20 начина за управление и увеличаване на паричния поток на малкия бизнес

Ускоряването на потока - превръщането на продажбите в пари в най-кратки срокове - и увеличаването на разпределението между вливанията и отливите за изграждане на парична възглавница са от съществено значение за дългосрочния, устойчив растеж на всяка компания, голяма или малка.

Стратегии за добавяне на парични баланси и бързи парични потоци

Използвайте тези стратегии, за да увеличите вашите парични баланси и да увеличите темпа на паричния приток. Проследявайте напредъка си с електронна таблица за паричните потоци, като този удобен шаблон от Bench.

1. Депозиране на парични салда в сметки за доходи от лихви
Днес сметките за проверка на лихвата са на разположение в повечето банки, макар и с изискване за минимално салдо. Тъй като лихвените проценти по тези сметки често са под лихвените проценти по спестовните сметки, депозитните сертификати (CD) или сметките на паричния пазар, запазвайте по-голямата част от средствата си в тези по-високоплатени сметки. След това прехвърлете необходимите средства от по-високо платените сметки, за да покриете изискването за минимален баланс в лихвоносна разплащателна сметка плюс общата сума на плащанията, които се очакват през тази седмица или месец.

Очевидно е важно да поддържате пари в наличност, така че или избягвайте дългосрочни компактдискове, инвестирайте в компактдискове без санкции, или инвестирайте само част от средствата, до които няма да имате нужда от достъп, докато компактдискът отлежава. Също така, помолете клиентите си да направят директни плащания по сметка с по-висока печалба за вземания, така че лихвата да започне веднага.

2. Продайте или откажете излишното и остаряло оборудване или инвентар
Неработещо, остаряло и неработещо оборудване заема място и обвързва капитала, което може да се използва по-продуктивно. Оборудването, което е собственост за по-дълъг период, обикновено има балансова стойност, равна на стойността му на спасяване или по-малка, така че продажбата може да доведе до облагаема печалба. Тази печалба трябва да се отчита във вашите данъчни записи. Ако трябва да се продадете под балансовата стойност, вие ще понесете данъчна загуба, която може да се използва за компенсиране на други печалби на компанията.

Излишъкът от инвентара може бързо да остарее и да си струва, тъй като изискванията на клиента се променят и се въвеждат нови материали. Помислете за продажба на инвентар, който едва ли ще бъде използван през следващите 12 месеца, освен ако разходите за неговото задържане са минимални и постъпленията от продажба не са незначителни..

3. Изисквайте депозити по големи или поръчкови поръчки
Когато работите с уникална или персонализирана поръчка, изискайте депозит за сигурност, равен на минимум 50% от общата цена. Продуктите с един вид по вид имат ограничена стойност на продажбите, обикновено само за лицето или компанията, която прави поръчката. Без депозит сте изложени на риск да се наложи да вземете намалено плащане в момента на доставка.

Притежаването на депозит намалява вероятността от финансова загуба при най-лошите обстоятелства. Бъдете сигурни, че клиентите разбират вашата политика и я включете в езика на договора, за да избегнете бъдещи трудности.

И обратно, избягвайте необходимостта да плащате депозити на доставчиците си за поръчки. Помолете ги да разгледат вашата кредитна история и добрите отношения между двете компании вместо да изискват вашите пари, които биха могли да бъдат използвани за по-добро използване на друго място.

4. Етапни плащания по дълги договори в ваша полза
Някои клиенти, поради техния размер или политика, ще откажат да сключват договори, които изискват първоначални депозити. Вместо да губите бизнеса, договорете условията и платежните показатели, които надвишават или успоредят вашите разходи.

Например, типичният договор за строителство може да позволи плащане от 15% при завършване на инженеринга, допълнителни 25% при доставяне на материал на сайта и 50% от сумата на договора при конкретни критерии за напредък. Останалите 10% от договорната цена обикновено се държат от купувача до окончателна проверка и приемане.

5. Разпознайте „Обхват Creep“ и използвайте поръчки за промяна, когато е приложимо
Ако вашият продукт се продава с приложено условие или услугата, която трябва да предоставите, е определена в договор между вас и купувача, трябва да сте наясно с точните изисквания, които се очакват от вас в резултат. Всяка промяна в тези изисквания може да ви позволи да потърсите допълнително заплащане за допълнителната извършена работа. Ако не потърсите подходящо обезщетение, наранявате вашата компания по два начина: не получавате допълнителните постъпления и разходите ви се увеличават.

