10 прости начина да подобрите уменията си за писане на бизнес

Сега помислете колко време сте пропиляли, опитвайки се да дешифрирате имейл или доклад, който е лошо написан. Не само че е неприятно и досадно да се чете, но лошото писане може да доведе и до сериозни неправилни комуникации, загубени възможности или дори злополуки на работното място.

Важното тук е, че добрите умения за писане са ценни по много начини. И като отделите време да подобрите вашия, може да изплатите значителни дивиденти през цялата си кариера. Нека разгледаме няколко техники, които можете да използвате, за да подобрите уменията си за писане на бизнес.

Стойността на твърдите умения за писане

Доброто писане е от съществено значение за работната сила по редица причини.

Първо, това, че сте добър писател, ви помага да се откроите от тълпата и подобрява шансовете ви за повишение или повишаване. Това може да помогне да убедите шефа си да предприеме действия по проекти и идеи, към които сте страстни. Доброто писане ви кара да изглеждате по-интелигентни, надеждни и професионални. Той помага да се избегнат объркване и погрешно тълкуване, да се изгради доверие и сближаване с колегите и да спечелите клиенти.

Доброто писане е особено важно поради увеличената ни употреба на социални медии. Всички сме виждали професионалисти в думите на Twitter, LinkedIn или Facebook, които грешно изписват или използват дума неправилно. Това не само е смущаващо, когато ви се случи, но може да повлияе на вашата репутация и достоверност в бъдеще.

Вашето писане е един от основните медиуми, в които ще бъдете съдени през целия си живот. Имейлите, текстовете и отчетите, които изпращате ежедневно, са физическо представяне и запис на ти. С течение на времето тези представи изграждат вашата репутация и въздействат върху отношенията, които трябва да процъфтявате в кариерата си.

Вашето писание съобщава вашите мисли и е важно тези мисли да бъдат предадени по възможно най-ясния и красноречив начин.

Курт Вонегът каза: „Защо трябва да изследвате стила си на писане с идеята да го подобрите? Направете това в знак на уважение към вашите читатели, каквото и да пишете. "

Независимо дали сте предприемач, който трябва да напише страхотно прессъобщение, мениджър, който пише ежедневни имейли на натоварен екип, или някой, който търси нова работа, който трябва да напише печелившо мотивационно писмо, добрите комуникационни умения са задължителни. Думите са важни в живота и ще имате голяма полза от това да знаете как да ги използвате ефективно.

Как да подобрим уменията си за писане

Страхотното писане отнема време и практика. Както емблематичният бизнесмен Дейвид Огилви каза: „Доброто писане не е естествен дар. Трябва да се научиш да пишеш добре. "

Има няколко начина, по които можете бързо да подобрите собственото си писане.

1. Помислете, преди да започнете да пишете

Преди да започнете да пишете нещо, спрете и помислете какво искате и трябва да кажете. Запитайте се: „Какво трябва да знае или разбере този човек, след като прочете този имейл?“

Можете също така да използвате „5 Ws + H“, които използват всички журналисти, когато изработват работата си:

• Кой: Коя е моята публика?
• Какво: Какво трябва да знаят??
• Кога: Кога се прилага това, кога се е случило това или кога трябва да го знаят?
• Където: Къде се случва това?
• Защо: Защо им е нужна тази информация?
• как: Как трябва да използват тази информация?

Също така трябва да се запитате: „Наистина ли трябва да изпратя този имейл?“

Професионалистите във всеки сектор са затрупани с имейли всеки ден, много от които са ненужни. Спестете себе си и вашето читателско време, като се уверите, че всеки имейл, който изпращате, е наистина необходим и подходящ.

2. Дръжте го кратко

След като идентифицирате какво трябва да кажете, стигайте до въпроса бързо. Хората винаги са притиснати за времето и те ще оценят вашата краткост.

Нуждаете се от по-убедителни? Спрете и помислете колко се разочаровате, след като прочетете имейл, който е три пъти по-дълъг, отколкото трябва да бъде, като основните точки са заровени в дъното. Това е загуба на време и енергия, нали?

Не карайте аудиторията да премине през това - бъдете кратки.

Може да помогне да се мисли за това как хората четат. Романистът Елмор Леонард предлага някои кратки, но страхотни съвети, когато казва: „Опитайте се да изключите частта, която читателите са склонни да пропускат.“ Като цяло това означава дълги параграфи, които имат повече общо с какво ти искам да кажа от това, което читателят трябва да чуе. Винаги имайте предвид читателя си.

Ако установите, че не можете да напишете имейл с дължина, по-малка от половин страница, той не е най-добрият начин за комуникация с тази информация. Вместо това се обадете на човека и говорете директно с тях.

3. Избягвайте претенциозните думи

В писмена форма целта ви е да бъдете ясни и директни. Ако вашият читател трябва да използва Google, за да дешифрира това, което се опитвате да кажете, те ще се чувстват отчуждени и раздразнени.

