Облачни базирани системи за бизнес телефони (PBX) - плюсове и минуси, защо да превключвате

Много неща се промениха от времето, когато Ернестин зарадва публиката. Монополът „Ma Bell“, който тя представляваше, беше разбит на по-малки регионални компании. Автоматизацията драстично подобри ефективността на превключване на линии и елиминира основно човешките оператори. Клетъчната революция ерозирала преобладаването на наследени наземни доставчици и предизвиква така необходимата конкуренция. И появата на Voice over Internet Protocol (VoIP) значително подобри производителността и използваемостта на сложните системи за бизнес телефон.

Както всичко останало в наши дни, бизнес комуникацията продължава да се променя с бързи темпове. През изминалото десетилетие все по-сложните и надеждни телефонни системи, базирани в облак, използват VoIP и най-добрите атрибути на наследени системи за бизнес телефон, за да създадат гъвкаво, рентабилно решение за динамичния бизнес и техните служители, които винаги са в движение. Ако все още стартирате вътрешните и външните си комуникации по стара училищна система, вие го дължите на долния си ред, за да придадете по-отблизо облачните системи - и сериозно помислете дали да превключите.

Какво представляват облачните телефонни системи?

Надграждане върху бизнес системите за бизнес телефони „Old School“

Облачните базирани телефонни системи се подобряват по отношение на най-новите - и все още широко използвани - предшественици, известни като локални обмени на частни клонове (PBX). Вътрешните централи са частни комутационни или обменни системи, които осигуряват вътрешни връзки между системните потребители (например служители в същия офис), както и връзки към обществената телефонна мрежа (за комуникация с хора извън офиса).

Всяка централа, независимо дали става дума за настолен телефон, модем или факс, има разширителен номер, който я идентифицира вътрешно. Разширителните номера могат да се изравняват със системата за обществено номериране - например телефон, чийто обществен номер е (555) 555-4321, може да бъде известен вътрешно като „разширение 4321“ - или да имат свои собствени номерационни системи. По-новите PBX системи са доста сложни и разполагат с полезни функции като пренасочване на повикване и автоматично външно набиране.

Когато за първи път попаднаха на сцената, централите отбелязаха значително подобрение спрямо системите за ръчен обмен, контролирани от човешки оператори - системите, сканирани от Ernestine на Tomlin. Дори днес PBX не са всички лоши. Те са частично автоматизирани и разполагат със здрави взаимовръзки, които премахват необходимостта от ръчно превключване на линия и намаляват натоварванията върху централното оборудване за обмен. Те са много по-евтини от системите, които са заменили. И повечето съвременни централи използват централизирани VoIP мрежи, изградени около вътрешен хардуер, които подобряват възможностите им за потребители с цифрови възможности..

Въпреки това, локалните централи - дори и VoIP-системи - просто не са достатъчно гъвкави, за да се справят с изискванията на глобализираната, взаимосвързана икономика, която все повече зависи от бързата доставка на огромни потоци от данни до и от всяка точка на планетата. Съответно, локалните централи постоянно се заменят от гъвкави, съвместими с мобилни приложения, облачни базирани VoIP системи, които изграждат основния PBX модел - без скъп, понякога тромав хардуер на място.

Тези нови системи са алтернативно известни като виртуални телефонни централи, облачни централи или хоствани централи. Те се придържат към модела на софтуер за обслужване (SaaS), предоставящ повечето или цялата функционалност на локалните системи чрез разпръсната облачна система, за която потребителите плащат текущи абонаментни такси. Най-голямата разлика между виртуалните централи и съвременните локални системи е количеството хардуер - и свързаната с тях техническа експертиза - необходима за физическо присъствие в офис пространството на клиента. Тъй като не изискват много хардуер или техническо управление на място, първоначалната цена на виртуалните телефонни централи е почти винаги по-ниска в сравнение с локалните системи.

Ето по-подробно разглеждане на възлите и минусите на облачните телефонни системи.

