Как да създадете система за архивиране в домашни условия за водене на записи

Но попълването на годишните данъци не е единствената причина да имате добра система за подаване на документи. Важно е да запазите разписките, за да покажете колко сте платили за собственост и инвестиции, както и да докажете кога са направени покупките. Почти невъзможно е да получите заем без да оповестявате записи за приходите и разходите си.

Проследяването на документите е необходимост и може да създаде проблеми на неподготвени и неорганизирани. Въпреки това, създаването на система за домашно подаване, която има смисъл, може да бъде доста проста.

Настройка на картотека

Ако все още не сте превърнали в система без хартия за съхранение на документи, все още можете лесно да управлявате система, за да следите всичките си записи.

1. Закупуване на необходимите консумативи

Посетете любимия си магазин за офис консумативи и направете следните покупки:

Един джобен файл с размер на писмо, който се разширява до три и половина инча (приблизително $ 3)
Няколко файла папки (по-малко от $ 1 всяка)
Етикети за вашите папки с файлове (приблизително $ 3 за пакет от 250 етикета)

2. Създайте етикети

Маркирайте разширяващата се папка за годината. След това създайте етикет за всяка файлова папка, както следва:

Лични разходи, като дрехи, книги, хранителни стоки и развлечения
Медицински / стоматологична
Сметки за комунални услуги
Големи покупки и домашни подобрения
банкови извлечения
Инвестиции
Извлечения и разписки за кредитни карти
Плащайте мъничета
Данъчни записи

3. Организирайте вашите документи и файлове

След като папките ви са етикетирани, започнете да организирате вашата система за архивиране. С напредването на годината можете да добавите още папки, за да съхранявате квитанции за нови категории, които трябва да следите, като разходи за образование, домашни любимци или пътувания.

Поставете файловите си папки в разгъващата се папка и дръжте вашата файлова система сигурно поставена в чекмедже или картотека. Всеки път, когато правите покупка или плащане на сметката, направете навик незабавно да поставите разписката си в съответната папка.

За да останете отгоре върху плащанията на сметките, създайте папка с надпис „Сметки за плащане“. Съхранявайте тази папка на силно видимо място, така че да ви се напомня да минавате редовно през нея, за да плащате неизплатените си сметки. След като платите всяка сметка, поставете записа в съответната папка във вашата картотека.

Трябва също да създадете папка с надпис „Нуждае се от внимание“. Например, ако трябва да направите запитване относно подозрително таксуване на кредитната си карта или ако трябва да се свържете с доставчик, който не ви е дал кредит за плащане на най-новата ви сметка, трябва да поддържате запис или напомняне в тази папка.

Ежедневен метод за подаване

Чрез внедряването на тази система можете да намалите времето, което прекарвате в търсене чрез разпръснати хартии, като вашите файлове са подредени в организирани файлове с подходящ етикет. Създайте ежедневие, за да поддържате файловете си последователно и правилно поддържани:

Съберете пощата и я прегледайте на бюрото си или на кухненската маса.
Отворете всяко писмо и оставете нежелана поща и пликове за рециклиране.
Поставете сметки в папката си „Сметки за плащане“.
Поставете разписки в съответната папка. Например, резюметата на медицинските услуги трябва да бъдат поставени в папката „Медицински / стоматологични“.
Всичко, което се нуждае от незабавно внимание, трябва да влезе в папката ви „Необходимо внимание“, за да можете да се погрижите за него бързо.

Какво да пазя и за колко време

В повечето случаи трябва да съхранявате записи най-малко три години, тъй като IRS обикновено търси три години във вашата история по време на данъчна ревизия. Въпреки това IRS може да избере да търси допълнителни три години във вашата история, така че поради тази причина е препоръчително да запишете записи за шест години.

Ето някои записи, които трябва да съхранявате в продължение на шест години:

Разписки за всички удръжки, които сте посочили в данъчната си декларация
Отчети за посредничество за транзакции, отчетени във вашата данъчна декларация
Записи, свързани с продажбата на жилище или друг имот, отчетени във вашата данъчна декларация
Документи за приходите и разходите, отчетени за вашия малък бизнес, във вашата данъчна декларация

Всеки лист хартия, който поддържа информация, отчетена във вашата данъчна декларация, трябва да бъде запазен за шестте години след датата, на която сте подали.

Въпреки това, има някои записи, които ще искате да запазите завинаги:

Връщане на данъци
Договори
Актове за собственост и заключителни изявления
Записи на вашите вноски към пенсионните ви планове
Полици за животозастраховане
Документи за планиране на имоти, като пълномощно или споразумения за доверие

Документи за отхвърляне

След като попълните данъчната декларация за годината, има някои документи, които могат да бъдат изхвърлени. Освен ако не е свързана с данъчната ви декларация, трябва да можете да се отървете от следните елементи:

Банкови депозити и касови бележки
Пъпки за заплати
Разписки за сметки за комунални кабели

Заключителна дума

Няма време като настоящето да започнете да организирате документите си. Колкото по-рано настроите организирана система за подаване на файлове, толкова по-скоро ще можете да извлечете наградите от едно затрупано жилище или офис. Освен това може да ви е много по-лесно да получите достъп до всякакви документи или записи по всяко време, когато имате нужда.

Използвате ли система за домашно подаване? Какви стратегии са работили добре за вас?

(снимка на кредит: Bigstock)