6. Предлагайте отстъпки за бързо плащане
Разработете програма за отстъпки, за да насърчите бързите плащания, като събирате дължими пари, колкото се може по-бързо. Нормалните условия за плащане позволяват 30-дневен период за превод след получаване на фактура, с 2% отстъпка, ако се плаща в рамките на първите 10 дни. Можете да предлагате повече, по-малко или без отстъпка за плащане, в зависимост от вашите нужди и предишните навици на вашите клиенти.

Не забравяйте обаче, че вашата способност да въведете политика за събиране ще зависи от вашата относителна сила спрямо тази на вашия клиент. Основен акаунт може да вземе предложената отстъпка и все още да плаща късно.

5. Наказвайте закъснелите плащащи с наказателни лихви
Санкция за закъснели платци е „пръчката“ в подхода „моркови и пръчки“ към колекциите, като „морковът“ е отстъпката за предсрочно плащане. Въпреки че събирането на лихвите може да не е възможно във всички случаи, наличието на правилата ще подчертае важността на навременните плащания за вашите клиенти.

6. Договор с Агенция за събиране на стари вземания
Правенето на стари вземания изисква отдаденост и време и може бързо да стигне до точката на намаляваща възвръщаемост за вашия персонал. Малко са малките предприятия, които разполагат с ресурси, обучение или опит за ефективно преследване на злоупотребяващи сметки. Освен това клиентите, които надвишават 60 дни за плащане без основателна причина, рядко гарантират продължителна връзка и обикновено изискват твърди мерки за извличане на плащането.

Агенциите за събиране на трета страна умеят да работят с такива сметки и обикновено са готови да продължат събирането за своя сметка в замяна на определен процент от събраните постъпления. В някои случаи агенциите просто ще закупуват просрочения дълг от бизнеса с отстъпка и ще поемат всички последващи рискове от събиране. Въпреки че разходите за събиране от трети страни в сравнение с първоначалното салдо по сметката са прекомерни, вашата алтернатива може да не е никакво плащане.

7. Използвайте абонаментни продажби
Ако продуктът ви редовно се консумира и изкупува няколко пъти годишно, въведете абонаментна програма, в която клиентите предплащат продукта и доставката. Вестници, списания, кабелна телевизия, озеленяване и поддръжка на басейни са примери за продукти и услуги, които се поддават на абонаментен модел. В допълнение към получаването на предходни пари за покриване на бъдещи разходи, вие имате предимствата да осигурите бъдещи продажби и по-лесно планиране на ресурси..

8. Институирайте програма за продажби на Layaway
Програмите Layaway бяха много популярни преди широкото използване на лични кредитни карти в края на 50-те години. Програма за напускане позволява на клиентите да изберат конкретен продукт, който след това е запазен за бъдеща покупка и доставка, когато плащането е приключило. Продавачът използва парите преди да поеме цената на продукта. Изисква се специално счетоводно третиране на получените пари, така че бъдете сигурни, че вашият счетоводител е запознат с програмата.

9. Инициирайте кредитна линия за вземане на сметки
Въпреки най-добрите си усилия, дори най-добре управляваните компании търпят изоставане между разходите за производство на продукт - паричен отток - и получаване на плащане след продажбата - паричния приток. Това изоставане се представя от салдото на вземанията като текущ актив в счетоводните отчети на дружествата.

Повечето банки са готови да заемат до 80% от баланса на вземанията, като по този начин предоставят пари на кредитополучателя в момента на заема, вместо да чакат, докато сметката бъде събрана. Сумата на заема варира нагоре и надолу, тъй като стари сметки се събират и към тях се добавят нови сметки. Докато заемът е обезпечен с вземанията, дружеството - и евентуално собствениците на компанията - остават като поръчители на дълга.

10. Създайте кредитна линия за инвентаризация
Запасите от суровини, продуктите в процес на производство и готовите продукти, очакващи продажба се считат за текущи активи и изискват значителни парични разходи за придобиване и поддържане. Кредиторите, признавайки стойността и вероятността запасените материали да бъдат превърнати в продажби в близко и междинно бъдеще, ще приемат инвентара като обезпечение и заемни променливи проценти от баланса на запасите въз основа на неговия състав - в повечето случаи до 50% от неговата стойност.

