Как да съставим споразумение за договор за свободна практика - шаблон и клаузи
Freelancing също е чудесен начин за създаване на професионални главоболия. Фрилансерите са независими изпълнители, което означава, че техните взаимоотношения с клиенти са коренно различни - и в много отношения по-малко сигурни - от традиционните взаимоотношения работодател и служител..
Всяка връзка между изпълнител и клиент представлява рискове за двете страни. Въпреки това, можете значително да намалите най-сериозните рискове, свързани с фрийлансирането - включително неплащане и юридически действия - чрез договаряне и одобрение на официални писмени договори за всеки проект, който предприемате.
Дори и да не сте юрист и да нямате специални познания по трудово или договорно право, възможно е - дори лесно - да създадете обвързващ, изпълним договор за практически всеки тип свободни отношения. В този случай, ако имате притеснения относно конкретен аспект от работата ви като свободна практика или връзка с конкретен клиент или просто искате да сте сигурни, че сте взели всички необходими законови предпазни мерки по време на процеса на изготвяне на договора, не се колебайте да консултирайте се с адвокат. Законният правен съвет не е евтин, но може да си плати многократно, ако предотврати дори един сериозен спор с клиента.
Изготвяне и оформяне на договор за свободна практика
Промяна на шаблон на договор
Преди да съставите договор за свободна практика или да се съгласите с такъв, представен от клиент, потърсете и прегледайте онлайн шаблоните на договорите. Шаблоните за договори могат да осигурят усещане за езика и важните точки, които вашите персонализирани договори трябва да включват. Ако намерите примерен договор, който изрично позволява безплатна модификация и употреба, не се колебайте да го използвате като основа за вашите договори. Можете да редактирате толкова, колкото е необходимо, за да отговарят на вашите цели - но най-малкото, трябва да промените имената на страните, за да отразяват хората и образуванията, които действително са съгласни с договора.
Тези примери за онлайн договор са показателни за това, което е там. Те принадлежат към публичното пространство и могат да бъдат персонализирани, въпреки че в някои случаи може да се изисква членство или авторско право:
- Договор за писане на свободна практика, Калифорнийски държавен университет, Northridge
- Общ договор за свободна практика, PandaDoc
- Общ шаблон на договор за свободна практика, Съюз на фрилансерите (задължително влизане)
- Contract Killer 3 (договор на обикновен език за уеб дизайн и разработка, но може да бъде персонализиран), неща и глупости
Не всички шаблони за договор са подходящи за използване с минимални изменения. Ако възнамерявате да персонализирате задълбочено шаблон на договор и не сте сигурни как да сложите определена клауза (или дали изобщо да я включите), говорете с адвокат. По същия начин, ако на първо място ви е неприятно да създавате или променяте правно приложим документ, най-добре е да сгрешите от страна на предпазливостта и да потърсите юридически указания.
Използване на клиентски договор
Фирмите, които редовно изпълняват задачи на фрийлансъри, често имат предварително изготвени договори, които могат да бъдат персонализирани и представени на нови изпълнители в кратък срок. За фрийлансъри използването на предоставен от клиента договор е по-целесъобразно и удобно от изготвянето на договор от нулата или промяна на онлайн шаблон на договор.
Въпреки това, никога не е добра идея да обменяте лоста за удобство. Договорите, изготвени от клиента, вероятно ще бъдат удобни за клиента - или поне не са удобни за изпълнителя. Винаги внимавайте над изготвените от клиента договори внимателно, като отнемате толкова време, колкото е необходимо, независимо колко нетърпелив изглежда клиентът да започне. Когато се съмнявате, потърсете преглед на адвокат.
Бъдете готови да зададете директни въпроси на клиента, да поискате промени в нееднозначен или недружелюбен език или да договаряте конкретни точки (като плащания и авторски права). И ако клиентът не желае да помръдва по разумни заявки, не се страхувайте да се отдалечите - по-добре е да не се заплитате във връзка, която изглежда ще се насочи на юг или ще се окаже по-голяма проблем, отколкото си струва.
