13 начина да намалите административните слухови разходи във вашия бизнес

Измислянето как да намалите или премахнете конкретни административни разходи е от съществено значение за рентабилността и дългосрочния успех на вашата компания. Орязването на тези разходи ще намали приходите, необходими за постигане на равностойност или печалба, ще осигури по-голяма гъвкавост в дългосрочната стратегия за ценообразуване и ще подобри паричния поток.

Как да намалим административните разходи

1. Не купувайте - наемайте
Решението дали да притежавате или наемате имот обикновено се основава на вашия мащаб на операции. Собствеността или дългосрочните лизинги увеличават фиксираните Ви разходи и финансовата експозиция. Докато месечните договори за наем обикновено струват малко повече в краткосрочен план, възможността за прекратяване на споразумението и преместване в по-подходящо пространство спестява пари и отговорност в дългосрочен план. На колебателен пазар по-мъдрото решение може да бъде да ограничите финансовата си експозиция, спестявайки парите си за онова време, когато сте по-удобни с пазарните възможности и инвестиция, която ще отговаря на вашите критерии.

2. Ограничете разходите за пътувания и развлечения
Отношенията с клиентите винаги са важни и никога не трябва да бъдат компрометирани. Стойността на срещите лице в лице не е функция на пищните подаръци и скъпите вечери в луксозни ресторанти. Създайте политика за развлечения, която да отговаря на икономиката; вашите клиенти и перспективите ще разберат, тъй като тяхната компания вероятно прилага подобни политики.

3. Телекомуникация
Технологията ефективно намалява разстоянието, така че не е необходимо да се изискват административни хора или специалисти да бъдат физически разположени заедно. Служителите, които работят от дома или в месечни временни помещения, намаляват или премахват високата цена на офис пространството, както и търсенето на услуги за поддръжка. В много случаи служителите с възможност да комуникират ще вземат по-малко заплата поради свободата и липсата на разходи за пътувания.

4. Офис и двор под наем
Ако имате излишно пространство, което няма да бъде използвано в продължение на година или повече, проучете субашинга. Като наемодател ще продължите да контролирате помещенията и дейностите, извършвани в пространството, и ще имате допълнителни приходи, за да компенсирате разходите на собствените си съоръжения.

Преди да се съгласите на субарет, трябва да сте сигурни, че пространството няма да е необходимо по време на срока на споразумението. Включете език в договора за предсрочно прекратяване, ако стане необходимо. Вашата способност да заемете отново пространството осигурява максимална гъвкавост и може да бъде отразена в споразумението чрез намаляване или наемане на наемателя по време на срока на споразумението или плащане на неустойка, ако прекратяването стане необходимо.

5. Дълг на рефинансиране
Понастоящем лихвите са необичайно ниски. Ако имате дългосрочен дълг за оборудване, машини или недвижими имоти, сега е моментът да рефинансирате, като целта е да намалите плащанията колкото е възможно повече в близкия план. В трудни времена парите са кралски, така че искате да държите максимално близо до спешни случаи.

6. Елиминирайте абонаментите и членствата
С течение на времето много компании добавят абонаменти и членства поради своята индустрия и малкия разход, свързан с една единствена организация. Тези разходи обаче могат бързо да се натрупат и да останат незабелязани, тъй като често се появяват в различни графици и отчети за разходите.

Прегледайте всичките си социални, братски и бизнес връзки, за да се уверите, че са необходими и да допринасяте редовно за печелившата дейност на вашата компания. Елиминирайте онези, които не го правят.

7. Намаляване на пътните разходи
Където е възможно, премахнете пътуванията, замествайки пътуванията с телефонни обаждания, имейли и видео срещи. Ако трябва да летите, планирайте предварително, за да избегнете високите разходи за „внезапно“ пътуване. Увеличете проверката на разходните си сметки, за да изпратите ясно съобщение до вашия персонал, че разходите са важни.

Когато пътувате, останете в бизнес хотели, а не в луксозни хотели, тъй като те често са половината от цената на четиризвездно съоръжение. И всички, които пътуват, трябва да бъдат членове на групата за афинитети, спонсорирана от този хотел, за да получат отстъпки и безплатни нощувки.

