверите спрямо годишния формуляр W-2, който получавате от работодателя си. Ако сумите по W-2 и Вашите мънички за заплащане не се сумират, можете да поискате изменен данъчен формуляр, като използвате мъничетата като доказателство.

Можете също така да използвате своите мънички за заплащане, за да се уверите, че доходът, посочен във вашия запис за приходи от социално осигуряване за годината, е точен. Администрацията за социално осигуряване (SSA) вече не изпраща тези изявления по пощата, така че ще трябва да се регистрирате за акаунт с тях, за да видите вашето изявление.

Добре е всяка година да проверявате изявлението си за грешки. Ако SSA подразбира доходите ви за една или повече години, това ще се отрази на броя на обезщетенията, на които имате право, когато се пенсионирате. Ако откриете грешка, свържете се със SSA, за да я поправите възможно най-скоро.

Застрахователни записи

Ако сте като повечето американци, имате поне няколко различни застрахователни полици. Например, може да имате застраховка за здраве, кола, живот и собственици на жилища или наематели. Всяка от тези различни полици се доставя с документи от застрахователя, показващи какво покрива вашата полица и какви са вашите приспадания.

Докато имате политиката, трябва да се придържате към текущата документация за нея. Това ще ви позволи да проверите покритието си преди да подадете иск или да докажете, че имате покритие в случай на спор със застрахователната компания. Когато подновите или промените политиката си, ще получите нов комплект документи за нея, в който момент можете да изхвърлите предишните.

Банкови записи

Всеки път, когато използвате банкомат или направите депозит или теглене в прозорец на банков касир, получавате разписка. Пазете ги, докато не получите месечното си извлечение от банката, за да можете да се уверите, че всички ваши транзакции са правилно записани. След това можете да ги хвърлите.

Ако банкирате онлайн, няма нужда да държите на своите месечни банкови извлечения след проверката им. Винаги можете да отидете на уебсайта или приложението на банката, за да получите достъп до копие от извлечението си за всеки месец. Ако не банкирате онлайн, е добре да съхранявате месечните си извлечения за година - или до седем години, ако имате нужда от тях за данъчни цели. Ако получавате годишен отчет, който съдържа данъчна информация, можете да го запазите вместо това и да изхвърлите месечните отчети.

Ако все още използвате хартиени чекове, задръжте отменените чекове - или репродукциите на тези, придружаващи вашето изявление - в продължение на една година. По този начин можете да представите чек, когато имате нужда от него като доказателство за плащане. Всеки месец минавайте през всичките си чекове, които са преминали едногодишния лимит и подайте тези, които са свързани с вашите данъци, бизнес разходи, подобрения в дома или ипотечни плащания. Всички останали могат да бъдат настъргани.

Инвестиционни записи

Ако инвестирате в акции, облигации или взаимни фондове чрез посредническа фирма, тя ще ви изпраща тримесечно извлечение на всеки три месеца, за да покажете как се правят вашите инвестиции. Пазете тези отчети до края на годината, когато компанията изпрати годишния си отчет. Проверете тримесечните отчети, за да се уверите, че съвпадат с годишното обобщение, след което ги изхвърлете. Дръжте се за годишните обобщения, стига да притежавате ценните книжа, плюс още седем години, в случай че имате нужда от тях за данъчни цели.

Ако купувате и продавате отделни акции, облигации или средства онлайн, ще получите потвърждение за покупка. Запазете това потвърждение, докато не продадете ценната книга, за да можете да се обърнете към нея, когато отчитате капиталовите печалби от продажбата на данъците си. След това най-вероятно трябва да го съхранявате с другите си данъчни документи, в случай че имате нужда от одит.

Документи за пенсиониране

Плановете за пенсиониране, като например 401 (k) и 403 (b), също изпращат тримесечни отчети. Експертите казват, че трябва да се отнасяте към тях същото като тримесечните отчети за други инвестиции: Дръжте ги да проверяват спрямо годишния си отчет, след което ги изхвърлете.

Експертите са съгласни, че трябва да съхранявате годишните отчети поне докато не се пенсионирате, а някои препоръчват да ги съхранявате, докато продължавате да тегляте пари от плана. Това е особено важно за плановете на Roth IRA и Roth 401 (k), за да можете да докажете, че вече сте платили данъци върху вноските си. Ако работното ви място е едно от малкото, които все още предлагат пенсионен план с дефинирани доходи, експертите препоръчват да съхранявате всички документи, свързани с него, за постоянно, дори след като се пенсионирате.