Предимства

1. Ограничени хардуерни изисквания

Облачните телефонни системи изискват почти никакъв специален хардуер. Те обикновено са съвместими със стационарни и клетъчни устройства, включително телефони за офис бюро, факс машини и смартфони, включително смартфони „носете собствено устройство“ (BYOD) (устройства, притежавани от служители, използвани за лични и професионални дейности).

Естествено, без скъпи хардуерни изисквания, телефонните системи, базирани в облак, са сравнително евтини за внедряване. Клиентите просто плащат текущи такси за абонамент и всички разходи, свързани с разговори за минути, безплатни телефонни номера, суетни номера и други допълнителни услуги. Липсата на облачни системи липсва подходящ хардуер също така увеличава скоростта на включване - новите клиенти не трябва да чакат пристигането на хардуер след поръчка, нито вътрешния ИТ персонал или служителите на производителя на централата да инсталират и конфигурират системата. Виртуалните телефонни централи са повече или по-малко „plug-and-play“ - въпреки че, разбира се, има кратка крива на обучение, както е при всяка нова софтуерна система, без значение колко удобна е потребителят.

2. Модел на абонамент

Повечето облачни централи следват модел на абонамент. Обикновено клиентите плащат фиксирана месечна ставка на потребител, която варира в зависимост от пакета и доставчика (от 25 до 45 долара на месец, на потребител, е типично за системите с пълна услуга). Абонаментната такса включва множество полезни функции, включително опашки за разговори и паркинг, споделени линии, възможности за домофон, пренасочване на разговори, онлайн сътрудничество и срещи, интернет факс и др. Тя също така включва техническа поддръжка, поддръжка на системата и други свързани с инфраструктурата работи, които обичайните потребители на централата обикновено трябва да набавят и плащат за себе си.

Резултатът: проста, лесна за разбиране сметка, без скрити такси.

3. Пълна мобилна съвместимост

В бизнес среда в хода, в която много (ако не и повечето) служители използват лични устройства, за да извършват фирмен бизнес, една от най-големите точки на продажба на виртуални централни централи е тяхната мобилна съвместимост. Най-добрите виртуални телефонни централи интегрират безпроблемно мобилните устройства на служителите, без да изискват от тях да променят номера си или да се откажат от личното използване. Много от тях имат мобилни приложения, които позволяват достъп до повечето или всички функции на централата в движение. Някои имат специални възможности за вътрешно текстово съобщение (бизнес SMS) и пейджинг.

4. Дистанционни, излишни корпуси и системи

Физическата сигурност е основна грижа за всяка бизнес система хардуер. Макар и успокояващо близо до хората, които ги използват, централните АТС системи всъщност са физически уязвими. Локализираното прекъсване на захранването, природни бедствия, пожар или грабеж може да отнеме цяла инсталационна централа извън комисионната с един мач. Дори когато подобни инциденти не причиняват трайни щети, те пренасят бизнес операции и сеят хаос.

Виртуалните централи имат многослойна физическа сигурност, от противопожарна и излишна система на захранване, до биометричен контрол на достъпа и 24/7 визуален мониторинг. По-големите доставчици на PBX, базирани в облак, обикновено имат множество центрове за данни, които взаимно се подкрепят - в малко вероятно случай някой да бъде изваден от комисионната, услугата продължава без прекъсване.

5. Защита на данните за предприятието

Сигурността на данните е друг огромен бизнес риск. По тази мярка облачните телефонни системи очевидно са по-добри. Системите за изчерпване на помещения са толкова добри, колкото ИТ екипите, които ги подкрепят. Компаниите, които използват локални системи, имаха по-добре талантливи ИТ специалисти, способни да изграждат и поддържат адекватна защита за киберсигурност. Облачните доставчици сами се справят със сигурността на данните, като използват най-модерното криптиране, за да пазят чувствителните данни на компанията и комуникациите извън ръцете на хакери и снупери.

6. Лесна, нетехническа администрация

Без езотеричен хардуер на място и сложен поддържащ софтуер, телефонните системи, базирани в облак, са далеч по-лесни за администриране от техните локални колеги. Отстраняване на неизправности, кръпки и надстройки се управляват дистанционно от служители на виртуалната централа. Всъщност повечето водещи облачни системи се хвалят, че ИТ служителите без специализирани системни познания или дори нетехнически служители, като офис мениджъри, могат да управляват и поддържат своите виртуални централи..

