Как да създадете и домакин на семинар - Предимства за маркетинг и обслужване на клиенти

Ако не сте въвели вебинари във вашия маркетинг, обслужване на клиенти или обучение за служители - независимо дали управлявате компания Fortune 500 или операция с едно лице - може да пропуснете значителна възможност.

Разбиране на Уебинари

Казано просто, вебинар е многоадресен, интерактивен аудио-видео семинар в мрежата, който предлага възможност за предоставяне, получаване и обсъждане на информация. Според проучване на ON24 средният вебинар през 2013 г. е привлякъл 433 регистранти. Почти половината от спонсорите, участващи (49%) в анкета за 2013 г. от MarketingSherpa, класираха уебинарите и уебкастрите като най-ефективния маркетингов инструмент, който използват, много над мобилните приложения (35%), блоговете (27%), съобщенията за печата (21% ) и маркетинг на социални медии (18%).

Уебинарите за първи път се появяват около 1994 г. и стават все по-популярни, тъй като разходите за продукция намаляват и технологията за комуникация с широката аудитория се подобрява. Над 80% от вебинарите в проучването ON24 са имали над 200 участници, докато 15,2% са имали над 1000 участници..

Важно е да разберете разликата между вебинари и други интернет-базирани форуми, като онлайн срещи и подкасти:

Онлайн срещи. Нарича се също уеб срещи, видеоконференции, телеконференции и виртуални конференции. В онлайн срещите в дискусията се включват едновременно от 2 до 30 участници, което може да бъде среща на корпоративен съвет или дискусия на проектния екип. Обикновено компаниите използват онлайн срещи за мозъчна атака, където участниците, запознати с дадена тема, могат да дадат информация и дискусия по разглежданата тема.
Подкастове. Понякога наричани уеб предавания, те обикновено се излъчват без интерактивност. Думата „подкаст“ е комбинация от „излъчване“ и тогавашния революционен iPod на Apple, който може да възпроизвежда цифрови видео и аудио файлове. Наличието на евтини, висококачествени камери, както и софтуер за запис на видео и аудио, дава възможност на фирми от всякакви размери да рекламират своите продукти и услуги рентабилно чрез тази платформа.

Предимства на вебинар за спонсора и участниците

Уебинарите позволяват на спонсорите да предават съобщение на стотици участници в реално време. В резултат на това те са еднакво популярни сред преподаватели и студенти, маркетингови специалисти и потенциални клиенти, както и с бизнес обучители и служители. Те са особено популярни с - и ефективни за потребителите на малки фирми, на тази публикация от Outgrow.

Техните предимства включват следното:

заменяемост. Много домакини предоставят безплатни уеб семинари на участниците в усилията за съставяне на списъци с бъдещи клиенти или като допълнение към обслужването на клиентите. Някои обаче събират такса за участие. Вебинарите, базирани на такси, обикновено варират от 20 до 150 долара, с продължителност между 60 и 90 минути. Решаващият фактор в решението за заплащане е възприетата стойност на уебинара в очите на купувача. Според блога InstantPresenter, решението за закупуване на семинар зависи от репутацията на оратора, темата и дали представената информация може да помогне на зрителя да спечели повече пари.
Географски достъп. Спонсорите и участниците могат да бъдат разположени навсякъде, където е наличен Интернет - в дома, на работното място, на местно и международно място - по всяко време на деня и нощта. Не се изисква пътуване, което прави разходите за транспорт, удобства, храна и развлечения за участващите страни непроблем.
гъвкавост. Уебинарите се използват за презентации, лекции и семинари. Предлагат се множество формати и функции - като въпроси за въпроси и отговори, интервюта, панели и уеб-семинари в стил представяне - от голямо разнообразие от доставчици на онлайн услуги, гарантиращи, че съобщението на спонсора се доставя ефективно и ефикасно.
Сигурност. Регистрираните членове на аудиторията могат да влязат в хост компютъра чрез персонализирана връзка. Членовете на аудиторията може да се наложи да въведат идентификационен номер на среща или предварително одобрена парола.
скалируемост. Уебинарите са подходящи за малки и големи аудитории.
Доказана технология. Разнообразие от доставчици предоставят средства за домакинство на уебинари онлайн без обемисти изтегляния. Програмите са лесни за използване - често интуитивни - за да могат спонсорите да се концентрират върху съобщението, а не върху носителя.
дълголетие. Спонсорите често записват своите вебинари и ги предоставят за бъдещо изтегляне. Неотдавнашно търсене в YouTube върна повече от 350 000 връзки към уебинари, с теми, вариращи от „Как да спечелим пари с опции за пари“ до „Препоръки за упражнения за дългосрочна грижа (предотвратяване на падания)“. Ерин Кел от Trew Marketing казва, че „най-доброто нещо за вебинарите е, че те не са еднократно направени маркетингови усилия. Вашият записан уебинар може да се разглежда при поискване в продължение на месеци или години и може да продължи да генерира потенциални клиенти. “