Структура на договора на свободна практика и важни клаузи
Дори и да няма две взаимоотношения между клиент и изпълнител да са сходни, повечето следват предвидими контури - и също така изпълняват договорите, които ги управляват. Имайки предвид потенциала за необичайни ситуации или взаимоотношения, които изискват отклонение от стандартното форматиране на договора, всеки договор за свободна практика, който създавате или сключвате, трябва да съдържа повечето или всички важни клаузи, описани в този раздел.
1. Страни и възлагане
Това обикновено е първата клауза. Той идентифицира страните по договора - обикновено един клиент и един изпълнител, въпреки че сложните договори за по-големи проекти могат да включват множество клиенти или изпълнители. Той може също така изрично да определи естеството на отношенията между двете страни, по-специално, че изпълнителят работи на договор и не трябва да се третира като служител за каквато и да е цел.
В много договори една или и двете страни са стопански субекти, като LLC или партньорство. За да избегнете неяснотата с потенциални правни последици, е много важно да се посочи точното наименование на предприятието, включително бизнес суфикса (като „LLC” или „Incorporated”). Също така е препоръчително да включите адреса на бизнеса на предприятието.
Страните и клаузата за възлагане могат да включват датата на влизане в сила на договора. Ако това не стане, датата на влизане в сила обикновено следва в самостоятелна кратка клауза или в клаузата за продължителност или срок.
2. Продължителност или срок
Тази клауза очертава действителната продължителност на договора. Общите начини за описание на продължителността на договора включват:
- проект. Договорите, покриващи конкретни проекти с фиксиран обхват на работа, обикновено продължават, докато клиентът не одобри всички резултати от проекта. Някои договори, базирани на проекти, не определят крайна дата. Други определят краен срок, в който всички работи трябва да бъдат подадени или одобрени.
- Срочни. Сключените срочни договори остават в сила за определен период от време - например шест месеца или една година от датата на влизане в сила, с възможност за подновяване, ако връзката ще продължи след първоначалния срок. При условие че съдържат език, позволяващ подновяване, срочните договори са по-гъвкави както за клиенти, така и за изпълнители, тъй като не ограничават изпълнителите до конкретни проекти.
- неопределен. Някои договори нямат определена крайна дата. Вместо това те могат да включват общ език, който показва, че споразумението остава в сила, докато едната или двете страни изберат да го прекратят.
Независимо от срока на договора, добре е да включите отделна клауза, очертаваща обстоятелствата, при които клиентът и изпълнителят могат да анулират или прекратяват договора преди определената му крайна дата. Тази клауза, описана тук като „отмяна и прекратяване“, обикновено се появява по-късно в документа.
3. Бюджет, плащане и събиране
Тази клауза очертава разплащателните ставки или такси, приемливи методи на плащане, схема на плащане и процедури на изпълнител за събиране на плащане. Понякога се разделя на две: единият определя ставките и методите на плащане, а другият определя графика и събирането.
Обикновено определя сроковете, при които плащанията могат да се считат за забавени, условията, при които изпълнителят може да начисли лихва за забавени плащания, условия, при които клиентът може да задържи плащането (например, ако изпълнителят представи незавършена или незадоволителна работа след няколко кръга на преразглеждане) и условия, при които частично плащане е допустимо (например, ако изпълнителят и клиентът взаимно се споразумеят да не завършат проекта и да уредят плащането за вече завършена работа).
Той също така често включва изрични инструкции за фактуриране. В много договори тази клауза допълнително посочва отговорностите на клиентите, ако има такива, за разходи на изпълнители, като пътувания и комуникации. Договорите, обхващащи конкретни проекти, могат да определят минимален и максимален брой часове, да определят очакванията за приходите на изпълнителите и да поддържат бюджетите на клиентите си под гаранции.
Ако клаузата за страните и възлагането не дефинира изрично естеството на взаимоотношенията клиент-изпълнител, тази клауза обикновено е така. Това определение включва език, който показва, че изпълнителят е отговорен за плащането на всички приложими данъци и че изпълнителят не трябва да се третира като служител при никакви обстоятелства.
