Как да станете нотариус - отговорности и изисквания

Нотариусът, наричан още държавен нотариус, е държавно лицензиран държавен служител, който изпълнява различни задължения, включващи официални или юридически документи. Нотариусите могат да дават клетва, да служат като свидетели на подписани документи, да дават показания за клетва (депозити) и да проверяват или удостоверяват официални документи или копия на официални документи.

Нотариусите са държавни служители на държавата и като такива трябва да бъдат признати и лицензирани от съответната държавна агенция, обикновено държавния секретар, преди да могат да изпълняват своите задължения. Всяка държава има специфични изисквания към обществените нотариуси и макар тези закони да се различават между държавите, те налагат подобни изисквания. Ето основната информация, която трябва да знаете за нотариусите и техните отговорности, изисквания и разходи за работа.

Отговорности на нотариус

Нотариусите изпълняват различни роли, свързани с правния процес. Докато всички нотариуси трябва да бъдат лицензирани от държавата, в която живеят или работят, нотариусите не са държавни служители или държавни служители. Вместо това те служат като държавни служители, които предоставят редица услуги, които са упълномощени да извършват съгласно държавното законодателство.

Нотариусите изпълняват същите общи отговорности, независимо къде се намирате, въпреки че специфичните за държавата закони очертават задълженията, които нотариусите трябва да изпълняват. Службата на вашия държавен секретар, местната служба на окръжния чиновник или подобна държавна агенция ще може да предоставя информация за това, какво нотариусите могат и не могат да правят и във вашата държава.

1. Свидетелство и признания

Голяма част от това, което нотариусът прави, е да се провери дали лицето, което подписва правен документ, е това, което те твърдят. Този процес е известен като потвърждение или свидетелство и има три основни стъпки за нотариално удостоверяване в тези случаи.

Външен вид. В повечето ситуации всеки, който желае да подпише документ, трябва да се яви лично пред нотариуса. В някои ситуации обаче, подписващият може да подпише документа извън присъствието на нотариуса, да внесе документа пред нотариуса и да потвърди или потвърди, че подписът е техен. Дали нотариусът трябва да присъства физически за подписването зависи от вида на документа, който се подписва. Например, държавното законодателство може да изисква конкретен документ, като например удостоверение, да бъде подписан и заклет или потвърден в присъствието на нотариуса. С други документи, като последна воля и завещание, потвърждаващи в присъствието на нотариуса, че сте подписали документа и сте направили това по собствена свободна воля, може да бъде достатъчно.
Идентификация. Нотариусите не могат да потвърдят документ, без всеки подписващ да докаже самоличността си. Държавните закони се различават по отношение на видовете идентификационни нотариуси, които могат да използват за проверка на тази информация, но често срещаните формуляри включват шофьорски книжки, лични карти, издадени от държавата, американски паспорти, лични карти на пребиваващи чужденци (зелени карти) и подобни карти или документи, издадени от правителството агенция, която включва името, снимката на подписалия и друга идентифицираща информация, като адрес. Формите за идентификация, които не са издадени от държавата или не разполагат със снимка (като кредитни карти или социалноосигурителни карти), обикновено не са достатъчни.
Доброволен подпис. След като се яви пред нотариуса и докаже самоличността си, всеки подписващ трябва да подпише документа и да потвърди, че прави това доброволно.

2. Проверки

Проверка, понякога наричана а jurat или проверка след клетва или потвърждение, е подобно на потвърждение. Проверките също така изискват да докажете самоличността си пред нотариуса, преди да подпишете, но добавете изискването да подпишете документа, само след като дадете клетва или потвърждение, че съдържанието, представленията или изявленията, които сте направили в документа, са верни.

Когато подписвате документа, нотариусът ви моли да вдигнете ръка и да се закълнете или потвърдите, че съдържанието на документа е истинно. Заклеването на истинността на документа включва обещание пред по-висша власт, че вашите изявления са истинни, докато потвърждаването включва обещание за истинността на вашите изявления, без да се споменава духовна или религиозна сила. Подписващите могат да избират дали желаят да се закълнат или да се потвърдят въз основа на личните предпочитания.

3. Администриране на клетви и потвърждения

Някои ситуации, като например даване на показания при депозиране, изискват да направите словесна клетва или потвърждение, без да подписвате никакъв документ в присъствието на нотариуса. На нотариусите е разрешено да прилагат клетви и потвърждения в тези ситуации и процесът е идентичен с този, използван при проверка, освен без подпис.