Технически характеристики на вебинар

В статия на About.com Шелби Бритън, която ръководи програми за уеб семинари за Adobe Systems, е цитирана, като казва: „Инструментите за уебинар ви дават мощна функционалност за интерактивност. Ако не разчитате на взаимодействие или някакъв вид съвместен обмен, можете също така да създадете видео, за да избутате съдържанието там. “

По-голямата част от доставчиците на услуги за уебинар (като WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect и AnyMeeting) предоставят възможности да направят следното:

Показване на слайдове. Можете да показвате слайдшоу презентация с помощта на MS PowerPoint или Apple Keynote, точно както бихте правили в обикновена класна стая, заседателна зала или лекционна зала.
Поточно видео. Показвайте единични или множество видеоклипове, съхранявани на вашия компютър или другаде - YouTube, например.
Говорете с вашата аудитория. Уебинарите използват VoIP, за да направят възможна аудио комуникация в реално време. Някои доставчици на услуги предлагат функция за обаждане, включително опция без такса. Превод на английски, немски, испански, френски, италиански и китайски може да бъде предложен срещу допълнително заплащане.
Записвайте всичко. Уебинарите често предоставят възможност на хостовете да записват цялата си презентация - включително всички визуални и аудио материали, което е много важно за бъдеща употреба.
Редактиране на съдържание в реално време. Домакините често могат да използват компютърна мишка, за да създават пояснения, да подчертават елементи или да правят маркировки на екрана.
Чат. Домакинът може да отвори кутия за чат за текстово чат с публиката, което е особено полезно за членовете на аудиторията, които искат да задават въпроси. Много доставчици на услуги предлагат възможност за превключване между публични и частни чатове (позволяващи обидни чатове да бъдат премахнати). Преди да използвате способността за чат, не забравяйте да разберете най-добрите практики. Например, експертите предлагат участниците да въведат своите имена, когато използват способността за въпроси и отговори, така че презентаторите да персонализират отговорите.
Провеждайте проучвания и анкети. Някои доставчици на семинари предлагат възможност за създаване на анкети, тестове и анкети за членовете на аудиторията.
Събирайте такси. Ако възнамерявате да таксувате за гледане на вашите уебинари, интегрираната система за плащане е от решаващо значение. Много спонсори на уебинар използват услуга като PayPal, за да улеснят плащанията. Тази способност е особено важна, ако планирате да създадете серия от уебинари за такси.

Някои доставчици на услуги за уебинар предлагат и следните предимства:

Персонализирано брандиране. Използвайте собственото си лого и цветова схема за специални материали за покани и регистрация.
Последващи имейли след събитието. Свързването с участниците бързо и редовно след уебинара подсилва вашето послание и изгражда афинитет към вашата марка. Въпреки това, бъдете сигурни, че предоставяте нещо ценно, като допълнителна информация или покани за други уебинари с всеки контакт.
Интеграция със социалните медии. Възможността за публикуване в сайтове на социални медии като Facebook, Twitter или LinkedIn чрез софтуера на доставчика на услуги прави воденето на записи по-лесно и по-ефективно.
Мобилни приложения. Разрешаването на зрителите да участват по телефон, таблет или компютър е изключително важно в днешната среда. Не използвайте доставчик на услуги, който няма тази възможност.

Въпреки че успехът на вашия семинар директно зависи от темата и презентатора, знанието как и кога да използвате различните инструменти за конференции също е от решаващо значение. След като решите да продължите с вебинар, попитайте вашия предпочитан доставчик на услуги за помощ за обучение. Мнозина са щастливи да предоставят помощ безплатно, знаейки, че успешният вебинар вероятно ще генерира бъдещ бизнес за тях - не се страхувайте да поискате безплатна пробна версия за първия си уебинар.

Организиране и хостинг на уебинар

Не всяка тема е подходяща за уебинар. Много от тях са по-добре представени чрез видеоклипове или статии, където интерактивността не е от съществено значение, докато други са твърде дълги или сложни, за да бъдат обхванати за един до два часа.