Подобно на заем за вземане на вземания, салдото ще варира нагоре и надолу с промяната на нивата на запасите и кредитополучателите ще останат като поръчители. Кредитите за инвентаризация са проблемни за кредитополучателите, тъй като физическият инвентар трябва редовно да се взема и оценява по текущи пазарни цени, обикновено месечно, и впоследствие да се съгласува с балансовата стойност на компанията и на банката.

11. Институт на факторинг споразумение
Факторингът обикновено включва трета страна, небанкова компания за финансиране или „фактор“, която авансово договаря процент, 75% до 80%, от отделните сметки в баланса на вземанията. Тъй като сметките се събират от компанията, авансът се изплаща плюс такса към фактора. В някои случаи факторът може да закупи сметките с отстъпка и да поеме отговорността и рисковете от събирането.

Дали компанията или нейните собственици остават поръчители на сметките е въпрос на преговори между компанията и фактора. Договорът за факторинг обикновено е по-скъп (но по-малко рестриктивен) от кредитите за вземания в регулираните банки, така че споразумение трябва да се следва само след отхвърляне на стандартна схема за заемане на вземания.

Стратегии за намаляване и забавяне на паричните потоци

12. Поставете заплащане на двумесечен цикъл
Двумесечна програма за заплащане изисква 24 цикъла на заплащане годишно, за разлика от 26 цикъла на заплащане за двуседмична програма за заплащане, като по този начин намалява административните разходи за събиране, проверка и таблица на информацията за заплатите.

Допълнителни икономии на разходи са налични чрез използване на директен депозит в банковите сметки на служителите, а не чрез писане и предоставяне на заплати. Прехвърлете средства за ведомост непосредствено преди периода на заплащане от редовната сметка за проверка на лихвата на компанията.

13. Ремонт, вместо замяна, капитално оборудване
Моторните превозни средства, правилно поддържани, лесно доставят 100 000 мили употреба или повече. Съвременните машини също са издръжливи и осигуряват дългогодишни услуги. Например тракторите John Deere, булдозерите Caterpillar и пътната техника от 50-те и 60-те години все още се използват в цялата страна. Офисните машини обикновено остаряват преди да се износят.

За да намалите или премахнете скъпите ремонти и подмяна:

• Създайте програма за редовна поддръжка на оборудването.
• При необходимост използвайте възстановени и резервни части от трети доставчици и производители, а не оригинални произведени части.
• Сключете договор с местна ремонтна база, за да се справите със сложни ремонти или поддръжка извън вътрешните възможности. Търговска изключителност за цена с намаление.

14. Отхвърля обжалването на „Нова“ технология
Новите продукти, особено електронните джаджи, непрекъснато се въвеждат с авангардни функции. Но преди да се поддадете на рекламното вълнение, потвърдете, че новите функции ще осигурят значимо подобрение на производителността в начините, по които използвате продукта във вашия бизнес. В повечето случаи ще откриете, че ползите не струват добавените разходи. Използвайте съществуващото си оборудване, докато то не може да бъде поправено с оправдани разходи или докато изискванията за работа не се променят и не изискват модернизиране на оборудването.

15. Купете употребявана техника, а не нова
Използваното оборудване в добро състояние като цяло може да свърши необходимата работа, както и ново парче машини. Ако се нуждаете от оборудване, потърсете местните реклами и търгове във вашия район, по-специално търсете фирми, чиито активи са изключени и се продават от заемодателя. Възможно е да можете да закупите качествено, използвано оборудване за спестяване до 80% от цената на новото оборудване, без сравнимо влошаване на възможностите.

16. Преговаряйте фиксирани задължения към по-ниски плащания
През последните години лихвените проценти спаднаха. И в резултат на рецесията федералното правителство също започна редица програми за стимулиране на банковото кредитиране на малкия бизнес, както и гаранции от американската администрация за малък бизнес за улесняване на заемите.