Документи за заем

Ако имате дългове като ипотечен, заем за кола или студентски заеми, задръжте цялата документация, свързана с тези заеми, докато не бъдат изплатени. Това включва договора за заем и записи на всички ваши плащания. Воденето на тези записи ви позволява да докажете какво точно дължите и колко вече сте платили.

След като заемът бъде изплатен, трябва да получите друг документ, показващ, че заемът е изплатен изцяло. Трябва да съхранявате този документ най-малко седем години за данъчните си записи. Ако обаче имате място, е добре да го задържите завинаги, за да можете да докажете, че заемът е изплатен. За ипотечните заеми определено трябва да запазите този запис завинаги.

собственост Records

Ако сте собственик на жилище, трябва да съхранявате всички записи, свързани с покупката на вашия дом и всички основни подобрения в дома, които сте направили. Това включва записи на всички разходи, свързани с покупката на жилище, като юридически такси и комисиони за недвижими имоти. Тези документи ще ви трябват, за да установите основата на разходите си - тоест общата сума пари, която сте вложили в дома - когато го продавате. Тази информация ще повлияе на сумата, която плащате в данък върху печалбата от продажбата.

По същия начин, ако сте собственик на ваканционен дом или инвестирате в имоти под наем, трябва да запазите същите документи за всички имоти, които притежавате в допълнение към основния си дом. За данъчни цели задръжте тези документи до седем години след като сте продали имота.

Друг полезен документ, който трябва да запазите, е вашата тримесечна сметка за данък върху собствеността. Запазете сметките, както и разписките или анулираните чекове, за да докажете, че сте извършили плащанията, докато не подадете данъците за следващата година. Ако сте замесени в някакъв спор относно плащането на данъка върху имота, дръжте сметката, докато спорът не бъде решен.

Друг документ, който трябва да съхраните - и не забравяйте да съхраните на сигурно място - е заглавието на вашия дом. Този документ е вашето законно доказателство, че сте собственик на имота. Запазете заглавието в дома си, докато не го продадете. Направете същото за заглавието на колата си, ако имате такова.

Ако сте наемател, няма да имате записи за покупки, за които да се притеснявате, но най-вероятно имате договор за наем, който сте подписали при преместването си. Съхранявайте този документ, докато живеете в дома, за да можете вижте го, ако имате спорове с вашия наемодател. След като сте се преместили, задръжте договора за наем, докато наемодателят ви върне депозитния си обезпечение. След това можете да го настържете.

Лични записи

Някои от най-важните документи, които притежавате, са тези, които документират важните събития в живота ви. В зависимост от това как е минала вашата житейска история, те могат да включват всяко от следните:

• Удостоверения за раждане (ваши собствени и ваши деца)
• Документи за осиновяване
• Карта за социално осигуряване
• Лиценз за брак
• Указ за развод
• Сертификат за натурализация
• Военни документи за освобождаване от отговорност
• Завещания, тръстове, пълномощни и други документи за планиране на имоти
• Смъртни свидетелства (за съпруг / съпруга и други близки роднини)

Ще трябва да използвате тези документи по различно време през целия си живот. Например, можете да използвате свидетелство за раждане или карта за социално осигуряване като лична карта, когато кандидатствате за шофьорска книжка или паспорт; ще трябва да представите вашето постановление за развод, ако искате да се ожените отново, а вашите наследници ще имат нужда от достъп до вашата воля след смъртта ви. Пазете тези документи завинаги и ги съхранявайте на сигурно място, като например сейф.

Говорейки за сейфове, Consumer Reports казва, че ако имате такъв, е добра идея да поддържате списък с неговото съдържание. Можете да се обърнете към него, ако подозирате, че нещо липсва. Запазете този списък, стига да имате кутията.

Как да съхранявате своите записи

След като сортирате всичките си записи и разберете какво да съхранявате, трябва да решите къде да го съхранявате. Има два основни начина за съхраняване на вашите документи: на хартия или в цифров вид. Който и начин да изберете, ще ви е необходима система за организиране на вашите записи, така че да можете лесно да ги намерите, когато се наложи. И докато работите по подреждането на файловете си, можете да вземете няколко предпазни мерки, за да защитите чувствителните си документи от повреда и кражба.

Съхраняване на хартиени документи

Документите на хартия попадат в няколко различни категории. Постъпления от кредитни карти, ATM и банкови депозити всички трябва да се съхраняват за по-малко от месец. Можете да ги приберете в плик или да ги закачите на касова бележка. В края на месеца можете да ги проверите срещу вашата кредитна карта или банково извлечение и след това да ги изхвърлите.