За по-малките компании с ограничена вътрешно-информационна поддръжка тази лекота на администриране елиминира необходимостта от наемане на скъпи специалисти или фермерска работа на изпълнители с неизвестно качество и цена. И за компании от всякакъв размер виртуалните централни централи, които са администрирани, освобождават ценни ИТ ресурси, които могат да бъдат използвани по-добре на друго място.

7. Незабавен, световен обхват

Тъй като те се интегрират безпроблемно с мобилни мрежи, телефонните системи, базирани в облак, предлагат незабавен достъп до отдалечени служители и независими контрагенти, независимо дали са разположени в следващия окръг или по средата на света. Това е огромно предимство за по-малките компании с разпръснати работни сили, тъй като предава на външни хора впечатлението за голяма, сплотена вътрешна работна сила - отчитане точно в залата от продажби и т.н. Клиентите, перспективите и продавачите, които влизат в основните офис линии на такива компании, никога не трябва да знаят, че са прехвърлени на някой от стотици или хиляди мили.

8. Лесен за превключване на офис локации

Вашият бизнес се разширява, намалява или просто преминава в нови диги? Без специфичен за системата хардуер за инсталиране, облачните базирани телефонни системи са много преносими. И тъй като те са напълно съвместими с мобилни устройства, превключването е безпроблемно - няма прекъсване в обслужването или достъпността, когато са се появили на нови места, тъй като потребителите могат да продължат да комуникират на своите мобилни устройства.

За разлика от това, смяната на централни централи неизбежно предизвиква известно време на престой. В зависимост от това кога настъпва прекъсване, това може да има неблагоприятно въздействие върху бизнеса.

Недостатъци

1. Потенциал за по-високи текущи разходи след първоначалното увеличаване

Един от най-силните аргументи в полза на локалните телефонни централи е техният потенциал да намалят текущите комуникационни разходи. В зависимост от размера, използването, оборудването и други фактори, организации мога плащат по-малко за съхраняване и поддържане на собствените си централни централи в дългосрочен план, в сравнение с текущите разходи за абонамент за виртуална централа.

Това обаче е вероятно само за организации, които не очакват скоро да преместят офисите си, тъй като разходите, свързани с инсталирането на фиксирани УАТС системи в нови офиси, могат да бъдат значителни. Фирмите, които очакват комуникациите им да се променят значително с течение на времето, също трябва да помислят два пъти за инвестиране в локални централи, тъй като разходите (труд и оборудване), свързани с добавяне на хардуер за разширение, могат бързо да ескалират.

2. Може да зависи от силата на интернет сигнала

Някои облачни системи разчитат само на локални (линейни) и безжични интернет връзки. Качеството на разговорите по този начин силно зависи от качеството на връзката.

Когато връзката е лоша или петна, може да се окаже трудно или невъзможно да се проведе гласов разговор, камо ли да се проведе видео среща или да се прехвърлят големи количества данни чрез интернет (безхартийно изпращане) факс. И ако връзката изчезне напълно, телефонните станции, които не са свързани с клетъчни мрежи (например стационарни стационарни станции), се правят временно неработоспособни. Това е по-малко притеснително за компаниите, които провеждат по-голямата част от комуникацията си на мобилни устройства, но въпреки това си струва да имате предвид.

3. Таксите за употреба могат да изненадат

Въпреки че някои облачни системи предлагат неограничени планове за разговори, други таксуват фиксирана тарифа за определен брой минути (да речем, 1000 минути на потребител на месец) и оставят сметка за фиксирани или променливи на минута тарифи. Плановете за ограничени разговори са по-често срещани при по-ниски ценови точки, така че компаниите, които избират плановете на пръв поглед привидно бюджетни, са тези, които най-вероятно ще преживеят шоков стикер след получаване на първите си сметки..