4. Работа / обхват на работа
Тази клауза може да очертае конкретните работни продукти, които трябва да бъдат изпълнени при условията на договора. Ако е така, той трябва ясно и изрично да очертае всички резултати, за които е отговорен изпълнителят, като оставя възможно най-малко място за интерпретация. Той също така трябва да очертае работата, за която е изпълнителят не отговорен.
Освен това може да се уточни, че клиентът не може да добави към сегашния или бъдещия (ако не за конкретния проект) обхват на проектите без допълнително обезщетение, което може да се определи по отношение на тарифите, описани в бюджета и клаузата за плащане. Строго определената работна клауза не позволява на клиентите да отправят допълнителни изисквания към времето на изпълнителя без адекватно обезщетение или да добавят нови резултати, които изпълнителят не е квалифициран да поеме..
Като алтернатива тази клауза може да очертае по-общ „обхват на работа“, който определя общите задължения, които изпълнителят се очаква да изпълнява - например уеб дизайн или предписване на договори. Предварителното описание на работата с „включително, но не само“ помага за засилване на разширяващия се характер на клаузата за общ обхват на работа. И, за да се избегнат възпрепятстващи възможности за допълнителна работа, общата клауза за работа може да включва изричен език, показващ, че клиентът е свободен да поиска допълнителни резултати (например, да поиска от уеб дизайнер да създаде писмено съдържание за уебсайт), но че всяко предложените дейности, които биха разширили първоначалния обхват на договора, са предмет на взаимно съгласие на страните.
5. Интелектуална собственост
Тази клауза описва законните права на всяка страна върху произведението, произведено при условията на договора. Много договори на свободна практика работят в рамките на „работа под наем”, при която клиентът получава неограничени авторски права върху всички одобрени, компенсирани работи.
Контролът на клиента върху работата не винаги е абсолютен: договорите за свободна практика обикновено позволяват на изпълнителя да запази правата за нетърговска употреба на завършена работа - например, да покаже работата в лично портфолио или примерна книга. Въпреки това, клиентите невинаги са привързани към нетърговски резбовани решения, особено когато искат да представят произведението (да речем, призрачна автобиография) като свое оригинално творение.
6. Избор на закон / решаване на спорове
Клаузата очертава как споровете, произтичащи от договорните отношения, трябва да бъдат изслушани и разрешени. Той обикновено определя закона за договора, обикновено законите на държавата на пребиваване или учредяване на клиента или изпълнителя. Той също така очертава процедурите и графиците, при които страните трябва да се уведомяват взаимно за правни действия и правната рамка, по която да се разглеждат спорове (обикновено решение, медиация или арбитраж).
Тази клауза може допълнително да очертае всички права, отказани от страните, като правото на съдебно заседание, както и кой е отговорен за плащането на съдебни разноски - в много случаи губещата страна плаща адвокатските такси на победителя.
7. Поверителност
Един задълбочен договор за свободна практика следва да включва клауза за поверителност, която ограничава свободата на страните да използват или разпространяват чувствителна информация, събирана по време на отношенията. Клаузите за конфиденциалност обикновено очертават естеството на информацията, която трябва да остане поверителна, и продължителността (често неопределена), за която трябва да се запазва поверителността.
Тъй като естеството на поверителната информация може да варира толкова широко, клаузите за конфиденциалност често изброяват всеки тип информация (списъци с доставчици, рецепти на продукти, кодове за достъп и т.н.) и физически носители (дискови устройства, имейл, печатни обезпечения и т.н.), че страните смятат да се включат. Обикновено те включват език на котлона, който обхваща всички видове информация и носители, които не са изброени. Те могат също така да включват изрични забрани за обсъждане на работа с членове на пресата, конкуренти на клиенти, колеги от изпълнители и други трети страни без предварително писмено съгласие на клиента..
Много клиенти изискват изпълнителите да подпишат отделни споразумения за неразгласяване (NDAs), които забраняват разкриването на чувствителна информация за определен период от време след влизането в сила на датата или на прекратяването на договора. Клаузите за конфиденциалност не заменят или отменят NDAs, които могат да покрият различни евентуалности, така че не се изненадвайте, че срещнете и двете.