На следващо място, някои документи - като тримесечни инвестиционни доклади и застрахователни формуляри - трябва да се съхраняват една година или по-малко. Удобен начин за съхраняването им е в шкаф за архивиране или висяща щайга с отделна папка за всяка категория: дом, кола, финансов и т.н. Ако нямате достатъчно място и имате само няколко документа за съхранение, органайзерът за акордеон с множество вградени джобове предлага компактна алтернатива.

И накрая, има документи, които трябва да съхранявате в дългосрочен план, като данъчни декларации и документи за собственост. С тях трябва да решите кое е по-важно за вас: да защитите вашите файлове или да ги поддържате достъпни.

Съхраняването на вашите дългосрочни документи във файлов шкаф, заедно с краткосрочните ви, ще улесни намирането им, когато имате нужда от тях. И ако изберете файлов шкаф със заключване, той ще държи вашата чувствителна лична информация далеч от любопитни очи. Това обаче няма да защити тези документи от повреждане в случай на пожар или наводнение. За разлика от това, съхраняването на вашите документи в пожароустойчив сейф ще ги предпази от повреди и кражби, но ще им направи по-труден достъп.

Експертът по малкия бизнес Барбара Уелтман, говорейки с Consumer Reports, препоръчва да изберете пожароустойчив сейф за документи, които са особено чувствителни: банкови и инвестиционни извлечения, данъчни документи, документи за планиране на имоти и информация за пенсиите. Тъй като тези документи съдържат лична информация, като например вашия социалноосигурителен номер, оставянето им там, където могат да ги намерят други, ви излага на риск от кражба на самоличност.

Също така е добра идея да съхранявате застрахователните документи в сейфа си, за да можете да ги възстановите след пожар, наводнение или взлом. Това включва вашите застрахователни полици и копие от вашия инвентар за дома, което ще трябва да направите рекламация. Експертите предлагат също да направите списък на всичките си най-важни акаунти и да го съхраните във вашия сейф за справка.

Съхранение на електронни документи

Съхраняването на вашите финансови документи в цифрова форма може да бъде по-лесно от съхранението на физически документи. Електронните файлове заемат по-малко място в къщата ви от шкафовете, пълни с хартия, и те не могат да бъдат унищожени от пожари или наводнения. Ако вече получавате повечето от сметките и извлеченията си в цифрова форма, лесно е да ги заведете на твърдия си диск, а ако имате документи на хартия, можете да ги конвертирате в електронен формуляр, като ги сканирате..

Електронните файлове обаче са уязвими към други заплахи, като компютърни вируси и хакване. Ето как да защитите цифровите си записи от тези опасности:

• Използвайте защита на паролата. Първо, уверете се, че използвате силни пароли за всичките си онлайн финансови сметки. Сменяйте паролите си често и избягвайте използването на една и съща парола за множество сайтове. Ако съхранявате копия на финансови записи на вашия твърд диск, можете да защитите с парола или отделните файлове, или папките, в които ги съхранявате. Digital Trends обяснява как да направите това както за Windows, така и за Macintosh компютри.
• Инсталирайте антивирусен софтуер. Компютърните вируси и други видове злонамерен софтуер могат да повредят вашите файлове или да отрежат достъпа ви до тях. За да избегнете тези проблеми, инсталирайте добра антивирусна програма на вашия компютър и я поддържайте актуална. Консултирайте се с технически публикации като PC Magazine и CNET, за да намерите най-добрия антивирусен софтуер за Windows машини и Macs.
• Използвайте защита от пренапрежение. Друга заплаха за вашия компютър са мощните шипове, които могат да изпържат деликатните му вътрешни компоненти. Най-добрият начин да намалите тази заплаха е да държите компютъра си включен в защитен пренапрежение. Захранващите лампи със защита от пренапрежение могат да защитят до десетина електронни устройства наведнъж.
• Съхранявайте резервни копия. Колкото и внимателно да защитите компютъра си, не можете напълно да елиминирате риска той да бъде повреден или откраднат. Ако обаче запазите резервни копия на вашите файлове в облака, няма да загубите достъп до тях, дори ако загубите компютъра си. Уверете се, че вашият доставчик на облачно хранилище използва технология за криптиране, така че хакерите да не могат лесно да стигнат до вашите файлове. Освен това можете да архивирате вашите файлове на външен твърд диск, който е защитен с парола.

