10 съвета за развиване на ефективни комуникационни умения на работното място
Младият асистент, колебаещ се между негодувание и безнадеждност, не знаеше как да отговори на бележката от три страници, в който се изброяваше провал след провал на задачи и очаквания, които не бяха изпълнени от групата. Меморандумът завършва със заплаха, че „нещата трябва да се променят или иначе“ и че той, мениджърът, вече не се интересува от хората поради техните недостатъци. Приятелят ми, разкъсан между отказването от това, което смяташе за несправедлива оценка, или престоя, когато по-нататъшното напредване може да се забави или невъзможно, ме попита: „Какво трябва да направя? Напуснете или останете там с надеждата, че няма да бъда уволнен? “
Комуникация, ориентирана към резултатите на работното място
Всички комуникации имат резултат. Но дали резултатът в този случай е желаният от мениджъра, който е писал бележката? Деловите взаимоотношения, особено тези между началниците и подчинените, често са каменисти поради лоша комуникация, липса или неправилно тълкуване на факти, притиснато обкръжение и взаимен ангажимент за успех. Както в спорта и политиката, много бизнес грешки са безпрецедентни. Молените хълмове се превръщат в планини, а грешките се превръщат в бедствия поради емоции и прекалени реакции.
Изследванията са доказали, че емоциите често надхвърлят интелекта, следствие от това да се налага да се бият или бягат еони преди, когато зверове ядат хора, които бавно решават дали са опасни. За щастие, повечето фирми нямат среда „убий или бъди убит“ - но все още сме обусловени да реагираме на такава.
В този случай усилията на мениджъра да мотивира служителите си с обратна сила. Въпреки че имаше очевидни недостатъци във външния вид на магазина и операциите, които трябваше да бъдат коригирани, резултатът от бележката беше да фокусира вниманието върху личностите, а не върху представянето. Докато бележката бе без съмнение катастрофична за мениджъра в краткосрочен план, дългосрочното въздействие беше загуба на доверие и увереност в способността му да ръководи, увеличаване на ежедневното напрежение между мениджъра и другите служители и вероятност от значителна загуба на бъдещи потенциални мениджъри и натрупаните им институционални знания. Как би могъл мениджърът да се справи по различен начин?
Ефективно общуване: мениджърът
Има няколко неща, които един мениджър може да направи, за да подобри своите комуникационни умения:
1. Помислете за ситуацията, преди да предприемете някакви действия
Нашите емоции ни изкушават да вземаме бързи решения въз основа на повърхностни доказателства, които може да не отразяват истинската същност на проблема. Управителят предположи, че лошият външен вид на магазина се дължи на липсата на усилия или внимание на служителите. Той не успя да вземе предвид, че няколко служители в магазина бяха прекратени поради финансовото състояние, докато натовареността на магазина остана същата. Всеки помощник-мениджър отговаряше за повече области с по-малко хора, които да свършат работата.
Освен това от всеки сътрудник се изискваше да поеме намаление на заплащането поради загубата на големия клиент и всеки се притесняваше, че загубата на клиенти ще забави собственото им популяризиране на управителя на магазина. Въпреки че не са предназначени, усилията им вероятно са пострадали поради собствените си притеснения.
2. Съберете и потвърдете информация, преди да вземете решение
Ние сме склонни да объркваме симптомите с болестта и съответно лекуваме симптома, а не основното заболяване. Технологиите ни позволяват да събираме огромно количество данни и да ги режем и зарязваме, за да изглеждаме по всяко желание. Но данните представляват проблема, а не самия проблем. Наблюдаването на работата на асистенти и говоренето и слушането им за аспектите на тяхната работа може да доведе до различен извод от този, до който е стигнал мениджърът.
3. Съсредоточете се върху проблемите, а не върху личностите
Меморандумът на мениджъра атакува характера на всеки помощник, като внушава, че са мързеливи, безлюдни или са го предали. Последиците засилиха емоционалния контекст на бележката, засенчвайки нейното фактическо съдържание и цел.
Асистентите в отговор реагираха с емоция, без да спрат да обмислят валидността на фактите или да се опитват да дадат обяснения на ръководителя. Всеки път, когато се занимавате с някакъв проблем, който може да има емоционално съдържание, „Правилото за 24 часа“ трябва да е в сила: Не изпращайте никакъв имейл, съобщение, писмо, бележка или докладвайте на други хора, докато не имате ден за размисъл. нейното съдържание и сте сигурни, че съобщава фактите и тона, който желаете.
4. Управлявайте индивиди, а не групи
Бележката на мениджъра беше насочена към всички и към никого. Липсата на конкретика даде възможност на всеки получател да избегне личната си отговорност, тъй като всеки чувстваше, че собствените му усилия отговарят на очакванията. В резултат на това бележката не успя да постигне желания резултат и утежни и без това докосната работна среда. Груповите комуникации са идеални за предоставяне на обща информация, образование и похвали; те обаче не трябва да се използват за индивидуална насока или критика. Запомнете, хвалете публично и критикувайте насаме.