8. Точки за контакт
Тази клауза очертава лицето или лицата, отговорни за извършването и одобряването на работата, извършена съгласно договора. Обичайно е да се идентифицира една точка за контакт - по един индивид - за всяка страна, независимо от броя на хората, участващи в проекта от всяка страна.
За изпълнителя, чуването на различни - и евентуално противоречиви - гласове от страна на клиента, бързо става прекомерно. Наличието на единична контактна точка опростява процеса на подаване, преглед, редактиране и одобряване на работа, особено около сложни проекти, които включват много обратна връзка и множество кръгове на преразглеждане. За клиента, посочването на една точка за контакт освобождава ресурси и гарантира отчетност - за по-добро или по-лошо, точката, която притежава “отношенията с изпълнителя.
Една точка за контакт не винаги е необходима или желателна, особено когато страните са лица или служители с обобщени роли (често това се случва в по-малките организации). Когато в договора изрично не се посочва точка или точки за контакт, страните технически имат неограничен достъп една до друга.
9. Представяне, преразглеждане и одобрение
Тази клауза обхваща как работата трябва да бъде подадена, преработена или преработена и одобрена от клиента при нормални обстоятелства. Обикновено се определят приемливи методи за доставка, които варират в зависимост от вида на работата (например, писмено задание може да бъде доставено чрез документ Word или Google, докато есето със снимка може да бъде доставено чрез файлове с изображения в папка за облачно съхранение). Ако вече не е посочено, тази клауза обикновено включва един или повече крайни срокове.
Що се отнася до ревизиите, в тази клауза се посочва броят на кръговете за преразглеждане, които клиентът може да поиска в съответствие със сегашната структура на тарифата или таксата, срока за ревизиите (например, първият кръг трябва да започне в рамките на една седмица от първоначалното подаване), и подробно дефинира „кръга за ревизия“, за да няма объркване по въпроса. Някои договори допълнително определят максимален брой ревизионни кръгове, които клиентът може да поиска, и могат също така да определят прекомерна такса за ревизия за всеки кръг, поискан над този номер.
Освен това, тази клауза разяснява процеса, чрез който клиентът официално одобрява изпратената и преработена работа. Тя може да включва разпоредба за залез, така че работата се счита за одобрена, ако не се изискват ревизии в рамките на определен период от време. Освен това клаузата трябва да очертае отговорностите на изпълнителя, ако има такива, след одобрение - обикновено език, който показва, че изпълнителят не носи отговорност за допълнителни работи след одобрение, и изясняване (или повторение, ако е определено в по-ранна клауза), че клиентът притежава авторски права върху произведението след одобрение.
И накрая, тази клауза може да обсъжда обстоятелства, при които работата на изпълнителя се счита за неприемлива от клиента. Такива обстоятелства могат да включват неизпълнението от страна на изпълнителя на предоставените от клиента насоки, последователното неспазване на крайните срокове, непредставянето на всички договорени резултати или неуспеха да постигне разумни стандарти за качество. Освен това той може да обхване това, което клиентът има право да направи, след като добросъвестно определи, че изпълнителят не е в състояние да произведе приемлива работа - например да задържи изцяло плащането или да освободи частично плащане.
Тази клауза обхваща много основни въпроси, така че често се разпада на отделни клаузи, в които подробно се описват изпращането, преразглеждането, одобрението или някаква комбинация от тях, както и потенциално други елементи.
10. Убийте такси
Общите договори на свободна практика обикновено изписват обстоятелствата, при които клиентът е отговорен за заплащане на такса убийство за анулиран проект или задача, върху която изпълнителят вече е започнал работа. Таксите за убийство обикновено се прилагат само за проекти, анулирани от клиента по причини, които са извън контрола на изпълнителя. Клаузата за анулиране и прекратяване обикновено уточнява какво се случва, когато проекти или резултати от проекта бъдат анулирани от изпълнителя или са отменени от клиента по причини, за които се смята, че са под контрола на изпълнителя (като отказ да се спазват крайните срокове или да се поискат ревизии).