Съхраняване на лични записи

Експертите не са съгласни къде трябва да съхранявате жизненоважни лични записи, като свидетелства за раждане, паспорти, завещания и заглавия в дома и колата си. Weltman препоръчва да поставите тези документи в сейф в банка, но други експерти изтъкват, че това ще ви позволи да получите достъп до документите само в банковите часове. Освен това, ако умрете, вашият сейф може да бъде запечатан, което затруднява извличането на съдържанието от вашите наследници. Тези експерти казват, че пожароустойчивият сейф е най-доброто място за тези жизненоважни документи.

Може би най-сигурният вариант от всичко е да направите резервни копия на най-важните си документи, като например свидетелства за раждане и брак. Това ще ви позволи да съхранявате един в сейф и един във вашия огнеупорен сейф у дома.

Раздробяване на стари документи

За да се предпазите от кражба на самоличност, трябва да направите повече от сигурно съхранение на документите, които съхранявате. Вие също трябва да изхвърлите безопасно тези, които изхвърляте. Ако просто хвърляте документи с чувствителна лична информация в кошчето за боклук или рециклирате, крадците могат да ги извадят от кошницата си на бордюра и да ги използват за хакване в акаунтите ви.

За да избегнете този проблем, инвестирайте в малък шредер за вашия домашен офис. Шредерът за кръстосано разрязване е най-добре, тъй като той раздробява документите ви на малки парчета, а не дълги ленти, които потенциално могат да бъдат сглобени отново. Не е необходимо да раздробявате всеки лист хартия с вашето име върху него, но експертите казват, че е разумно да раздробявате всичко, което съдържа повече лична информация за вас, отколкото бихте могли да намерите в телефонния указател.

Според Recycle Coach повечето градове ви позволяват да изхвърляте нарязаните си финансови документи в кошчето си за рециклиране, но вероятно ще трябва да ги съхранявате в найлонова торбичка, хартиена торбичка или картонена кутия, за да предпазите малките парченца от издухване далеч. Проверете при местната агенция за рециклиране, за да разберете какви са правилата. Можете също да превърнете парчетата хартия в компост или да ги използвате повторно като мулч или опаковъчен материал.

Един вид финансов отчет, който не бива да рециклирате, е съхраняване и разписки за банкомати, отпечатани на термична хартия. Както обяснява Recycle Coach, този тип хартия съдържа тънко покритие от токсична BPA пластмаса, което може да замърси цяла партида рециклирана хартия. Ако вашият град няма специална програма за обратно приемане на разписки, просто ги изхвърлете в кошчето. За щастие в разписките няма много лична информация за тях, така че не е необходимо първо да ги раздробявате.

Също така е важно да се вземат предпазни мерки при изхвърляне на стари електронни файлове, които съдържат чувствителни данни. Ако просто преместите тези файлове в кошчето - дори ако изпразвате кошчето веднага - файлът не се изтрива трайно. Вместо това, според Фондацията за електронна граница (EFF), вашият компютър прави файла невидим и прави пространството, което заема, достъпно за презаписване. Докато това не се случи - което може да бъде седмици, месеци или години в бъдеще - файлът все още е на вашия диск, където квалифициран хакер може да го извлече.

За да изхвърлите вашите файлове на сигурно място, трябва да инструктирате компютъра си да ги презапише веднага след като ги изтриете. EFF обяснява как да направите това както на компютри Macintosh, така и на Windows.

Заключителна дума

Настройването на система за съхранение на всичките ви финансови документи отнема малко работа, но това може да ви спести време в дългосрочен план. След като знаете точно кои документи трябва да съхранявате и за колко време, става въпрос на рутина да залепвате разписки в плик, тримесечни извлечения в папка и данъчни декларации във вашия огнеупорен сейф. Когато знаете как да се справите с всеки документ веднага, няма да имате документи, трупащи се на всяка повърхност в дома си, и няма да рискувате да загубите важни записи, тъй като те са погребани в купчина някъде.

Поддържането на вашите документи е организирано и с други предимства. Ако вашият дом е повреден вследствие на природно бедствие, портфейлът или портмонето ви са откраднати или IRS реши да ви извърши одит, вие ще можете да полагате ръцете си на всички документи, които са ви необходими за справяне с проблема в момента на предизвестие. Организирането на вашите финансови записи може дори да ви помогне да разберете финансовото си състояние, така че да имате по-добро усещане за това, което можете и не можете да си позволите.

Понякога сортирането на вашите финансови записи може дори да открие липсващите пари. Например може да откриете чек, който никога не сте депозирали, медицинска сметка, която можете да подадете за възстановяване или дори стара банкова сметка, която сте забравили, че имате. Ако това не е добър стимул за подреждане на финансовия ви живот, не знам какво е.

Каква система използвате за организиране на вашите финансови записи у дома?