Освен това съсредоточете кола под наем върху един доставчик, с когото сте договорили изгодна цена - посочете стандартни модели, освен в одобрени случаи. Ако отседнете в по-голям град, помислете за използването на таксита, вместо да наемете кола. Преустановете услугите за частни лимузини, освен ако не са сравними с тарифите за такси.

8. Елиминирайте хартията
Управлението на хартията отнема много време и е скъпо. Сортирането, попълването и намирането на файлове изисква секретарско / чиновническо време и пространство. Закупете скенер и цифровизирайте всички важни документи и ги съхранявайте в добре организирани електронни файлове, за да спестите място и административни разходи. Книгите и записите на вашата компания са от решаващо значение за по-нататъшната ви работа, така че е важно да поддържате и защитете копия на електронните файлове във вашия обект и на отдалечено място.

Очевидно е, че файловете трябва да се архивират всеки ден, особено всички файлове относно идентификацията на вашите клиенти, финансовите записи или информацията за връзка.

9. Споделете маркетинговите разходи
Идентифицирайте продукти или услуги, които допълват вашия продукт. След това се свържете с компанията, която предоставя продуктите и договорете взаимно маркетингово споразумение. Например, изпълнител на плувен басейн може да се съгласи на съвместен маркетинг с доставчик на мебели на открито, или множество етнически ресторанти могат да популяризират „Международно преживяване с храна“, включващо всеки ресторант в различна нощ. Тази стратегия разширява Вашите маркетингови усилия, без да поемате разходите, които обикновено биха били свързани с добавяне на нови търговци или реклама.

10. Поддържайте вътрешното оборудване
Ако ремонтът и поддръжката представляват значителни разходи при вашите операции, помислете за наемането на механик или специалист и приведете ремонта във фирмата. Ще имате по-добро, редовно поддържано оборудване, което може да ви позволи да избегнете скъпи замени до по-късно.

11. Използвайте самолетни мили за пътувания, хотели и автомобили
Ако вие или вашите служители летят редовно, насочете се към една авиокомпания с добра програма за възнаграждение за пътуване за използване от компанията. Регистрирайте се и за една от най-добрите кредитни карти за малък бизнес и докато натрупвате точките или мили, използвайте наградите за фирмения бизнес.

12. Мониторни инструменти и консумативи
Консумативите са невидим актив, който често се пренебрегва. Тъй като никой предмет не е скъп сам по себе си, служителите често ги пропускат, оставят или ги отвеждат у дома за лична употреба.

Започнете политика за консумативи - съхранявайте офис консумативите на сигурно място, достъпни само чрез определен служител. Ако имате завод, в който се използват ръчни инструменти или други ценни консумативи, инициирайте подобна политика. Присвойте инструменти на физически лица с изискването те да носят лична отговорност за цената на инструмента, ако той е загубен или липсва.

13. Използвайте интернет
Всички, участващи в закупуването на материали или консумативи, трябва да имат достъп до Интернет и да знаят как да търсят данни за конкретни артикули. Определете максимална цена за артикул с политика, която изисква всеки, който купува артикули над тази стойност, да използва Интернет за идентифициране на потенциални доставчици и най-ниска цена.

Заключителна дума

Административното съкращаване на разходите изисква сътрудничеството и участието на вашите служители. Насърчете тяхното участие и идеи, когато започнете упражнението и ги информирайте за резултатите.

Бизнес консултантите обикновено са съгласни, че повечето компании могат да намалят административните разходи до 10%, без това да повлияе на тяхната ефективност. Докато прилагате стратегиите за намаляване на бизнес разходите, наблюдавайте техните ефекти, за да гарантирате, че отношенията с клиентите не са засегнати неблагоприятно, нито че увеличаването на разходите в неадминистративните райони е резултат от съкращенията. Когато промените в административните операции са завършени, преминете фазата на „съкращаване на разходите“ във фаза „контрол на разходите“, за да гарантирате, че подобренията са вградени в ежедневния бизнес на компанията.

Какви други начини можете да предложите за намаляване на административните разходи?