Когато даден проект бъде мащабиран обратно, без да бъде отменен направо, таксата за убийство може да се прилага за конкретна доставка - например, ако разработчик частично попълни първите три от шест приложения по договор и клиентът реши, че не се нуждаят от първите две, може да плати процент от договорените такси за първите две приложения. Когато проект бъде анулиран напълно, таксата за убийство се прилага за целия проект.
Таксата за убийство често зависи от обема на извършената работа преди анулирането - например клиентът може да плати 50% такса за убийство за анулиран проект, тъй като е приключил завършването, но само 25% за проект, анулиран преди доставчикът да достигне половината маркировка. Допустимо е да включвате инструкции за такса убийство в клаузите за плащане, но задълбочените договори са склонни да ги разделят в собствения си раздел, тъй като неясните очаквания за такса убийства могат да предизвикат объркване и напрежение.
11. Отмяна и прекратяване
Тази клауза очертава обстоятелствата, при които договорът може да бъде прекратен без правни действия. Като цяло, тя позволява на всяка от страните да отмени договора или конкретни проекти или задачи, обхванати от договора, с писмено предизвестие преди приключване на работата или определената крайна дата на договора. Ако задълженията за плащане не са посочени в предходни клаузи, тази клауза допълнително очертава колко (и кога) клиентът е длъжен да плати за частично завършена работа. Той също така обикновено описва правата на страните на частично завършена работа - обикновено клиентът запазва авторски права върху всяка изпратена, платена за работа, а изпълнителят запазва авторските права върху неплатената работа.
Ако клаузата за подаване, преразглеждане и одобрение все още не го е покрила, тази клауза може да обсъжда прибягването до клиента при обстоятелства, когато работата на изпълнителя се счита за неприемлива..
Предимства от управлението на свободни отношения с договори
Изготвянето и договарянето на писмен договор за свободна практика, по-специално този, който заема сериозно от съществуващ шаблон, не е интелектуално затрудняващ или не отнема много време. Независимо от това, може да бъде изкушаващо да спестите време и усилия, като се върнете обратно на устни споразумения или неясни, неподписани споразумения, очертани по имейл или други медии.
Тези ключови предимства на писмените договори подчертават важността на съпротивата на това изкушение:
1. Много по-лесно за изпълнение
Писмените договори са по-лесни за изпълнение от устните споразумения (устни договори). Това не е така, защото устните договори са неприложими - на FindLaw много видове устни договори действително се изпълняват в съда, въпреки че може да се наложи споразумения, които продължават по-дълго от една година, в писмена форма съгласно Статута на измамите. По-скоро устните договори са обект на множество несигурности (като лоши спомени, неясни значения и умишлено невежество), които могат да възпрепятстват прилагането им и да усложнят всички свързани правни действия. Юридическите спорове относно устните договори често се превръщат в „той каза, каза“, плюе, оставяйки посредници да подреждат фактите с несъвършена информация.
За да бъдем сигурни, "каза той," ситуациите са по-малко вероятни да възникнат, когато устният договор се посредничи в присъствието на свидетели и когато има конкретни доказателства за условията на договора, като подробна верига за електронна поща. Но ако ви предстои проблемът с набирането на свидетели или изписването на дълги имейли, защо просто не промените и подпишете писмен шаблон на договор?
2. Предотвратява „Обхват на пълзене“
„Обхват на обхвата“ е твърде често срещана ситуация, при която клиентите постепенно натоварват изпълнители с допълнителна работа, често извън професионалните инвалидни колички на изпълнителите, без съизмерими увеличения на компенсациите.
Пример: Две седмици в двумесечен проект за разработка на уебсайтове с фиксирана такса клиентът моли програмиста да започне копиране на писмено съдържание, поръчано за новия сайт, като добавя няколко часа работа седмично без допълнително заплащане. Дори и ако клиентът примами разработчика с, да речем, словесно обещание да даде светеща справка, това все още е лоша сделка за разработчика, тъй като задълженията за копиране могат да намалят времето, което програмистът може да отдели на платената работа за разработка за други клиенти.