Ако определите, че вашият предмет е подходящ за вебинар, направете следните стъпки, за да изградите успешен такъв.

1. Определете бюджета си

Вашият бюджет трябва да се основава на планираните резултати. Кен Молай, консултант за уебинар, предлага всеки да може да получи способен, сравнително евтин софтуер за уеб конференции, да се научи да го използва, да управлява всичко собствено и да покани хора, които вече са в списъка с потенциални клиенти за 500 долара.

За повишена производствена стойност и популяризиране на уебинара, Molay предполага, че „добрият среден бюджет е между 4000 и 6000 долара“. Но собственик на малък бизнес или предприемач може да популяризира, произвежда и домакин на уебинари с много по-малък бюджет, особено когато участниците не изискват екстравагантна, скъпа промоция или екзотични презентации.

Например, доставчик на услуги за вебинар като GoToMeeting или WebEx предлага на собствениците на малки фирми и предприемачите възможност за вебинар за годишни такси между $ 600 и $ 850, плащани на месечни стъпки. Таксата включва неограничен брой вебинари, всеки за до 100 участници. Техническите характеристики включват конференции лице в лице, споделяне на екрана и запис на уебинар.

2. Познайте своята аудитория

Кои са вашите мишени? Съществуващи клиенти, перспективи или и двете? Какви проблеми изпитват те? Какви ползи възнамерявате да доставите и защо трябва да инвестират времето и парите си, за да чуят какво имате да кажете?

Вашето съобщение трябва да е насочено към желанията, потребностите, тревогите и страховете на конкретна група, ако иска да има значително въздействие. Създайте съставна картина на средния член на аудиторията в съзнанието си - възраст, пол, образование, доходи, професия - и преценете вероятните цели и притеснения на композитора, тъй като те са свързани с вашия предмет и опит.

3. Изберете тема и заглавие, които вълнуват вашата публика

Изберете заглавие за вашата тема, което може да привлече и ангажира потенциални участници. Например, ако промотирате нов план за диета, аудиторията ви може да е с наднормено тегло или да е направила опити за диета в миналото. Заглавието ви обаче не може да бъде просто описание на вашата тема - трябва да доведе до изплащане на тези, които посещават вашия семинар. „Защо диетите се провалят: тайната за стабилното отслабване“ е по-вероятно да предизвика интерес, отколкото „Нов гарантиран план за отслабване“. Не забравяйте, че заглавието е включено във вашите промоционални материали, затова се опитайте да създадете известно вълнение в съзнанието на вашата бъдеща аудитория.

Широките теми може да са твърде трудни за пълно обхващане в ограниченото време на един вебинар. В тези случаи разделете съобщението си на секции, които могат да работят самостоятелно или като част от поредица. Кратките сегменти могат да се използват и в програми за подхранване на олово, електронни съобщения и трейлъри за друго съдържание. Някои вебинарни експерти предлагат да се направи първият семинар от поредица „закачка“ като стимул за преглед на бъдещите сегменти.

4. Използвайте надежден хедлайнер за високоговорител

Освен ако не сте признат експерт в своята област, помислете за включване на помощта на трети страни за предаване на вашето съобщение - и не забравяйте, че „имената“ привличат аудитории. Уебинар може да бъде представен в множество различни формати, включително единични презентатори, модератор с множество оратори, интервюиращи и експерти по темата и панелни дискусии. Изберете формат, който ви позволява да доставяте съобщението си по подходящ начин с толкова „звездна мощност“, колкото позволява бюджетът ви.

5. Планирайте дата на презентация далеч предварително

Изграждането и тестването на вашата презентация отнема време, точно както прави разработването и предоставянето на рекламни материали на потенциалните ви членове на аудиторията. За да сте в безопасност, насрочете първия си вебинар поне два месеца предварително. Не забравяйте да помислите как различните часови зони могат да повлияят на посещаемостта. Според проучването ON24 най-добрите дни и часове за провеждане на уебинар са вторник и сряда в 10 ч. И 11 ч. По централно стандартно време, ако очаквате да имате аудитория и на двете крайбрежия..

6. Изберете формат и функции от доставчика на Webinar

Въпреки че е възможно по-голяма вероятност даден лектор да бъде признат за авторитет по дадена тема, интерактивността може да бъде ограничена, ако участниците са сплашени и не желаят да задават и отговарят на въпроси. Множеството оратори са по-ангажиращи, но могат да увеличат сложността на работата с участието на аудиторията.