Прегледайте съществуващите си кредитни линии, за да определите дали може да отговаряте на условията за по-ниска лихва или удължен срок. Ако е налице, помислете за добавяне на кредитна линия (LOC), която може да се използва в случай на спешност. Винаги прочетете и разберете условията, свързани с LOC, включително неговите разходи, продължителност и всички условия, за да можете да го използвате.

17. Забавяне на надстройките на продукта
Технологичните подобрения - софтуер и хардуер - се случват няколко пъти годишно. Често промяната между една и друга версия е минимална или добавя функции, които няма да използвате. Бъдете предпазливи, когато купувате или надграждате настолни компютри, мобилни телефони и др. Помислете за софтуер с отворен код, който по принцип е безплатен или достъпен за малко дарение. Ако софтуерът осигурява повишена сигурност над вашите данни чрез осуетяване на хакери, които биха унищожили вашата бизнес операция, трябва да помислите сериозно, преди да решите да не надграждате. Безопасността и сигурността винаги са на първо място.

18. Разсрочете плащанията към доставчиците
Забавяне на плащането на доставчиците до последната възможна дата, съответстваща на условията на продажбата. Ако няма неустойка за забавени плащания, задайте цикъл на заплащане от 45 до 60 дни от получаването на фактурата. Макар че забавянето на изтичането на пари е важно, е също толкова важно да се поддържа добър кредитен рейтинг и сърдечни отношения с критични доставчици.

Имайте предвид, че забавеното плащане може да доведе до контакт от продавача, който е бил засегнат. В тези случаи бъдете внимателни, че всички бъдещи плащания са както е обещано. Ако сте принудени да забавите плащанията, свържете се с продавача възможно най-бързо с обяснение и план за актуализиране на дълга ви.

19. Barter продукти за стоки и услуги
Подходете към онези доставчици, които също са клиенти относно „търговия“, при която всяка компания получава всички или част от съответните си плащания под формата на готови продукти. Тъй като обменната стойност обикновено се определя на съответната цена на дребно на всяка компания, бартерното споразумение ефективно предоставя „отстъпка“ в размер, равен на нетния марж на печалбата на вашия продукт и ви позволява да поддържате пари, които иначе биха били използвани.

От гледна точка на данъка върху дохода, продуктите, които получавате от вашите доставчици, трябва да се отчитат като брутен доход в годината на получаване, докато стоките или услугите, които предоставяте, са разход за „разходи за стоки“.

20. Използвайте кеш, не кредит, за по-големи отстъпки
Въпреки че тази стратегия може да изглежда противоречи на необходимостта от запазване на пари, тя илюстрира необходимостта да бъдете гъвкави по всяко време във всякакъв вид пазарна среда. По време на трудни времена целите на вашите доставчици може да са да се събере колкото е възможно повече паричен резерв, като се дава приоритет на парите над печалбите. В тези случаи те могат да предлагат много дълбоки отстъпки в цените си срещу заплащане. Ако по-голямата отстъпка оправдава използването на пари, вземете я.

По същия начин, ако плащате с пари в брой за малки покупки, договорете допълнителна отстъпка от продавачите, тъй като ги спестявате таксата за обработка на кредитната карта. Ако те не желаят да дават отстъпка, използвайте кредитни карти за плащане, но заплатете таксите на компанията за кредитни карти, преди лихвата да бъде дебитирана по сметката. Ако използвате една от най-добрите кредитни карти за малък бизнес, ще получите допълнителни награди - мили или точки за авиокомпании, хотели и храна - това ще спести пари на друго място.

Заключителна дума

Произходът на израза „парите са кралски“ е неизвестен, но валидността му в света на бизнеса никога не е била оспорена. Apple, компанията, която създаде такива емблематични продукти като iPhone и iPad, се смята, че разполага с 100 милиарда долара в брой, за да се възползва от неочаквани сделки или да покрие разходите, когато продажбите са по-малко от очакваните.

Финансовата гъвкавост е важна за всяка компания, особено когато бъдещата икономическа среда е неясна. Използването на препоръчаните по-горе стратегии за паричен поток може да натрупа вашите банкови баланси, да разшири броя на стратегическите опции, достъпни за вас като компания, и да намали вероятността да бъдете принудени да предприемете неприятни или притеснителни действия.

Какви други съвети можете да предложите, за да увеличите паричния поток от бизнеса?