Марк Твен веднъж каза: „Не използвайте дума от пет долара, когато думата петдесет цента ще свърши работа.“ Избягвайте изкушението да използвате цветни, претенциозни думи, за да звучите по-умно. Придържайте се с петдесет-центовите думи.

По същия начин избягвайте жаргона винаги, когато е възможно. Жаргонът често ви звучи претенциозно и това може допълнително да отчужди читателя ви. Вместо това напишете начина, по който говорите. Дръжте го естествено и директно.

4. Използвайте активния глас

Активните изречения са директни, смели и по-интересни от пасивните изречения. Пасивните изречения са слаби и многословни; те са като накуцвайки ръкостискане. Писането ви ще се подобри драстично, ако се стремите да използвате активни изречения, когато е възможно.

Например, погледнете двете изречения по-долу:

1. Котката надраска жената.
2. Жената беше надраскана от котката.

Първото изречение се пише с активния глас. Това е ясно и директно. Второто изречение е пасивно.

В активно изречение темата изпълнява действието на глагола. В пасивно изречение субектът оставя действието да се случи да се тях. Ето още един прост пример:

1. Голфът удари топката.
2. Топката беше ударена от голфъра.

В първото изречение субектът (голфърът) извършва действието (удари топката). Във второто изречение подлогът (голфърът) идва след глагола; получава действието.

За да забележите пасивния глас, потърсете форми на глагола „да бъде“, като „ще“ или „беше“, пред глагола. Например „Срещата ще се проведе в 20 ч.“ Е пасивна. Вместо това кажете: „Срещата е в 20:00.“

5. Винаги бъдете професионални

Понякога е изкушаващо да се хвърлиш на шега или да включиш някакви служебни клюки в имейл. Тези добавки обаче не допринасят за вашето послание и могат да повлияят негативно на вашата репутация. Те също така са лесно разбрани.

Да, трябва да сте автентични и да оставите гласа ви да свети в писането ви. Но също така трябва да останете професионални; това е акт на балансиране. Един добър начин да проверите целесъобразността на вашето съдържание е да попитате: „Бих ли се чувствал удобно с това, ако утре сутринта беше на първа страница на вестника?“ Ако това ви накара да изтръпнете, направете малко редактиране.

6. Изяснете своя призив за действие

Вашите бизнес комуникации се изпращат с цел; рядко е да напишете имейл, който е чисто информационен. Вероятно е, че имате нужда от вашия читател да направи нещо: да ви се обади, да ви даде повече информация, да потвърди присъствието им на среща и т.н..

Не оставяйте на читателя си да разбере какво искате да правят с тази информация. Изпишете го и бъдете конкретни. Например:

• Моля, изпратете обратно всички редакции до 17:00 вторник.
• Моля, обадете се на този клиент до петък, за да разрешите проблема.

Бъдете наясно какво искате и вероятно ще намерите по-добри резултати от своите читатели.

Професионален съвет: Имайте предвид, че ако имате нужда от незабавни действия по нещо, говорете лично с получателя. Станете от бюрото си и отидете в техния офис или им се обадете по телефона. Писането е важна среда, но нищо не бива да разговаряте в човек, когато трябва да свършите нещо.

7. Използвайте вашата тема за електронна поща по подходящ начин

Темата на електронната ви поща е мощен инструмент; мислете за това като заглавие на имейла си. Задачата на заглавието е да гарантира, че тялото ще бъде прочетено. За целта заглавията трябва да са кратки, директни, мощни и конкретни.

Например, погледнете двата предметни реда по имейл по-долу:

1. Понеделник среща
2. В понеделник, 14 октомври, 14:00 ч. Съвещание на тримесечните отчети

Първият ред е неясен и оставя много въпроси без отговор. Коя среща в понеделник? За какво става въпрос за срещата? Трябва ли дори да знам за тази среща?

Вторият предмет е много по-специфичен и по този начин е по-вероятно да бъде отворен и прочетен бързо. Той съобщава за коя среща говори авторът, кога е и какво може да ви е необходимо, когато присъствате на тази конкретна среща.

Никога не оставяйте празната тема на имейла си празна. Електронните филтри често категоризират празните теми като спам, така че попълнете, за да избегнете пропускането на имейла ви.

Професионален съвет: Ако трябва само да зададете прост въпрос, използвайте техниката Край на съобщението (EOM). Просто напишете въпроса си в темата на имейла и добавете „EOM“ в края. Това спестява вашето читателско време, защото те могат бързо да отговорят, без да се налага да четат по-излишен текст.