Важно е да изберете формат на вебинар и функциите, които планирате да използвате, за да сведете до минимум объркването и да осигурите безпроблемна доставка. Бъдете сигурни, че „маркирате“ вашия семинар с вашата компания или лично лого и публикувате всички рекламни материали на собствения си уебсайт. Избягвайте да изисквате от вашите участници да изтеглят приставки за преглед на вебинара и направете процеса възможно най-лесен за тях. Винаги се уверете, че вашите семинари са достъпни за гледане на мобилни устройства.

Много опитни спонсори на уебинар използват „лоби“ с интерактивни функции. Участниците, които пристигат рано, могат да слушат музика, да гледат въртящи се слайдове с информация за събитието или съобщения и да участват в открит чат със спонсорите и други присъстващи. Насърчете ангажираността на присъстващите, задавайки прости, общи въпроси, като например: „Какво е времето, където сте?“ или „От къде се присъединявате към нас?“ когато посетителите се регистрират.

7. Планирайте презентацията си за максимално ангажиране на участниците

Разработете програма за вашата презентация, която включва времеви рамки за лектори и теми с демонстрации и въпроси и отговори. Включете тази програма в маркетинговите си материали, за да може потенциалните участници лесно да определят дали съдържанието е подходящо за тях.

Когато се използват множество презентатори, уверете се, че те съответстват на формата за визуални изображения и ги помолете да доставят всякакви материали, които планират да използват поне един месец преди вебинара. Засилване на сроковете за секцията на всеки говорител и извършване на цялостна репетиция на роклята една седмица преди презентацията, за да потвърдите, че всеки водещ е запознат с инструментите на уебинарите, които използват за представяне.

Когато работите със слайдове, използвайте минимален текст със силна графика - гледането на поредица от тъпи слайдове един след друг е толкова скучно, колкото и слушането на скучен дрон на високоговорители. Винаги показвайте въвеждащ слайд на вашия сайт, преди уебинарът да започне да напомня на аудиторията ви как да влезете в аудиото и по кое време започва. Ако използвате няколко високоговорителя, включете слайд за всеки с име, заглавие и работодател, заедно със снимка. Избягвайте продължително излагане на един и същ слайд или разширена лекция с малка или никаква интерактивност.

В статия на About.com изпълнителният директор на Netspeed Learning Solutions Cindy Clay препоръчва презентаторите да изместват вниманието на публиката на всеки три минути с промяна на оформлението и дейността - като ги накарат да докоснат екраните си или да кликнат с мишка, например. "Това ви извежда от презентация на говореща глава." Клей също смята чата за „най-богатия инструмент за задържане на вниманието на хората“.

8. Разработете план за покана и маркетинг

Освен ако не сте утвърден оратор с готово следване, трябва да популяризирате силно своя уеб семинар чрез множество канали - имейли, блогове, реклами на уебсайтове, социални медии - поне две седмици преди събитието. Статистическите данни в проучването ON24 показват, че около една трета от регистрациите се случват преди седмицата на вебинара, една трета през седмицата на вебинара, а последната трета ден преди и деня на вебинара. Признайте обаче, че само около половината (42% до 60%) от хората, които се регистрират за вебинар, всъщност го посещават. Едно от предимствата на платените уебинари е, че повечето от регистрантите действително присъстват на презентацията, въпреки че общото посещаемост обикновено е по-голямо за безплатните уебинари. Независимо дали имате 10 или 500 присъстващи, обаче, трябва да се ангажирате да надхвърлите очакванията на всеки участник.

9. Поканете и запазете своята аудитория

Първата стъпка е да създадете покана, която да изпъкне в съзнанието на вашите участници, издигайки се над електронната струпа, която порази всички интернет потребители. Вашето заглавие или заглавие трябва да привлича вниманието и да насърчава четенето на цялото съобщение. Според Salesforce, една трета от получателите на имейли отварят имейла си само въз основа на темата - и по-голямата част от зрителите четат само темата и първите два или три реда текст, така че доставяйте своите ползи бързо и се обадете за регистрация рано.

Според маркетинг Land специалистите препоръчват въпрос, който препраща директно нуждите на получателя, а в друга статия предполагат, че той трябва да бъде дълъг не повече от 6 до 10 думи. Статистиката предполага, че две трети от имейлите се отварят на мобилни телефони, а не на настолни устройства, така че проектирайте съобщението си така, че да отговаря на този канал.