Таксите за използване също са проблематични за глобалните компании, които имат много клиенти или членове на екип в чужбина - например предприятия, които сдвояват американски базирани акаунти, продажби и изпълнителни екипи с бек-енд разработка или производствени екипи, базирани на по-евтини пазари на труда. Като минимум, лицата, които вземат решения, трябва внимателно да играят своите бюджети за комуникация и очакваните нива на използване, за да определят дали неограничен виртуален телефон на централата има смисъл и съответно да изберат своя доставчик.

4. Потенциал за период на заключване на доставчика

Някои доставчици на облачни телефонни системи изискват периоди за заключване за нови клиенти, подобно на договорите за мобилен телефон. Други просто предлагат отстъпки за по-дългосрочни групови плащания - например намаление на цените с 20% на абонаменти, платени година по-рано. И в двата случая има задължение или изричен стимул да останете лоялни. Това повишава риска на клиентите да се забият с услуга по подразбиране по пътя.

Това каза, че е много по-лесно да смените доставчиците на телефонни системи, базирани в облак, след като изтече периодът на заключване или авансово платен абонамент, отколкото да включите доставчици на помещения, което изисква отписване на хиляди долари оборудване, чакане на нов хардуер за пристигане и преквалификация на персонала около нова комуникационна архитектура.

Как да направите превключване към облачна телефонна система

Преминаването към облачна телефонна система не е трудно предложение. Ако някога сте инсталирали (или сте участвали с инсталирането на) локална централа, ще се учудите колко гладко се появява добре смазана виртуална централа.

Това каза, че има много конкурентни виртуални централи. Тъй като вашият бизнес не може да процъфтява без здрава, гъвкава комуникационна система, важно е да оцените относителните предимства на възможно най-много опции и да определите кой доставчик най-добре отговаря на вашите нужди.

Филтрирайте избора си чрез тези въпроси и съображения, заедно с всички други, които могат да се отнасят по-тясно към вашата конкретна бизнес ситуация:

• Брой потребители. Колко служители или потребители очаквате да имате във вашата система? Предвиждате ли растеж на потребителите в краткосрочен план? Компаниите, които планират растеж, трябва да погледнат към облачните доставчици, които отстъпват по-големите цени на потребител на потребител.
• Безплатни разговори. Има ли вашият бизнес безплатен номер в САЩ или в международен план? Имате ли нужда от повече от един? Колко силно се използва? Компаниите, които се нуждаят от безплатни номера, трябва да потърсят доставчици с достатъчно безплатни разговори за безплатни разговори и ниски тарифи за минута за време на разговор, надвишаващи праговете на план.
• Сложност за управление на обажданията. Колко сложни са вашите нужди за управление на обажданията? Например, имате ли няколко групи обаждания, разделени по отдел или по друга класификационна схема? Трябва ли да паркирате или да провеждате разговори на екрана? Имате ли нужда от лесен достъп до регистрационни файлове? Имате ли нужда от споделени линии, страници или домофонни възможности? Не забравяйте да прегледате внимателно възможностите за управление на обажданията на всеки доставчик и да се уверите, че те са налични с избрания от вас план.
• Потребности от конференции, срещи и сътрудничество. Отдалеченото сътрудничество е факт от бизнес живота на 21 век. Потърсете виртуални PBX доставчици, които предлагат пълни пакети за съвместна работа, за предпочитане в щедри или неограничени пакети: бизнес SMS, интернет факс, видеоконференции за мобилни и настолни видео, споделяне на мобилни и настолни екрани за презентации и други подобни.
• Изисквания към хардуера. Фиксирани ли са нуждите на вашия работен плот? Компаниите с гъвкави или променливи нужди на настолни телефони трябва да разгледат договореностите за наемане на телефони, предлагани от някои доставчици на виртуални централи. Обикновено има добавена цена (която не е включена в абонаментните цени), свързана с тази услуга, но може да бъде по-лесно - и за кратки периоди - много по-евтино - от закупуването на действителни телефони.
• Софтуерни интеграции. Вашият бизнес разчита ли на други софтуерни услуги, базирани на облак, като Box, Dropbox, Salesforce.com или Zendesk? Потърсете облачни базирани телефонни системи, които се интегрират с тези продукти, за да подобрят специфични функции в облачната телефонна централа, като интернет факс и инструменти за сътрудничество.