Например, темата ви може да казва: „Ще присъствате ли на тази понеделник в 14:00 часа? МНИ. "

Уверете се, че вашите получатели знаят какво означава EOM, преди да използват тази техника. Тогава в идеалния случай те ще отговорят в темата на връщащия си имейл нещо като: „Да, ще бъда там. МНИ. "

8. Придържайте се към една тема в имейлите

Дръжте имейлите си фокусирани върху една конкретна точка или идея, когато е възможно. Ако трябва да се обърнете към друга тема, напишете отделен имейл. Фокусирането върху една тема на имейл дава на вашия читател време да обработи това, което казвате и да отговори директно. Освен това им помага да организират по-ефективно своите имейли и да намират по-бързо архивирани имейли.

Например по-долу е пример за имейл, който обхваща твърде много теми:

Тема на електронната поща: Понеделник среща 

тяло: Здравей Стив, 

Благодаря за цялата ви работа по тримесечните отчети миналата седмица. Направихте хубава работа! Просто мисля, че трябва да съкратим интрото, но освен това е чудесно.

Писах, за да видя дали ще присъствате на срещата в понеделник. Ако е така, бихте ли могли да донесете копие от първоначалния си проект на тримесечен отчет? Бих искал да го покажа на Сюзън.

Също така, някога сте пипали база с Ал Томпсън в Сиракуза? Той имаше оплаквания относно последната си пратка и трябва да се уверим, че те са адресирани. Кажете ми как се оказва това.

Благодаря,

Джим

Спрете и помислете колко неща са помолени на Стив в този имейл.

Първо, той трябва да разбере дали Джим иска той да редактира интрото, или Джим ще го направи сам; не е ясно. След това той трябва да потвърди, че ще бъде на срещата в понеделник, а също и да не забравя да внесе проекта на доклада. Последно, той трябва да се справи с тези оплаквания на клиенти и да каже на Джим какво се е случило.

Имейлът има някои важни напомняния в него и Стив може да иска да го запази. Но заглавието просто казва: „Среща в понеделник“. Ако иска да го запази като напомняне за адресиране на тези оплаквания на клиенти, заглавието няма нищо общо с действителната тема. Той ще трябва да помни, че напомнянето за адресиране на жалбите на клиентите е в имейла, озаглавен „Среща в понеделник“.

Направете услуга на читателите си и направете нещата възможно най-лесни за тях. Дръжте го просто с една тема на имейл.

9. Никога не използвайте имейл, за да доставяте лоши новини

Никога не използвайте имейл, за да доставяте лоши новини. Ако трябва да освободите някой от вашия екип или да предоставите обратна връзка, която ще звучи по-малко от розово, направете го лично. Лесно е да възникнат недоразумения чрез имейл, перспектива, която се разширява, когато използвате имейл, за да доставяте лоши новини. Лично можете да общувате със състрадание и съпричастност и можете да използвате езика на тялото и гласовия си тон, за да предадете по-нататък своята искреност и намерения. Това е нещо, което просто не можете да направите чрез имейл.

10. Корекция, корекция, корекция

Граматичните и правописните грешки са смущаващи и те нараняват вашата достоверност. Разбира се, можете да разчитате на инструменти за проверка на правописа, но те не улавят всичко, особено думи, които се използват извън контекста.

След като приключите с писането, го проверете веднага. И винаги, когато е възможно, го оставете и го прочетете отново няколко часа (или няколко дни) по-късно. Осигурявайки известно разстояние от написаното, ще ви помогне да забележите грешки, които може да сте пропуснали при първото четене.

Професионален съвет: Когато коректура, прочетете внимателно всяко изречение. Вземете съвета на Джордж Оруел, който заявява: „Скрупулезен писател, във всяко изречение, което пише, ще си зададе поне четири въпроса, така: Какво се опитвам да кажа? Какви думи ще го изразят? Какъв образ или идиом ще го направи по-ясен? Това изображение достатъчно ли е свежо, за да има ефект? И вероятно ще си зададе още две: Може ли да го кажа по-кратко? Казах ли нещо, което е грозно?

Ако имейлът или докладът са особено важни, дайте го на доверен приятел или колега да го прочете, преди да го изпратите до целевата му аудитория. Свеж чифт очи може да забележи допълнителни грешки, които сте пропуснали.

Професионален съвет: Ако откриете, че се нуждаете от допълнителна помощ при писането на вашия бизнес, използвайте услуга като Grammarly, която сканира вашия текст и идентифицира както прости, така и сложни граматически грешки (включително правилно написани думи, използвани в грешен контекст). Освен това получавате обяснения за всяка грешка, за да можете да подобрите писането си в бъдеще.

Заключителна дума

Всеки може да се научи да бъде по-добър писател и най-добрият начин да подобрите собственото си писане е да практика. Колкото повече пишете, толкова по-добре ще получите. Можете също така да помислите за безплатен онлайн курс за писане на бизнес през Coursera. Класът е създаден от Университета на Колорадо-Боулдър и е безплатен, ако направите одит.

Какви грешки правите най-често в писането на бизнеса си? Какво мислиш, че се справяш добре?