5. Запознайте се с подчинените лице в лице
Значението и намерението на писмените думи без контекста на физическо присъствие често са неразбрани и могат да доведат до объркване и конфликт. Няма заместител да гледате някого в очите и да виждате реакцията му към вашия разговор, за да изясните съдържанието и да осигурите разбиране и съгласие.
Мениджърите често се крият зад бележки и бележки, сякаш подчинените им са роботи, които да бъдат преместени на място и програмирани. Въпреки това, успешните лидери търсят персонален ангажимент и изграждат мостове на доверие, взаимно уважение и споделен опит. Бъдете физически достъпни и „вървете на разходката“ и уведомете хората си, че сте с тях чрез доброто и лошото.
6. Задайте задачи директно и ясно
Хората работят най-добре, когато знаят какво се очаква от тях. Добрите мениджъри идентифицират целите и мерките с прости, разбираеми термини, възлагат недвусмислено отговорността и потвърждават, че информацията се разбира от онези, към които е насочена. Добрите мениджъри проследяват и дават коригиращ принос, за да гарантират, че всеки от подчинените му е на една и съща страница и работи за една и съща цел.
Мениджърите винаги трябва да помнят, че никой служител не поема работа с очакването, че той или тя ще бъде пренебрегнат, игнориран или незначителен по време на работа. Служителите искат да бъдат харесвани и уважавани от своите връстници и да се гордеят с работодателя си. Предизвикателството на ръководството е да поддържа и доразвива този ентусиазъм и ангажираност на служителите, дори по време на стрес.
Грешките са част от нарастващото, а съкращаването и коригирането на курса са редовни събития в бизнеса и в живота. Работата с подчинените по начина, по който бихте искали да се справите в подобна ситуация, е най-добрият курс, който всеки ръководител може да поеме.
Ефективно общуване: Служителят
Моят приятел, помощник мениджърът, също може да се научи от това събитие. Неговата реакция, макар и разбираема, изостря ситуацията излишно. В резултат на това той и другите помощници страдаха от безполезно притеснение и губеха време и усилия, коментирайки се помежду си за възприетата несправедливост, която преживяха. Това време и енергия биха могли да бъдат по-добре изразходвани за справяне с проблемите на магазина и подобряване на обслужването на клиентите. Макар че нито той, нито другите помощници можеха да повлияят на чувствата на мениджъра, довели до бележката, реакцията им към него беше под техен контрол.
Ако сте поставени в подобна ситуация, трябва:
1. Никога не персонализирайте критиката
Независимо дали давате или получавате критика, тя трябва да се основава на наблюдавани действия и резултати, а не на умисъл. Невъзможно е да се познаят мотивациите зад която и да е дейност, само физическите действия и резултатът от дейността. В резултат на това критиката трябва да бъде дадена и приета неемоционално, да се вземе предвид нейната валидност и приложимост и да се приложи, когато действието е оправдано..
С други думи, не бъдете прекалено чувствителни или защитни, когато получавате обратна връзка. Помислете получената информация така, че да получи различен резултат, а не лична атака.
2. Разберете ситуацията
В случая причината за критиката беше физическото състояние и външния вид на магазина. В други случаи конструктивната критика е част от редовен преглед на резултатите на служителите, създаден да даде обратна връзка на двете страни. Използвайте и двете възможности, за да изградите отношенията си и да получите информация. Използвайте преглед като възможност да получите и дадете интелигентност, която в противен случай може да бъде пропусната.
3. Бъдете разбиращи
Всеки път, когато получите това, което смятате за неоправдана лична атака или критика, разпознайте източника и техните обстоятелства, преди да пристъпите към заключение. За съжаление, хората имат лоши дни и те често реагират, като нападат други по малко или без причина. Когато главите са по-хладни и налягането е по-малко, свържете се с нападателя, за да научите повече за проблема и как можете да бъдете част от решението. Може да откриете, че стимулът за нападение е бил свръх реакция от страна на изпращача или няма нищо общо с вас или вашата работа.
4. Учете се от грешките си
Какъвто и да е етап от кариерата ви, можете и трябва да продължите да учите. През работния си живот ще работите за и с началници с различни възможности и таланти. Някои ще запомните заради страхотното им лидерство, докато други ще помните, защото бяха толкова лоши мениджъри. Дори последното може да ви научи на нещо.
В този случай моят приятел научи как се чувства, когато несправедливо е обвинен в лошо представяне. Да се надяваме, че той ще помни чувствата си, преди да направи същите грешки с хората, които му докладват в момента или в бъдеще. Понякога лошите примери са по-ефективни от добрите.
Заключителна дума
Управлението и лидерството е усвоено умение. Ефективните мениджъри имат опит от двете страни на спектъра, като поемат указания и ги дават. А успехът на една компания е пряко свързан с умението на нейните мениджъри и способността им да водят служители през трудни и тестващи времена.
Като анализирате и сте обмислени в комуникациите си както с подчинените си, така и с началниците си, можете по-добре да научите как да се ръководите в каквато и позиция да имате. По този начин вие не само ще осигурите бъдещите си перспективи за повишаване на редиците на вашата компания, но и ще създадете по-продуктивна и по-добра работна среда за себе си и вашите колеги.
Какви други съвети за ефективна комуникация можете да предложите?