Както бе отбелязано, има много доставчици на виртуални централи за избор. Не всички са създадени равни.

RingCentral, един от най-известните и добре разглеждани облачни оператори в САЩ днес се занимава с тези съображения, а след това и с някои. Подобно на други системи, базирани на облак, RingCentral е решение "до ключ", което не изисква тромав хардуер или техническа експертиза на място. Той е лесен за изпълнение и управление и предлага множество предимства, с които много от неговите конкуренти не могат да отговарят.

Процедурите и предимствата, описани по-долу, са специфични за RingCentral, но също са приблизително сравними с други доставчици на виртуални телефонни централи от висок клас. Ако решите, че друга опция е по-добра за нуждите на вашата компания, все пак можете да използвате следното като грубо ръководство.

изпълнение

За да започнете работа с RingCentral, просто инсталирате мобилното му приложение на всеки смартфон, който планирате да пренесете в системата. След това включете вашите настолни телефони с активиран IP и настолни компютри в интернет връзката на вашия офис.

По време на целия процес вие се сдвоявате със специалист по внедряването на RingCentral, който ще ви преведе през очакваните броя на потребителите, хардуерните изисквания, линейните изисквания (локални, без такси, суета), съществуващия трансфер на номера и други важни съображения. Вашият специалист може да ви помогне с основните положения на системата или можете да използвате удобен онлайн съветник, за да научите въжетата - включително как да добавите нови потребители, телефони и телефонни групи (отдели).

управление

Вашият администратор - себе си, служител в сферата на информационните технологии или всеки друг, на когото имате доверие да наблюдава системата - може да управлява цялата система, на всички устройства и офис места, директно от настолен компютър или мобилно приложение RingCentral. Повечето (ако не всички) управленски дейности са достатъчно ясни, за да бъдат извършвани извън рамките на информационните билети на Вашата компания, така че всекидневният бизнес на управление на вашите фирмени телефони не пречи - или дори се пресича в повечето случаи - с вашите ИТ операции. Също така много промени, свързани със специфични за устройството и потребителя промени и задачи за управление могат да се обработват на потребителско ниво, със или без знанието или разрешението на администратора.

Забележителни предимства на RingCentral

1. Неограничени разговори в домашни условия с всички планове
Всички планове на RingCentral се предлагат с неограничени вътрешни разговори в САЩ (САЩ и Канада), така че не е нужно да се притеснявате от събирането на нечестни сметки при редовни вътрешни бизнес разговори. Минутните тарифи за международни разговори варират в зависимост от държавата, вида на повикването (стационарен или мобилен) и местния код или код на града, но започват от по-малко от 0,04 $.

2. Опция за наемане на телефон
RingCentral има опция за наемане на телефон за фирми с променливи стационарни нужди. Това е приятно предимство за сезонните фирми, които наемат нови търговски сътрудници или партньори за контакт с клиенти за няколко седмици или месеци извън годината - и приятна алтернатива на плащането на стотици или хиляди долари предварително за десетки телефони, само за да ги хванат на място месеци наред.

3. Безпроблемно, стандартизирано управление на обажданията и администриране на телефонната система във всички устройства
Възможностите за управление на обажданията на RingCentral включват адаптивни правила за отговор, пренасочване на обаждания, скрининг на повиквания, записани дневници на повиквания, присъствие, домофон и пейджинг, конференции и други. Нещо повече, те са включени във всички планове безплатно, което означава, че малките предприятия, работещи с бюджета на обувки, получават същите възможности за управление на обажданията като големите момчета.

