6 съвета за управление на малкия бизнес за увеличаване на производителността

Това звучи ли крайно? Помислете за това: В проучване, проведено от Microsoft, изследователите установяват, че работниците използват само около 60% от свободното си работно време. Това означава, че от петдневна работна седмица те са били продуктивни само три от тези дни. Сега, приложите това към вашия собствен бизнес. Ако времето е пари, тогава как бихте се почувствали да печелите пари само 60% от времето, което прекарвате на работа?

Сега имам ли вашето внимание?

Реалността е, че времето е лесно да се губи и освен ако нямате предварително зададена представа за това как ще го прекарате, то ще отмине, преди дори да го знаете. Но не се притеснявайте - ето шест съвета, които всеки собственик на малък бизнес може да използва, за да се възползва максимално от времето си.

Съвети за управление на времето за малък бизнес

1. Игнорирайте своя имейл

Това вероятно звучи много по-лесно, отколкото е, тъй като повечето хора са склонни да проверяват своето на всеки 5-10 минути. Но ако добавите всички минути, необходими за непрекъсната проверка на входящата си поща и след това да отговорите, лесно е да разберете защо е толкова губене на време.

Вместо да бъдете роб на имейла си, направете го обект на Вашият времеви ограничения. Отделете два времеви периода през деня, за да проверите и да отговорите на всичките си съобщения. Това ще отнеме сериозна мотивация и дисциплина, но ще ви позволи да отделите повече фокус и време за други задачи, които в противен случай може да бъдат постоянно прекъсвани чрез проверка на имейл.

Ако се притеснявате, че хората ще се обидят от това колко време ви отнема отговор, настройте автоматичен отговор, който позволява на хората да знаят, че ви отнемат 10-12 часа за отговор или дори 24 часа, ако това е приемливо за вашия бизнес тип.

2. Не изпълнявайте много задачи

В Психономически бюлетин и преглед, експерти показаха, че само около 2,5% от хората са в състояние ефективно да изпълняват много задачи и все още се справят добре при всяка дейност. Освен това Институтът по психиатрия в Лондонския университет показва, че коефициентът на интелигентност пада на 10 точки, когато той е прекалено стимулиран от имейли, текстове и телефонни обаждания.

От друга страна, експертите по управление на времето оценяват, че съсредоточаването върху едно нещо в даден момент ще удвои производителността, работата и производителността. А когато управлявате малък бизнес, това може да означава разликата между успех и неуспех. Принуждавайте се да правите едно по едно, като зададете часовник или таймер за определен период от време и след това се съсредоточете върху тази една задача, докато не е завършена.

3. Задайте стъпка по стъпка цели

Едно е да си поставите цел и съвсем друго - да поставите подробна цел, където стъпките и стъпките, необходими за постигането й, са предварително очертани. Много хора си поставят общи цели и след това никога не ги следват. Например, помислете за милионите резолюции на Нова година, които се определят всяка година. Проблемът с тези видове цели е, че макар да са приятни идеи, хората просто не знаят как да ги реализират.

За да се възползвате максимално от времето си във вашия бизнес, вашият ден трябва да бъде съставен от поредица от цели, които имат конкретни основни етапи. Например, ако целта ви е да получите пет нови клиенти, трябва да го помислите и да запишете всички стъпки, които ще трябва да предприемете, за да го постигнете. Разбивайки по-големи цели на по-малки стъпки, вие ще можете да постигнете по-ефективно целите си, тъй като знаете точно какви стъпки трябва да направите по пътя. Плюс това, кой не харесва малко положително подкрепление? Знаейки, че сте изпълнили определени стъпки към победата на целта си, може да бъде изключително мотивиращо.

Трябва да си поставите цели преди обяд и след обяд, и се уверете, че най-важните от тях са предвидени преди обяд. Ако знаете, че не можете да оставите да ядете, докато целите ви не бъдат постигнати, ще е по-вероятно да се концентрирате върху изпълнението на задачите и да не си позволявате да бъдете проследени.

4. Организирайте своето време и пространство

Трудно е да се работи организирано, когато всичко около теб е в хаос. Проучване, направено от Еселте, показва, че 43% от американците смятат себе си за неорганизирани и тази липса на организация кара да останат до късно в офиса поне две нощи седмично. Не трябва да е така.

Експертите на организацията са съгласни, че първата стъпка към повишаване на производителността е да изчистите и след това да организирате вашето пространство. Елиминирайте всичко, което не е необходимо, след това създайте система за нещата, които са. Например, използвайте цветна кодова файлова папка за спешните елементи, които трябва да бъдат направени този ден, и друга за неща, които могат да изчакат до утре. Или ако сте техник, използвайте вашия скенер и създайте файлове на вашия компютър или Blackberry, като използвате същия тип система.

Ще е необходимо да организирате не само вашето пространство, но и времето си. Много хора използват система за увеличаване на времето, където си позволяват определено време, за да направят нещата от списъка си със задачи. С чудесни безплатни онлайн инструменти като e.ggtimer, приспособление, което работи точно като таймер за яйца, можете да зададете времето и след това да бъдете известявани, когато е готов. Няма нищо като да се надпреварваме срещу часовника, за да постигнем целта за тези от нас по-конкурентни типове.

5. Поставете го в писането

Има нещо в писмен ангажимент за план, което по някакъв начин го затвърждава в ума ви. Като запишете плана си за действие за деня - включително целите и подробностите за тях - вие ще бъдете въоръжени с план, който трябва да ви пренесе ефективно през деня. Разбира се, все още ще се сблъскате с разсейване, но ако имате ясно разбиране за това, което трябва да постигнете за деня, ще е по-вероятно да се върнете веднага към задачата под ръка, а не безцелно да се отклонявате от една задача към следващия.

Някои експерти смятат, че трябва да създадете този списък предната вечер. По този начин ще можете да започнете на следващия ден напълно подготвени, вместо да губите време да решите как да подходите към задачите и да разберете какво трябва да свършите.

6. Превърнете колата си в офис

Ако сте гледали филма, Адвокат Линкълн, ще оцените този следващ, по-екстремен съвет. Случва ли ви се някога да желаете да свършите някаква работа, докато шофирате между срещи или да се мотаете в колата си в очакване да започне среща? Вместо да губите това ценно време, закачете факс и копирна машина в колата си и използвайте времето, за да направите необходимите неща, но често много неудобни, когато сте на път. Вижте портативния GSM факс, принтер и скенер на Possio Greta и никога не позволявайте на вашето устройство да се губи отново. Можете също да инвестирате в смартфон или лаптоп с мобилна интернет карта, така че да сте свързани по всяко време.

Заключителна дума

Старата поговорка „времето е пари“ се основава на истина, която няма вероятност някога да се промени. И ако се занимавате само с бизнес, най-лесният начин да увеличите доходите си е да обърнете внимание на това как харчите времето си и след това да направите корекции, които да ви помогнат да го изразходвате по-добре.

Ако имате други предложения, за да се възползвате максимално от времето си, прекарано на работа, моля, публикувайте ги по-долу.