4. Сертифициращи копия

Нотариусите могат да удостоверят, че фотокопиите на определени документи са истински и идентични копия на оригиналите. Тези заверени копия могат след това да бъдат използвани вместо оригинала за всякакви необходими цели. Например, ако сте постоянен легален кандидат, кандидатстващ за работа, и работата изисква заверено копие на вашата зелена карта, можете да вземете вашата зелена карта пред нотариус и нотариусът да направи копие и да го удостовери.

Докато нотариусите могат да удостоверят широк спектър от копия на документи, публично записани документи - например корпоративни документи, подадени при държавен секретар, или преписи от съдебно производство - могат да се правят само от правителствената агенция, която притежава оригиналите.

Нотариални услуги, адвокати и правни съвети

Важно е да се отбележи, че нотариусът не е съдебен служител, адвокат или някой, който може да даде професионални правни съвети или насоки. Докато лицензираните адвокати могат да станат публични нотариуси, превръщането в лицензиран държавен нотариус не ви дава право да предоставяте правни съвети или насоки, да подготвяте юридически документи или да представлявате хора пред съда или в съдебно производство. Нотариусите могат да предоставят само ограничени, специфични услуги. Предоставянето на професионални правни съвети или представителство без да е лицензиран адвокат е престъпление.

Например, ако искате да напишете последно завещание и завещание, трябва да имате своя воля, подписана от двама компетентни пълнолетни свидетели. Ако накарате свидетелите да подпишат в присъствието на нотариус, който проверява самоличността им, вие създавате това, което се нарича самодоказваща се воля. Самостоятелните завещания са важни, защото когато съдът бъде помолен да определи дали волята ви отговаря на правните изисквания на вашата държава, съдът може да приеме нотариално заверените изявления на свидетелите, вместо да изисква тези свидетели да свидетелстват, че са ви видели да правите или подписвате документа.

Въпреки това, дори ако имате волята си подписана и свидетел в присъствието на нотариус, този акт не означава непременно, че вашата воля е законно валидна. За да бъде считано за валидно, завещанието трябва да отговаря на конкретни законови изисквания, а нотариалното удостоверяване не е едно от тях. Нотариусът не може да ви даде съвет дали вашият документ е законно завещание и завещание, нито нотариалното удостоверяване на документа гарантира, че съдът ще го приеме за законно валиден. За да сте сигурни, че завещанието ви или всеки друг документ е законно, нотариалното удостоверяване не е достатъчно; трябва да сте сигурни, че документът отговаря на всички съответни законови изисквания. За да сте сигурни, че вашите документи са юридически валидни, трябва да се свържете с адвокат за правен съвет.

Изисквания да станете нотариус

Ако искате да станете нотариус, ще трябва да отговаряте на специфичните изисквания, установени от вашата държава. Тези изисквания се различават между държавите, но като цяло са сходни. Можете да очаквате процесът на нотариус да отнеме най-малко четири седмици, но евентуално до 10 или повече.

1. Допустимост

За да имате право да станете нотариус във всяка държава, трябва да отговаряте на някои основни квалификации.

възраст. Трябва да сте поне на 18 години.
Гражданство. Трябва да сте американски гражданин или законно пребиваващ извънземно.
грамотност. Трябва да можете да четете и пишете английски.
Криминална история. В някои щати не можете да станете нотариус, ако сте осъдени за някакво престъпление, докато в други не трябва да сте осъждани за престъпление. В други държави не трябва да сте осъждани за престъпление или престъпление, включващо нечестност, измама или измама. Например, престъплението с утежнена батерия включва умишлено причиняване на тежка телесна повреда на някого, докато престъплението по представянето на служител на реда включва умишлено да се държите пред другите като полицейски служител. Ако бъдете осъдени за представянето на полицейски служител (ако престъплението е престъпление, а не престъпление), ви лишава от това да станете нотариус, докато бъдете осъдени за утежнена батерия може да не е, тъй като не включва неверни или нечестни искове.
Регистрация на избиратели. Някои щати изискват да сте регистриран избирател в окръга или държавата, в която искате да получите нотариалната си лицензия.
Резиденция. Някои щати изискват да живеете в държавата, в която искате да станете лицензиран нотариус, докато някои ви позволяват да сте и местно лице на граничеща държава. Други изискват само да работите в държавата.
Без предварителни отменяния. Не можете да бъдете нотариус, ако преди това сте били нотариус и сте отнели лиценза.