4. Здрави способности за сътрудничество и конференции
В допълнение към функциите за сътрудничество в старите училища като конферентен разговор, RingCentral разполага с впечатляващи инструменти за сътрудничество: Glip, инструмент за производителност с възможности за чат в реално време; многоточков конференции за настолни и мобилни устройства; и мобилни инструменти за срещи, включително споделяне на екрана и други полезни функции. Всъщност RingCentral правдоподобно твърди, че инструментите му за конференции и сътрудничество, както и стабилните интеграции със софтуер за съхранение в облак и споделяне на файлове, елиминират нуждата от самостоятелни телесъществувания или виртуални системи за срещи.

За фирми, които не са свързани с пари, които предпочитат да плащат за възможно най-малко облачни услуги, това е основна добавена стойност. Много от колегите виртуални централи не предлагат същото ниво на съвместна услуга.

5. Изпълнение и поддръжка на базата на САЩ
Поддръжният персонал на RingCentral е базиран в САЩ, което означава, че той разбира как се прави бизнес в Съединените щати, отговаря на вашите нужди и има най-добрите си хора в работата, когато сте.

6. Мощни интеграции
RingCentral се интегрира с близо дузина платформи SaaS, от сигурни пакети за съхранение на файлове до платформи за управление на бизнес процеси:

• Кутия
• Dropbox
• бюро
• Google
• Office 365, Outlook и Skype for Business
• оракул
• Zendesk
• Salesforce.com
• ServiceNow

С тези интеграции RingCentral е нещо повече от система за обработка на разговори - това е ценен двигател за продуктивност на бизнеса.

7. Планове с богати на функции на конкурентна цена
RingCentral не е най-евтината облачна телефонна система наоколо. Някои от по-малко способните му конкуренти са в състояние да таксуват по-малко, защото предлагат по-малко: по-малко интеграции, по-малко щедри надбавки за време за разговори и ограничена поддръжка.

Имайки предвид впечатляващите си възможности, RingCentral определено е конкурентен по цена. Основният стандартен план започва от $ 24,99 на месец на потребител след 30-дневна безплатна пробна версия. Премиум планът, който разполага с по-щедри минути за безплатни разговори и надбавки за сътрудничество, както и множество функции (включително определени интеграции), които не са налични при Standard, е $ 34,99 на месец на потребител. А щедрият убер план на Enterprise, създаден за по-големи бизнеси, струва $ 44,99 на месец на потребител.

Тези ценови точки са в съответствие или дори по-ниски от колегите виртуални PBX доставчици. Но, отново, всеки бизнес е различен. Преди да се качите на борда с RingCentral или някоя друга телефонна система, базирана в облак, уверете се, че техните оферти и ценообразуване са вашите нужди.

Заключителна дума

Неотдавна един приятел, който работи в ИТ, ми отбеляза, че в не много далечното бъдеще ще погледнем назад и ще попитаме: „Как изобщо хората минаха без смартфони, прикрепени към телата си?“ Парафразирам, но въпросът беше ясен: Комуникационната технология се променя бързо и понякога непредвидимо. Защо правя трябва да извадим телефоните си от джобовете си и да отключим екраните им, за да осъществяваме разговори или да се свързваме с интернет, когато би било много по-лесно просто да щракаме китките си, да завъртаме пръсти или да цъкаме очите си? В крайна сметка всички бихме могли да се разхождаме с био безопасни комуникационни устройства, вградени в главите или крайниците ни - защото защо не?

В близко бъдеще подобна (ако и по-малко драматична) динамика се играе в бизнес комуникациите. Облачните базирани телефонни системи все още не са много залагания за малки, средни и дори бизнес предприятия. Но с течение на времето и делото за гъвкавите бизнес решения за телекомуникации става още по-силно, компаниите, които продължават да се придържат към наследените системи, все повече ще се разглеждат като куриози.

Долен ред: Освен ако нямате ресурси и лична дисциплина, за да живеете наистина извън мрежата, е трудно да се противопоставите (или дори да направите убедително дело срещу) превъзходна технология, която повишава ефективността и производителността. Със сигурност не, когато имате отговорност да постъпвате правилно от служителите, клиентите и акционерите си.

Използвате ли облачна телефонна система за вашия бизнес? Ако не, обмисляте ли превключвател в скоро време?