Използвайте социалните медии за агресивно съдене на потенциални участници, събиране на имейл адреси и проследяване на покани по електронната поща на уебинара. Тъй като предния ден и денят на семинара са една трета от присъстващите, изпратете имейли на всички контакти в тези дни с последен шанс да се регистрирате. Не забравяйте обаче ранните си регистранти. Свържете се с тях поне веднъж седмично между тяхната регистрация и презентацията на уебинара, за да им напомните за предстоящия вебинар и да засилите ползите, които получават, като присъстват.

В зависимост от вашия маркетингов бюджет, помислете за закупуване на реклами за масовия пазар, като реклами за търсене и банери, спонсорство на бюлетини и професионални прессъобщения. Някои спонсори на вебинари наемат списъци за взривове по имейл, скъпо предложение, което рядко е подходящо за спонсор за първи път вебинар. Точно както опитът със сигурност подобрява качеството на вашите уебинари, така може да ви помогне да определите най-ефективните места за харчене на вашите маркетингови долари.

10. Изпълнете Уебинара

Започнете вебинара си навреме и останете в дневния ред. Насърчете вашите презентатори да бъдат в крак с коментарите в чата или Q & As и да отговорят на някои от въпросите онлайн по време на презентациите. Уверете се, че са запознати с времевите ограничения и отговаряйте на относителни въпроси едновременно, така че да изглеждат част от потока. Използвайте имената на присъстващите, когато е възможно, дори ако това е просто коментар, съгласен с техните мисли.

Ако е възможно, накарайте втори опитен човек да модерира чата и въпросите, вместо водещия. Модераторът може да предава съответните въпроси или коментари на водещия без пауза в действието. Модераторът за чат може също да следи за неподходящи или извън тематични публикации, ако използва възможност за обществен чат. Не забравяйте, че колкото по-ангажирани са участниците, толкова по-голяма е вероятността уебинарът да бъде успешен.

11. Запис на уебинар

Успешните уебинари са подаръци, които продължават да дават. Проучването ON24 показа, че 25% от регистрантите за семинар разглеждат архивирания вебинар, вместо да присъстват на събитието на живо.

Осигурете уеб предавания на минали вебинари на вашия сайт или чрез доставчици като YouTube. Създайте свои собствени канали за вебинар, в които са изброени всичките ви събития „по поръчка“ - минали вебинари - и ги вградете в уебсайта си, на всички партньорски сайтове и в социалните медии. Можете да използвате записа в различни маркетингови усилия, включително имейли и бонус оферти за други услуги.

Според Matthew Sweezey от ClickZ, уебсайт за маркетингови новини, 16% от потребителите за бизнес (B2B) предпочитат да видят на живо вебинар, вместо да прегледат запис след факта. Ако целта ви е да генерирате потенциални продажби, Sweezey предлага да използвате много призиви за действие (CTA), за да регистрирате имена на имейли и адреси директно в съдържанието на уебинара..

12. Проследяване на участниците

Съпротивлявайте се на тенденцията да се отпуснете, когато уебинарът приключи, тъй като това е моментът, в който вашите участници са най-развълнувани от вашето съобщение. Проследявайте персонализирани имейли до всеки участник, изразявайки признателност и искайки отзиви за преживяването. Предоставете връзка към записания уебинар, както и всички свързани материали, които могат да бъдат полезни за присъстващите. Много уебинари се предоставят или за генериране на продажби, или за подобряване на обслужването на клиентите, така че не забравяйте, че уебинарът е началото, а не краят на процеса.

13. Анализирайте резултатите

Много доставчици на услуги предлагат "измервател на ангажираност", за да съберат отзиви в реално време за цялостното ангажиране на аудиторията. Други източници на обратна информация включват резултатите от анкети, анкети, въпроси и отговори, чатове, вида и броя на изтеглянията и коментари в социалните медии. Бъдете готови за някои критични коментари, но помислете за възможностите за подобряване на следващия ви семинар.

Заключителна дума

Тъй като интернет технологиите се подобряват и цените спадат, вероятно е, че уебинарите ще станат по-популярни. Малките предприятия и предприемачите все по-често разглеждат производството на уебинари като бизнес възможност с малко пречки за влизане и значителен потенциал за печалба. Съвети относно създаването и популяризирането на вебинари са лесно достъпни - Amazon.com наскоро изброи повече от 1600 резултати за книги за уеб семинари. Ако все още не сте скочили в пула от спонсорство на уебинар, време е да намокрите пръстите на краката си.

Спонсорирали ли сте, представили ли сте се или сте посетили уебинар?