2. Образование и тестване

В малък брой щати - Калифорния, Колорадо, Делауеър, Флорида, Мисури, Монтана, Невада, Северна Каролина, Орегон и Пенсилвания - трябва да завършите курс за нотариално образование, осигурен от одобрен от държавата преподавател. Изискванията за образование са различни, но обикновено включват три до шест часа обучение в клас или онлайн обучение. Таксите за клас могат да струват от 25 до 100 долара или повече.

Малко по-голям брой щати - Калифорния, Колорадо, Кънектикът, Хаваи, Луизиана, Мейн, Монтана, Небраска, Ню Йорк, Северна Каролина и Юта - изискват да издържите нотариален изпит. Вайоминг предлага незадължителен изпит, докато Охайо позволява на местните съдии да определят дали е необходим изпит.

3. Проверка на фона

Някои щати изискват от всички нотариуси да се подлагат на проверка на пръстови отпечатъци и криминални проверки, докато други правят проверка на фон незадължителна или не налагат такава.

4. Заявление и такса

Трябва да подадете заявление до съответната държавна агенция - обикновено на държавния секретар - за да получите нотариалната си лицензия. Може също да се наложи да включите в молбата си копие от всички необходими резултати от изпитите за лицензиране, доказателство за пребиваване, доказателство за гражданство или законно статут на постоянно пребиваване и нотариално заверен подпис. Обикновено е необходимо да плащате такса за кандидатстване, която обикновено е в диапазона от 25 до 50 долара. Ако работите за компания като адвокатска кантора, вашият работодател може да е готов да покрие тази такса за вас.

5. Нотариална комисия

След като подадете молбата си, ще получите комисионна от държавния секретар или от съответната служба, която осъществява надзор над нотариусите във вашата държава. Тази комисионна информация определя датата, на която вашият нотариален лиценз влиза в сила и колко дълго трае вашият срок и може да съдържа друга информация, като например нотариален идентификационен номер.

Нотариалните комисии обикновено са ефективни за един срок от четири години, но могат да продължат до 10, в зависимост от държавата. В края на този период ще имате възможност да подновите комисионната си; ако не подновите навреме и комисионната ви изтече, ще трябва да получите нова комисионна, ако искате да останете нотариус.

6. Печати и списания

Освен комисионната ви, ще ви трябват една или евентуално две други основни доставки за извършване на нотариални услуги. Първо, обикновено се нуждаете от официален печат, печат, който ще използвате, за да маркирате или щамповате всички документи, които нотариално заверявате. Печатите включват различни данни, като вашето име, състоянието, в което сте поръчани, номера на нотариалния си номер и датата, на която комисионната ви изтича. В зависимост от вида на документа, който нотариално заверявате, и от изискванията на вашата държава, вашият печат може да включва и подробности, като например датата, на която документът е бил нотариално заверен, и какви видове документи са били използвани за доказване на самоличността на подписващия или подписващия.

Освен печат, може да се наложи да имате и поддържате дневник или тефтер. Нотариалните списания са разрешени във всички щати, но се изискват само в някои. Това списание съдържа списък на всички документи, които сте нотариално заверени, датата и часът на нотариално заверяване, датата на документа, вида на документите, използвани за проверка на подписателя, адреса на подписващия и евентуално допълнителни подробности.

7. Нотариална облигация

Нотариалната облигация е вид гаранция или застраховка, предназначена да защити гражданите от грешки, които би могъл да направи публичен нотариус. Повечето, но не всички държави, изискват от нотариусите да имат гаранционна облигация за определена сума, например 10 000 долара.

За да получите облигация, трябва да платите на лицензиран от държавата застраховател малка такса, обикновено между около 50 и 100 долара, макар и възможно повече. Въпреки че доставчиците на облигации се различават в зависимост от държавата, можете да получите тези облигации от вашия застрахователен агент, банки или облигационни компании. Службата на вашия държавен секретар може също да предостави информация за това къде да намерите лицензирани доставчици на облигации във вашия район.

След облигацията всеки член на публиката, който загуби пари в резултат на вашите грешки или небрежност, може да бъде компенсиран от издателя на облигацията (облигационното или застрахователното дружество) за сума до стойността на облигацията. Ако това се случи, ще трябва да изплатите на облигационната компания за изплатените пари.