Договорите с задълбочени работни клаузи или обхвата на работните клаузи могат да намалят или напълно да предотвратят пълзенето на обхвата, защитавайки най-ценния ресурс на изпълнителите: тяхното време.
3. Ясно дефинира задълженията на двете страни
Много спорове за договор произтичат от невинни недоразумения, а не злонамерени намерения. Дори и най-задълбочените устни договори оставят място за тълкуване и разпалват несигурността около точните задължения на всяка страна. И рискът от такава несигурност нараства, тъй като проектите стават все по-сложни. Много по-трудно е да разберете погрешно подробностите на споразумение, направено ясно и ясно, на английски език, без значение колко амбициозна или сложна е работата в момента.
4. Възможност за Upsell Services
Прегледът на договорите е отлична възможност за предприемчиви фрилансери да препродават клиенти на допълнителни или разширени услуги. Например, фрилансър представя договор, изрично очертава споразумение за разработване на нов уебсайт на клиента, предлага да се включат два свързани мини-сайта за допълнителна такса и представя втора версия на договора с включените допълнителни разходи и такси.
Никога не подценявайте силата на внушението - понякога всичко, което е необходимо, за да може клиентът да се съгласи да плати повече, е осезаема демонстрация на това, което е възможно. При устните преговори за договор е много по-лесно уверен клиент да каже „не благодаря“ на сравнима оферта.
5. Създава и дефинира правни отношения
Писмените договори официално и недвусмислено дефинират правоотношенията между клиента и изпълнителя. Най-важното, от гледна точка на клиента, в писмен договор става ясно, че фрийлансърът работи като независим изпълнител, а не като служител. Това е критично правно разграничение, тъй като работодателите не носят отговорност за удържане на федерални или държавни данъци от заплатите на изпълнителите.
Платформи за свободна практика - алтернатива на персонализираните договорни отношения
Не всяка връзка на свободна практика, разбира се, включва персонализиран договор. Милиони собственици на фирми и фрийлансъри се свързват на платформи на свободна практика като Upwork, екосистема с общо предназначение, която помага на писатели, кодери, графични дизайнери, производители на видео, социални медии и други да намерят работа. Платформи като Upwork се справят с законосъобразността на отношенията изпълнител-клиент, включително рамки за разрешаване на спорове, така че и двете страни да могат да се съсредоточат върху работата, а не върху какво, ако сценарии, които вероятно няма да се изпълнят.
Безплатните платформи са удобни, без съмнение в това. Те обаче често начисляват такси на клиентите и обикновено правят намаление на приходите на работниците. По този начин работниците често печелят по-малко, като работят чрез посредници на платформа на свободна практика, отколкото директно с клиенти. По същия начин, много платформи на свободна практика с право се притесняват за клиентите, които ги използват по същество за набиране на басейни и след това бракониерски обещаващи работници (и заобикаляне на таксите на платформата), след като установят работни взаимоотношения. Съответно, много платформи са склонни да не допринасят за практически взаимодействащи взаимоотношения, които изискват много връщане назад и между клиенти и на свободна практика.
Поради тези и други причини, персонализираните, базирани на договор взаимоотношения клиент-фрийлансър са за предпочитане в много случаи от работата на платформата и остават общи в професионалния спектър.
Заключителна дума
През голяма част от живота си съм работил като фрийлансър. Не съм получавал работодател W-2 формуляр от години. Знам какво е да търся за работа, да бракувам срещу заплащане и се чувствам така, сякаш трайно получавам краткия край на пръчката по отношение на компенсация, данъчна отговорност, сигурност на работата и професионално признание.
От друга страна, работата ми дава право на голяма степен на творческа свобода и необичайно гъвкав начин на живот - две основни ползи, които са много по-трудни за постигане в традиционните условия на заетост. Каквито и да са минусите на фрийлансирането и има много, не съжалявам, че избрах този път - и не планирам скоро да променя курса.
Работите ли като свободна практика? Как поддържате клиентите си честни и отговорни?