8. Застраховка E&O

За разлика от гаранционните облигации, които защитават гражданите от грешки или небрежност на нотариуса, застраховките от грешки и пропуски (E&O) е вид застраховка за професионална отговорност, която защитава нотариуса от всякакви грешки, които могат да причинят вреди или да доведат до финансови проблеми на членовете на обществеността.

Например, ако направите грешка, когато нотариално заверите договор, в резултат на който подписателят загуби договора на някой друг, може да бъдете подведени под отговорност (т.е. съдебен) за парите, които подписвачът е загубил. E&O застраховката е предназначена да ви предпази от подобни загуби. Без него личните ви активи могат да бъдат изложени на риск, ако направите грешка, съдите и загубите. Застраховката за E&O не е изискване да стане нотариус, но обикновено се счита за разумен избор за всеки, който извършва нотариални услуги.

Много застрахователни компании - като Geico, Nationwide и Progressive - предлагат разнообразни застрахователни планове за E&O и ще предоставят безплатни оферти. Можете да търсите тези планове онлайн или да се обадите на застрахователни агенти във вашия район.

Намиране на нотариус

Ако никога досега не сте използвали нотариус, може да не знаете откъде да започнете да търсите, когато имате нужда от такъв. За щастие, нотариусите са доста често срещани и намирането на такъв е просто въпрос на знание къде да търсите.

В зависимост от това къде се намират тези нотариуси и връзката ви с тях, може да можете да използвате техните услуги безплатно или с отстъпка от цената.

Вашият работодател. Компании от всякакъв размер имат редовна нужда от нотариални услуги и не е рядкост дори малка компания да има поне един служител, който е публичен нотариус. Попитайте вашия работодател дали вашата компания има на разположение нотариуси или предлага нотариални услуги на служителите.
училища. Студентите в колежа понякога имат достъп до нотариални услуги. Академичните отдели, деловодствата и бюрата за правна помощ често разполагат с нотариални услуги на студенти или служители.
Банките. Повечето банки и кредитният съюз вероятно разполагат с най-малко един нотариус и обикновено няколко. Някои предлагат нотариални услуги на притежателите на акаунти безплатно, докато други събират малка такса.
Съдебните сгради. Много държавни, окръжни и общински съдебни служители са нотариуси. По подобен начин библиотекарите в библиотеките на окръжните съдилища могат да предоставят и нотариални услуги.
Правителствени служби. Някои държавни, окръжни и градски служби предлагат нотариални услуги на жителите.
Професионални офиси. Ако имате адвокат, тяхната адвокатска кантора почти сигурно има нотариално присъствие или знае как да го намери бързо. По подобен начин агентите по недвижими имоти, финансовите планиращи и застрахователните агенти често имат нотариална лицензия или имат служители, които го правят.
Доставчици на услуги на дребно. Някои търговски обекти като UPS Store, дрогерии и супермаркети предоставят нотариални услуги на разположение на клиентите.
Независими мобилни нотариуси. Много нотариуси предлагат мобилни услуги и могат да пътуват до вас, за да улеснят нотариалното удостоверяване. Можете да намерите мобилни нотариуси с интернет търсене на нотариуси във вашия район.

Нотариални разходи

Нотариусите могат да начисляват такси за услугите си, въпреки че цените могат да варират значително и често са ограничени или предварително зададени от държавното законодателство. Предварително зададените такси за нотариално заверяване на състоянието могат да варират от 1 до 15 долара за подпис. Така че, ако имате един документ, който изисква четирима души да го подпишат и нотариално заверени подписите им, а нотариусът таксува 5 долара за подпис, ще трябва да платите 20 долара. В държави, в които няма ограничени или предварително зададени такси, нотариусите могат да определят свои собствени такси.

Мобилните нотариуси или нотариусите, които пътуват до вашето местоположение, също имат право да начисляват допълнителна такса за своето пътуване. Някои щати имат предварително зададени такси за пътуване, като 0,30 долара на миля, докато други не. В държави без предварително зададени пътни такси нотариусите могат да определят собствените си такси.

Заключителна дума

Ако все още не сте го направили, вероятно ще трябва да използвате услугите на нотариус в някакъв момент от живота си. Като знаете какво включва това, какви са вашите отговорности и какво нотариусът може и не може да направи нещата да вървят максимално гладко.

Ако мислите да станете нотариус, процесът е сравнително лесен и нещо, което повечето хора са способни да направят, а да бъдете нотариус, дори може да се превърне в източник на допълнителни доходи или основа за вашия собствен бизнес.

Използвали ли сте някога услугите на нотариус? Сами ли сте нотариус?